Activités principales :
Assiste le délégué et les autres membres du bureau
Appuie le délégué en termes d’organisation, est force de propositions et met en œuvre des décisions, des planifications. Alerte son délégué sur des situations délicates en termes d’organisation et de relations humaines- Organise et assure la communication interne entre tous les acteurs de la délégation. Organise le suivi de l’information de la délégation : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de message, orientation vers équipes locales, partenaires associatifs, sociaux...
- Veille à la tenue des agendas et des plannings (activités, congés, véhicules, salles réservées)
- S’assure du suivi des mandats des bénévoles en responsabilité
Gère le secrétariat de délégation en collaboration avec une équipe de bénévoles
Assure et organise l’accueil physique des personnes- Gère le courrier et la messagerie électronique, collecte, enregistre, traite, diffuse et affranchit. Centralise les informations et courriers entrants et sortants : organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique
- Elabore, rédige et met en page des courriers, notes, comptes rendus, procédures, outils de communication (ex : journal de la délégation, tracts, affiches…) Contribue à la réalisation du compte rendu d’activité de la délégation, ainsi qu’aux outils de communication interne et externe.
- Gère les stocks, des outils de communication pour les campagnes (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les fournitures de bureau...
- Gère la base bénévole et administre G2A, forme à l’outil
- Tient la caisse
Assure une gestion administrative en lien avec les acteurs de la délégation, de la région, de l’Espace et du national
Coordonne, appuie et organise le soutien administratif et logistique à l’animation générale et thématiques de la délégation et à certains chantiers de la vie régionale- Collecte les informations et met en forme avant transmission : bilan annuel des Statistiques de pauvreté, dossier et suivi des subventions (sous la responsabilité du trésorier)
- Gère le travail administratif des formations des bénévoles
- Participe à la gestion des locaux : contrats, sécurité, convention à la gestion des sinistres et des assurances (bénévoles, véhicules, locaux..), et à la gestion des véhicules (planning, tableau de bord, entretien technique)
- Assure tout ou partie de la gestion administrative des ressources humaines de la délégation
pour :
- les recrutements et départs, la gestion d’Alicia congés, les tickets restaurant, le suivi de la Médecine du Travail, la déclaration annuelle...
- le personnel détaché, les stagiaires, les contrats aidés, volontaires civils
Organise le service administratif en coordonnant une équipe bénévole
- Anime et accompagne une équipe de bénévoles pour contribuer à la réalisation des missions (secrétariat, standard, communication et autres)
