À propos du poste
Le PHGNS est une structure hospitalière publique de 500 lits et places et 450 salariés. Elle se situe au Nord du département de la Sarthe et est composée de 3 sites : Sillé-le-Guillaume, Beaumont-sur-Sarthe et Bonnétable.
Son activité principale porte sur la prise en charge de la personne âgée. Elle intervient à la fois sur le secteur sanitaire (SMR, USLD et radiologie) et sur le secteur médico-social (EHPAD, UPAD, UPHV, pôle domicile).
Nous recrutons un(e) secrétaire médico-social(e) pour notre pôle domicile. Vous serez affecté sur ce secteur composé de 4 unités : le SSIAD, l'ESA (spécialisé dans la prise en charge Alzheimer, l'E2AR (équipe d'appui en adaptation et réadaptation) et l'AJI (accueil de jour itinérant).
Vous assurerez une fonction clé de gestion administrative, de sécurisation de l'information et de soutien organisationnel, contribuant à la continuité, à la qualité et à la sécurité des prises en charge à domicile.
Vous interviendrez sur 2 sites : Bonnétable et Sillé-le-Guillaume.
Responsabilités
- Missions principales et secondaires :
A. Gestion de l'accueil et des flux d'information
Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, familles, partenaires et professionnels de santé libéraux
Filtrer, prioriser et orienter les demandes
Tracer les échanges (appels, mails, informations sensibles)
Assurer un retour d'information systématique
Garantir la liaison informationnelle entre les différents services du Pôle Domicile (SSIAD, ESA, E2AR, AJI) et les équipes de terrain
B. Gestion administrative des usagers
Constituer et ouvrir les dossiers d'admission des bénéficiaires dans les délais requis
Vérifier la conformité (identitovigilance, droits, prescriptions)
Assurer la mise à jour continue des dossiers (prescriptions médicales, renouvellements)
Gérer les mouvements (admissions, suspensions, sorties)
Informer les partenaires (médecins, IDEL)
Assurer l'archivage et la numérisation des dossiers selon les procédures institutionnelles
C. Planification
Service SSIAD :
Saisir et mettre à jour les plannings dans les logiciels métiers
Mettre en forme et éditer les tournées après validation de l'IDEC
Saisir les actes et préparer les éléments de facturation après validation des soins
Mettre à jour les outils de suivi (SIDOBA, RESIDESMS)
Services ESA, E2AR, AJI :
Gestion des demandes et dossiers spécifiques (dossiers E2AR)
Préparation des bilans et synthèses pluridisciplinaires
Gérer les présences et absences à l'Accueil de Jour Itinérant (AJI) et actualiser le tableau d'activité
Assurer le suivi administratif des situations complexes en lien avec les IDEC
D. Facturation et suivi d'activité
Réaliser la facturation SSIAD sur la base des données validées par l'IDEC
Produire les tableaux de bord pour les rapports d'activité
Produire les états d'activité à destination des organismes de tutelle (CPAM, ARS, Conseil Départemental)
Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction
Suivre les indicateurs d'activité et de satisfaction
Gérer les stocks de fournitures de bureau et assurer le réapprovisionnement
E. Qualité et gestion documentaire
Appliquer les règles de confidentialité et d'identitovigilance
Appliquer les procédures et contribuer à leur mise à jour en signalant les besoins d'évolution
Signaler tout dysfonctionnement ou anomalie à l'IDEC
Participer aux démarches d'évaluation
Assurer une veille documentaire sur les évolutions réglementaires et procédurales relatives aux services à domicile
- Activités régulières et ponctuelles :
Quotidien : accueil téléphonique et physique, mise à jour dossiers usagers, saisie plannings, traçabilité des échanges
Hebdomadaire : édition des tournées, mise à jour SIDOBA/RESIDESMS, suivi des prescriptions
Mensuel : facturation SSIAD, production tableaux de bord, états d'activité tutelles
Ponctuel : préparation bilans ESA/AJI, organisation réunions, contribution aux projets transversaux
Missions spécifiques :
Contribution au projet SAD mixte Nord-Sarthe : appui administratif et soutien organisationnel
Participation aux réunions de service et aux instances institutionnelles
Organisation logistique des réunions et rédaction des comptes rendus
Profil recherché
- Diplômes exigés ou souhaités :
Diplôme de Secrétaire Médicale ou Médico-Sociale (niveau 4 ou 5) – exigé
Titre professionnel de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e) (SAMS) – accepté
À défaut, formation supérieure dans le domaine administratif avec expérience significative en milieu médico-social
- Formations exigées ou souhaitées :
Formation aux logiciels métiers du Pôle Domicile (Apozème, Domilink, SIDOBA, RESIDESMS) – souhaitée à la prise de poste
- Expériences exigées ou souhaitées :
Expérience en secrétariat médical ou médico-social – exigée
Expérience en milieu SSIAD ou service à domicile – souhaitée
Recrutement par voie de mutation, détachement ou voie contractuelle.
Les candidat(e)s sélectionné(e)s auront l’opportunité d’intégrer une structure dynamique où leur expertise sera valorisée, dans un environnement professionnel stimulant.
Merci d'adresser CV et lettre de motivation directement sur indeed ou à l'adresse : [email protected] Fiche de poste détaillée sur demande
Un mise en situation professionnelle pourra vous être proposée lors de l'entretien (saisie de courrier ou compte-rendu, tableur excel).
Rémunération : à partir de 1 752,92€ par mois
Avantages :
- Restaurant d'entreprise
- RTT
Lieu du poste : En présentiel
