La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.
Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.
L’assistant/e assite le directeur et l'équipe de direction dans l'organisation administrative de la Direction. Il/elle assure l'interface avec la Direction de la Communication et la Direction des Ressources Humaines.
Activités principales:
- Organiser de manière permanente la vie professionnelle du Directeur (agendas, courrier...),
- Relire et/ou mettre en forme l’ensemble des documents administratifs (note, lettres, rapports….),
- Assurer le suivi des parapheurs (signature, visas des documents),
- Participer aux comités de direction,
- Rédiger des comptes rendus de réunion,
- Gérer l'accueil téléphonique et physique,
- Réaliser le suivi des rapports présentés en CP/Séance (suivi des validations, des modifications, transmission) et suivi des listes prévisionnelles,
- Assurer le suivi et la transmission des demandes Elus, Cabinet, DGS, DGAA dans les délais imposés,
- Orienter les demandes urgentes en cas d’absence de la hiérarchie,
- Assurer l’interface avec les différents partenaires (Elus, Cabinet, autres directions, transporteurs…),
- Assurer la transmission des informations internes aux Chefs de service et /ou à l’ensemble de la Direction / Relance, alerte des services de la Direction,
- Organiser et planifier les réunions de Direction-Gérer, planifier et suivre l’astreinte transports scolaires,
- Centraliser les demandes de renfort du personnel et de création de postes, classement, archivage...,
- Organiser et suivre la campagne EAE des agents de la direction,
- Centraliser les congés,
- Accueillir et former les nouveaux arrivants sur les logiciels métiers de secrétariat (Elise, Actes77…),
- Assurer la vérification, correction, diffusion du courrier dans l’application Elise,
- Assurer le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant,
- Etre le référent/e communication de la Direction.
Activités secondaires:
- Coordonner la procédure « Manifestations et gestion de la logistique » en lien avec le Cabinet, la Direction de la Communication et les partenaires extérieurs,
- Centraliser les données de la DT relatives aux tableaux de bord CG,
- Gérer les véhicules de service,
- Assurer la coordination des besoins matériels des agents / Gérer les commandes de fournitures de la Direction et les travaux d’impression en lien avec l’imprimerie départementale,
- Référent EUDONET, ELISE, Outlook,
- Suivre les abonnements et classer la documentation technique de la DT,
- Assurer un intérim d’autres assistantes de la DT.
Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maitrisez les notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
Vous connaissez les techniques d'expression orale, écrite ainsi que les techniques d'accueil physique et téléphonique.
Vous êtes en capacité d'organiser, planifier des réunions, de mettre en œuvre des outils de suivi des projets et activités de la direction.
Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre.
Vous savez comprendre et reformuler les demandes.
Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques.
Vous êtes rigoureux, organiser, autonome et force de proposition.
Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe.
Et si vous mettiez votre enthousiasme et votre savoir-faire au service du Conseil départemental de Seine et Marne ?
Alors n'hésitez plus et postuler !
Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
