PRÉSENTATION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE
La Direction Générale, située sur le site de Neuilly-sur-Marne est composée :
- De la Directrice Générale de l’établissement
- D’un attaché d’administration hospitalière (A.A.H.) cat.A
- D’un adjoint des cadres hospitaliers (A.C.H.) cat.B
Représentante légale de l’établissement, la Directrice Générale est garante de son bon fonctionnement et de la mise en œuvre du projet d’établissement, ainsi que du pilotage des directions administratives.
Elle conduit la politique générale de l’établissement en cohérence avec la politique de santé sur le territoire et a autorité sur l’ensemble des personnels médicaux et non-médicaux dans le respect des règles déontologiques qui s’imposent.
IDENTIFICATION DU POSTE
Position dans la structure :
Autorité hiérarchique :
Liaisons fonctionnelles :
- Autres directions de l’établissement
- Les pôles d’activité clinique
Horaire de travail :
La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.
38 heures par semaine ; CA, RTT.
Poste situé à Neuilly-sur-Marne. Des déplacements ponctuels sur les différents sites de l’établissement peuvent être nécessaires.
Description synthétique du poste :
Assister la directrice générale de l’établissement dans la gestion de son agenda, l’accueil téléphonique, la gestion des instances, les liens avec les professionnels de l’établissement et les partenaires du territoire
MISSIONS DU POSTE
Missions d’accueil
Accueil physique et téléphonique
Missions d’agenda
Gestion de l’agenda de la directrice générale
- Invitations réunions
- Organisation de rendez-vous & entretiens
- Lien avec autres directions et chefs de pôle
- Gestion de déplacements hors les murs
Gestion des instances & réunions institutionnelles
- Préparation et organisation du Directoire
- Préparation et organisation du Conseil de Surveillance
- Préparation et organisation Comité direction
- Préparation et organisation de la réunion d’encadrement
Invitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, comptes-rendus, …
Gestion du courrier
- Réception, tri, distribution du courrier papier
- Mise en place d’un suivi informatisé des courriers et des réponses apportées
Mise en forme
- Saisie et mise en forme d’écrits professionnels, de courriers, de compte -rendus
- Notes d’information
- Suivi des décisions
Gestion du temps :
- Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime
- Mise à jour des gardes administratives dans la valise de garde
Classement / archivage
- Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseau
Missions annexes
- Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers
- Publication sur intranet
Missions spécifiques :
- Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice générale
SAVOIR-FAIRE REQUIS
- Sens de la confidentialité
- Etre discret
- Etre disponible et à l’écoute
- Etre méthodique et rigoureux
- Etre autonome et polyvalent
- Capacité à travailler en équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)
- Maîtriser les outils informatiques (Word – Excel – Internet – Agile Time)
Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Rémunération : 1 836,00€ à 2 500,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
