À propos de Gynélia Santé Femme
Gynélia Santé Femme est un centre médical dédié à la santé des femmes, situé au 1 passage du Chemin Vert, 75011 Paris.
Notre ambition est de proposer une prise en charge médicale de qualité, humaine, fluide et moderne, dans un environnement pensé autour du parcours patient et des besoins spécifiques des femmes.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un ou une Responsable de centres médicaux, en CDI statut cadre, pour piloter l’organisation quotidienne du centre, manager les équipes, structurer les opérations et garantir une excellente expérience patient.
Le poste portera dans un premier temps sur la gestion d’un centre médical pendant une période d’environ 6 à 12 mois, puis évoluera vers la gestion opérationnelle de deux centres médicaux.
La personne recrutée pourra également être amenée à participer à l’ouverture de nouveaux centres, notamment sur les sujets d’organisation, de travaux, de coordination administrative, de mise en place opérationnelle et de préparation de l’ouverture.
Vos missions
Rattaché ou rattachée directement à la direction, vous serez responsable du bon fonctionnement opérationnel de Gynélia Santé Femme.
Vous aurez un rôle central de pilotage, de coordination, de management et de structuration du centre, avec une montée progressive vers la gestion de plusieurs sites.
Pilotage opérationnel du centre
- Piloter l’organisation quotidienne du centre médical.
- Garantir la fluidité du parcours patient, de la prise de rendez-vous jusqu’à la sortie du centre.
- Superviser les plannings des praticiens, des secrétaires médicales et des équipes du centre.
- Optimiser les agendas, les créneaux de consultation et les taux de remplissage.
- Veiller au respect des horaires, des procédures internes et des standards de qualité.
- Identifier les dysfonctionnements opérationnels et mettre en place des actions correctives.
- Mettre en place des outils simples de suivi, d’organisation et d’amélioration continue.
- Structurer les process nécessaires à la gestion d’un centre, puis de deux centres médicaux à court terme.
Management et coordination des équipes
- Encadrer l’équipe administrative, d’accueil et médicale non praticienne.
- Superviser l’organisation et les plannings des secrétaires médicales.
- Organiser les priorités quotidiennes.
- Accompagner, former et faire monter en compétence les équipes.
- Créer un cadre de travail clair, professionnel, exigeant et bienveillant.
- Assurer la bonne coordination entre les praticiens, les patientes et les équipes internes.
- Être le relais de la direction pour faire appliquer les décisions, les procédures et les standards du centre.
- Participer au recrutement, à l’intégration et à la formation des équipes lorsque cela est nécessaire.
Expérience patient
- Garantir une qualité d’accueil irréprochable, physique et téléphonique.
- Veiller à une prise en charge fluide, rassurante et professionnelle des patientes.
- Suivre la satisfaction des patientes.
- Traiter les éventuelles difficultés avec calme, rigueur et professionnalisme.
- S’assurer du respect de la confidentialité, de la discrétion et de la qualité de la relation patient.
- Identifier les points d’amélioration dans le parcours patient et proposer des solutions concrètes.
Installation et intégration des nouveaux praticiens
- Participer à l’accueil et à l’intégration opérationnelle des nouveaux médecins et praticiens.
- Organiser leur arrivée au sein du centre.
- Collecter, vérifier et centraliser les documents administratifs nécessaires à leur installation.
- Mettre en place et paramétrer leurs plannings dans les outils du centre, notamment Doctolib.
- Créer et structurer les motifs de consultation.
- Organiser les disponibilités, les remplacements et les règles de prise de rendez-vous.
- Veiller à ce que chaque praticien dispose d’un cadre de travail clair, fonctionnel et opérationnel dès son arrivée.
Ces missions reprennent les éléments non strictement liés au métier de secrétaire médicale présents dans la fiche transmise : installation de nouveaux médecins, paramétrage Doctolib, documents administratifs, motifs de consultation et organisation des remplacements.
Suivi administratif, facturation et outils de gestion
- Superviser l’édition et l’envoi des factures mensuelles des praticiens.
- Assurer le suivi, le classement et l’archivage des documents administratifs et comptables.
- Utiliser et superviser les outils de gestion du centre, notamment Doctolib, Pennylane et les outils internes.
- Fiabiliser les process administratifs et les circuits d’information.
- Veiller à la bonne circulation des informations entre la direction, les praticiens, les équipes et les partenaires externes.
- Préparer un reporting régulier à destination de la direction.
La fiche transmise mentionne notamment l’édition des factures mensuelles des praticiens, l’archivage des documents comptables et l’utilisation de Pennylane.
Ouverture de nouveaux centres
- Participer à la préparation opérationnelle de l’ouverture de nouveaux centres.
- Contribuer à la coordination des travaux, des prestataires et des besoins liés à l’aménagement du centre.
- Suivre les sujets administratifs nécessaires à l’ouverture.
- Aider à la mise en place des outils, process, plannings, circuits patients et règles de fonctionnement.
- Préparer l’organisation des équipes avant l’ouverture.
- Coordonner les premières semaines d’activité afin d’assurer un démarrage fluide.
- Remonter à la direction les points de blocage, les risques opérationnels et les besoins prioritaires.
Gestion générale du site
- Superviser les commandes de fournitures et de produits nécessaires au bon fonctionnement du centre.
- Suivre les prestataires externes : ménage, informatique, internet, maintenance, assurances et autres partenaires opérationnels.
- Veiller au bon fonctionnement des locaux, du matériel, des outils informatiques et des équipements.
- S’assurer du respect des règles d’hygiène, de sécurité et de confidentialité.
- Identifier les besoins du centre et proposer des améliorations concrètes.
- Prendre en charge toute mission complémentaire liée au bon fonctionnement du centre, de ses équipes et de l’expérience patient.
Suivi de la performance du centre
- Suivre les principaux indicateurs d’activité du centre.
- Suivre le taux de remplissage des agendas.
- Suivre les annulations, les absences patientes et les retards.
- Contribuer à l’amélioration de l’organisation et de la productivité du centre.
- Préparer des points réguliers avec la direction sur l’activité, les équipes, les difficultés rencontrées et les actions à mettre en place.
Profil recherché
Nous recherchons une personne structurée, autonome, fiable et orientée résultats.
Vous avez idéalement une expérience réussie dans :
- la gestion d’un centre médical, d’un cabinet médical, d’une clinique, d’un centre dentaire, d’un établissement de santé ou d’un centre esthétique médicalisé ;
- le management d’une équipe ;
- la coordination d’un lieu recevant du public ;
- la gestion administrative et opérationnelle d’une structure exigeante ;
- l’ouverture ou la structuration d’un nouveau site ;
- l’utilisation d’outils comme Doctolib, Pennylane ou des logiciels de gestion internes.
Qualités attendues
- Forte capacité d’organisation.
- Autonomie et sens des responsabilités.
- Leadership naturel.
- Rigueur administrative.
- Excellent relationnel.
- Sens du service et de l’expérience patient.
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
- Capacité à gérer les priorités et les imprévus.
- Bonne maîtrise des outils informatiques.
- Discrétion, professionnalisme et respect strict de la confidentialité.
- Capacité à faire appliquer un cadre avec fermeté et diplomatie.
- Capacité à structurer, améliorer et faire évoluer une organisation.
Une connaissance du secteur médical, gynécologique ou de la santé des femmes est un vrai plus, mais n’est pas indispensable si vous avez une forte capacité d’apprentissage, une vraie culture du service et une expérience solide en gestion opérationnelle.
Conditions du poste
- Type de contrat : CDI
- Statut : Cadre
- Temps de travail : temps plein
- Organisation du temps de travail : à définir selon les modalités contractuelles et conventionnelles applicables
- Lieu principal : Gynélia Santé Femme, 1 passage du Chemin Vert, 75011 Paris
- Évolution du poste : gestion d’un centre pendant 6 à 12 mois, puis gestion de deux centres médicaux
- Missions complémentaires : participation à l’ouverture de nouveaux centres
- Prise de poste : à définir
- Rémunération : selon profil et expérience
- Avantages : mutuelle, prise en charge légale du transport, environnement de travail moderne
Pourquoi rejoindre Gynélia Santé Femme ?
- Participer au développement d’un projet médical ambitieux dédié à la santé des femmes.
- Occuper un rôle clé dans la structuration et le bon fonctionnement du centre.
- Rejoindre une structure à taille humaine, avec des circuits de décision courts.
- Avoir un impact direct sur la qualité de l’expérience patient.
- Accompagner la croissance du projet avec la gestion progressive de plusieurs centres.
- Participer à l’ouverture de nouveaux centres.
- Travailler dans un environnement professionnel, exigeant et utile.
Candidature
Merci d’envoyer votre CV ainsi qu’un court message expliquant votre parcours, votre expérience en management ou en coordination opérationnelle, et votre motivation pour rejoindre Gynélia Santé Femme.
Rémunération : 32 000,00€ à 50 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
