À propos du poste
Dans le cadre du développement de ses activités événementielles, C2Event recherche un(e) Chargé(e) de Production & Coordination Événementielle capable d’assurer la gestion opérationnelle, logistique et administrative des projets clients.
Véritable relais entre les clients, les prestataires et les équipes internes, le/la collaborateur(trice) Back Office intervient sur l’ensemble du cycle de production des événements : préparation, coordination, suivi budgétaire, gestion terrain et bilan post-événement.
Le poste nécessite une forte capacitée d’organisation, une excellente réactivité ainsi qu’une bonne maîtrise des contraintes opérationnelles liées au secteur événementiel.
Missions principales
1. Gestion et coordination de projets événementiels
- Piloter l’organisation logistique des événements corporate, séminaires, soirées d’entreprise et opérations spéciales.
- Élaborer les rétroplannings et assurer le suivi opérationnel des différentes étapes de production.
- Participer à la conception des dispositifs événementiels en lien avec les besoins clients.
- Assurer la coordination globale entre les différents intervenants internes et externes.
- Garantir le respect des délais, des contraintes techniques et des exigences qualité.
- Anticiper les risques opérationnels et gérer les imprévus liés à l’événementiel.
2. Gestion des prestataires et partenaires
- Identifier, sélectionner et coordonner les prestataires (traiteurs, lieux de réception, animation, technique audiovisuelle, transport, hébergement, sécurité, etc.).
- Négocier les prestations et suivre les engagements contractuels.
- Contrôler la conformité des prestations réalisées.
- Développer et entretenir un réseau de partenaires fiables et qualitatifs.
- Assurer le suivi des commandes, des confirmations et des éléments logistiques.
3. Production terrain et supervision des événements
- Participer activement aux montages, exploitations et démontages des événements.
- Superviser le bon déroulement opérationnel sur site.
- Être l’interlocuteur privilégié des clients et prestataires pendant l’événement.
- Gérer les ajustements de dernière minute avec sang-froid et efficacité.
- Veiller au respect des standards de qualité et de l’image de l’entreprise.
4. Gestion administrative et budgétaire
- Élaborer les devis, bons de commande et documents administratifs liés aux projets.
- Assurer le suivi budgétaire des événements et contrôler les coûts de production.
- Vérifier les factures fournisseurs et assurer le suivi administratif des dossiers.
- Mettre à jour les outils de suivi, bases de données clients et tableaux de pilotage.
- Participer à l’analyse des résultats et aux bilans post-événement.
5. Relation client et accompagnement commercial
- Assurer un suivi régulier des clients avant, pendant et après les événements.
- Participer aux échanges commerciaux et aux recommandations opérationnelles.
- Comprendre les enjeux et attentes des clients afin de proposer des solutions adaptées.
- Contribuer à la fidélisation client par une qualité de service irréprochable.
Profil recherché
- Formation Bac +3 minimum en événementiel, communication, tourisme d’affaires, gestion de projets ou équivalent.
- Expérience de 2 ans minimum dans l’organisation et la coordination d’événements.
- Bonne connaissance des contraintes logistiques et opérationnelles du secteur événementiel
Rémunération : 25 000,00€ à 30 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
