Voici la déclinaison de votre nouvelle fiche de poste (qui correspond ici à un profil de Secrétaire Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique) optimisée pour une publication percutante sur Indeed.
Secrétaire Assistant / Assistante Administrative et Logistique (H/F)
Structure : AATM (Association d'Aide aux Travailleurs Migrants)
Type de contrat : CDI
Temps de travail : 37heures/semaine (du lundi au vendredi)
Lieu : CADA La chapelle saint luc
Rémunération : Selon profil / Grille conventionnelle - 51
Conditions spécifiques : Astreintes possibles.
À propos de nous
L'AATM est un acteur engagé dans l’accueil, l’accompagnement et l’insertion des publics migrants. En rejoignant notre structure, vous intégrez une équipe pluridisciplinaire dynamique et collaborez étroitement avec l'ensemble de nos dispositifs (CADA, HU, Siège social...).
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable de site (ou de la Direction Générale), vous jouerez un rôle clé et polyvalent au carrefour de l'accueil, du secrétariat complexe et de la gestion logistique de notre établissement.
Vos Missions Générales
- Secrétariat & Accueil : Prendre en charge l'accueil physique/téléphonique et gérer les travaux administratifs complexes liés à l'organisation du site.
- Assistance Technique & Logistique : Apporter un appui quotidien et rigoureux au responsable de service.
- Suivi des Logements : Assurer le suivi technique et administratif du parc d'hébergement.
Vos Activités Principales/ Gestion Administrative & Accueil
- Assurer le standard téléphonique, l'accueil physique des usagers et l'orientation des personnes.
- Gérer le courrier (entrant/sortant), rédiger des courriers, mails, invitations, rapports et comptes-rendus de réunions.
- Mettre à jour le logiciel DNA, le registre des présents, établir les certificats d’hébergement et actualiser les listes en lien avec les travailleurs sociaux.
- Renseigner les tableaux d'enquête et de suivi pour la direction et les autorités, et assurer les liaisons mails courantes avec l'OFII.
- Créer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers administratifs des usagers.
Suivi Financier & Régie de Caisse
- Tenir les caisses du site et réaliser les demandes d’achats.
- Enregistrer et vérifier les factures avant transmission au siège.
- Suivre et encaisser les cautions, les forfaits traduction, les remboursements d'avances et les participations aux frais d'hébergement des résidents.
Logistique, Logement & Animation
- Réaliser les états des lieux, commander et suivre les assurances locatives (RC et scolaires).
- Vérifier l'état des hébergements et des installations électriques en lien avec les référents sociaux ; contacter les bailleurs/prestataires pour la maintenance.
- Évaluer les besoins, gérer les stocks et réaliser les inventaires (fournitures, mobilier, literie, produits d'hygiène).
- Mener des ateliers de prévention et sensibiliser les résidents à l'entretien du logement, à l'écologie et au développement durable.
- Participer à la préparation des manifestations et ateliers de l'établissement.
Vie Institutionnelle
- Participer activement aux réunions d’équipe (CADA, inter CADA).
- Contribuer à la démarche qualité, à la réflexion sur le projet d’établissement et à la rédaction du rapport d’activité annuel.
Votre Profil
Conditions d'accès : Titulaire d'un Diplôme niveau Bac ou équivalent.
- Parfaite maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques.
Vos compétences professionnelles :
- Méthodologie d’organisation éprouvée, excellente gestion des priorités et réactivité.
- Intérêt prononcé pour le public migrant et sensibilité à ses problématiques socioculturelles.
- Aptitude marquée pour le travail en équipe pluridisciplinaire et en réseau.
Vos qualités humaines :
- Excellente aisance relationnelle, sens de l'écoute, bienveillance et tolérance.
- Rigueur, impartialité, autonomie et discrétion professionnelle absolue.
- Esprit d'initiative et force de proposition.
Ce que nous vous offrons
- Un poste riche, diversifié et profondément humain.
- Des horaires stables du lundi au vendredi (37h).
- mutuelle, CSE, RTT, etc.
Pour postuler
Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et souhaitez mettre vos compétences au service d'un projet porteur de sens ? Envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation directement via Indeed et à l'adresse suivante [email protected]
Lieu du poste : En présentiel
