PRE SENT AT ION
Située dans le département des Hauts-de-Seine en Île-de-France, la ville de Boulogne-Billancourt compte 121 334 habitants. 1ère ville de la région Île-de-France
après Paris et 30e ville de France, elle bénéficie d’un patrimoine architectural et urbain d’une exceptionnelle diversité.
Boulogne-Billancourt jouit d’un dynamisme lié à la pluralité de ses fonctions urbaines : 2e pôle d’emploi du département des Hauts-de-Seine, parc résidentiel,
armature commerciale équilibrée dont l’attractivité dépasse largement les limites du territoire communal ainsi que d’équipements de proximité adaptés aux
besoins de la population.
Une ville d’exception pour son cadre de vie, son rayonnement culturel ainsi que son attractivité économique.
LA D IR ECT IO N D E S RE SSOURC E S H UMA I NE S RE CRUT E
UN CHAR GE D’ ACCU E IL ET DU SEC RET ARIAT (F/H )
CADR E D’ EM PLO I
Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Référence : DRH/chargé.accueil.et.secrétariat
La direction des Ressources Humaines est chargée de concevoir et de proposer une politique d'optimisation des ressources humaines de la collectivité.
VO S M ISS IO NS CH EZ N O U S
Votre mission principale :
Sous l’autorité du responsable du service Communication Accueil et accompagnement au changement, vous êtes chargé de gérer les flux d’informations en
assurant un service qualité proche des attentes des utilisateurs, réactif et autonome pour permettre au service d’avoir une place stratégique au cœur des
échanges de la direction des Ressources Humaines.
Vos activités :
- Accueil physique, téléphonique : réceptionner, s’identifier et identifier la personne et la demande, communiquer des informations de 1er niveau,
délivrer des documents préétablis, orienter, prendre les messages le cas échéant, actualiser des informations propres au service et proposer le cas
échéant d’autres actualisations concernant les services de la direction notamment sur intranet (cf. brochures de présentation des services, listing
des postes téléphoniques…)
- Gestion de l’arrivée des courriers : réceptionner, dater et vérifier les informations (au besoin les réorienter), ordonner les pièces et documents à
saisir, les enregistrer, les dispatcher, actualiser les informations (notamment tableau de répartition du courrier), correspondant GRC en cas
d’absence du chef de service
- Activités diverses : essentiellement distribution des bulletins de paie (réception, tri, acheminement dans les directions ou à domicile), fournitures,
secrétariat du service le cas échéant
- Participation à une « démarche qualité » : signalétique adaptée pour informer et accueillir ; point d’accueil accessible, propre, bien rangé, adapté
au souhaits des demandeurs, offrant des services associés, informatif, permettant d’orienter les demandeurs, accueil téléphonique et physique
personnalisé, courtois, attentif, à l’écoute et prêt à aider dans les démarches, efficace, rapide et informatif, information complète et fiable, horaires
adaptés aux attentes des demandeurs, respect des délais de délivrance des documents, personnel spécifiquement formé
- Aide administrative ponctuelle au chef de service dans le suivi des dossiers : Médailles d’honneur de la Ville (élaboration des fiches discours, pointage
des médailles, relecture des diplômes…), Arbre de Noël des enfants du personnel (publipostage, réalisation d’étiquettes d’adressage…) ; Fête des
mères (réalisation et impression des listes de bénéficiaires, aide à la distribution), Petits déjeuners de rentrée (récupération et livraison du matériel
au restaurant municipal, lien avec la DSI, aide à la mise en place, présence si besoin pendant la durée de la manifestation…), archivage, classement…
- Aide ponctuelle aux différents services de la direction (archivage, classement, aide à la gestion administrative…)
CE QU E NO U S ATT END O N S D E V O US ?
Profil
Vous êtes titulaire d’un diplôme dans le domaine de l’accueil des usagers et/ou vous justifiez d’une expérience réussie dans des fonctions similaires au sein d’une
collectivité territoriale.
Compétences et qualités requises
Intéressé par les métiers de l’accueil et du secrétariat, fort de vos compétences techniques en la matière et de vos qualités relationnelles, vous concourez à un
accueil de qualité au sein du service. Vous renseignez le public avec courtoisie. Doté d’une bonne élocution, vous vous exprimez clairement, et êtes à même de
reformuler les demandes et d’orienter de manière appropriée vos interlocuteurs, et/ou de transmettre des messages. Vous donnez des informations de 1er
niveau, et si nécessaire, rappelez les critères d’obtention pour certaines demandes. Vous êtes en capacité de gérer les situations relationnelles difficiles.
Vous avez une bonne connaissance de l’organisation interne et des différents services de la Mairie.
Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, Outlook) et êtes à l’aise avec le publipostage et la saisie de données.
Vous avez le sens de l’organisation, de l’écoute et faites preuve de polyvalence.
Vous respectez enfin les principes de confidentialité et de discrétion.
