DEPARTEMENT : Campus and Housing Operations/Finance & Administration
TYPE DE CONTRAT : CDI (Contrat à Durée Indéterminée)
A POURVOIR : à partir du 1er juillet 2026
CATEGORIE : Technicien niveau 2
MANAGER : Responsable de la Sécurité ou tout autre personne désignée par le Président
MISSIONS
L’agent assure l’accueil de tous les publics ; veille à la sécurité et la sûreté du site, des personnes et des biens ; et apporte un soutien administratif et logistique à l’exploitation des locaux de l’université. Il/elle assure également la vente et la distribution de différents articles et accessoires, à destination des étudiants notamment. Il/elle est appelé(e) à assurer l’ensemble des tâches prévues ci-dessous, les besoins précis pouvant varier selon le bâtiment et l’horaire auquel il/elle est affecté(e). Les procédures détaillées sont réunies dans les cahiers de procédures présents à l’accueil de chaque bâtiment.
ACCUEIL
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Assure un accueil efficace et agréable de tous les publics
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Oriente les usagers vers l’ensemble des services du campus.
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Accueille les visiteurs et assure le suivi à leur arrivée et au départ du bâtiment.
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Accueille les prestataires de maintenance et informe le service de maintenance de leur arrivée.
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Accepte les livraisons destinées à AUP sauf celles notifiées « A remettre en main propre », signe et/ou tamponne le bon de livraison en émettant des réserves au besoin, appelle le destinataire pour l’avertir que la livraison est arrivée. Pour les livraisons à remettre en main propre, contacte le destinataire et lui demande de venir à l’accueil.
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Pour les lettre recommandées, courriers suivis et autres livraisons de La Poste qui requièrent une signature : dirige le facteur vers une personne dans le bâtiment détentrice d’une procuration postale au nom de The American University of Paris.
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Accepte les avis de passage concernant des courriers recommandés à destination des étudiants ; achemine ces avis vers la boîte aux lettres de l’étudiant concerné.
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Assure la mise à jour des documents Accueil sous la direction du Responsable Sécurité : procédures, registres obligatoires, documents d’information, annuaires, etc.
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Renseigne la main courante de façon précise et complète.
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Assure l’accueil téléphonique.
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Vérifie la boîte mail « Accueil » ; tient compte des instructions reçues par cet intermédiaire, répond ou fait suivre selon les besoins.
VENTE ET DISTRIBUTION D’ARTICLES ET ACCESSOIRES
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Assure la vente des méthodes de français et leur enregistrement dans le système.
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Assure la vente de goodies institutionnels ou promotionnels et leur enregistrement dans le système.
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Accueille et renseigne les usagers concernés dans le cadre de ces activités.
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Procède à la remise des articles aux étudiants, visiteurs ou autres bénéficiaires concernés.
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Participe au suivi des stocks et besoins de réapprovisionnement.
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Participe à la préparation, à l’organisation et à la distribution des accessoires liés à Graduation.
SECURITE INCENDIE
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Alerte le Responsable Sécurité en cas d’alerte incendie.
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Encadre l’évacuation du bâtiment en cas d’alerte incendie.
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Appelle et accueille les services publics de secours.
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Gère la centrale SSI au quotidien (surveillance des défauts, réarmement…).
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Assure l’inscription des incidents et interventions sur le registre de sécurité.
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Surveille le site, signale tout incident, et veille à la prévention des risques.
SURETE
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Surveille les portes d’entrée.
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Gère les clefs du bâtiment (suivi de la mise à disposition des passes, distribution de clefs, etc.) en lien avec le Responsable Sécurité.
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Gère les accès non autorisés, en lien avec le gardien extérieur et le Responsable Sécurité, ou en leur absence (entreprise ou visiteur non annoncé, personne interdite d’accès aux bâtiments…).
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Participe au Plan Particulier de Mise en Sécurité.
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Gère au quotidien l’alarme intrusion.
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Signale tout incident au Responsable Sécurité.
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Surveille les locaux ; effectue des rondes régulières selon les besoins du site et les consignes du Responsable Sécurité.
TACHES ADMINISTRATIVES
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Affiche les horaires du bâtiment.
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Affiche les annulations et modifications des cours, sur demande du Bureau de la Scolarité uniquement ; renseigne les étudiants.
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Informe le Bureau de Scolarité de l’absence des enseignants lorsque aucune annulation n’a été signalée.
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Gère et distribue les fournitures de bureau au personnel ; tient à jour la liste de distribution et transmet celle-ci à l’Assistante Services Généraux chaque fin de mois
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Gère les stocks de papier et cartouches pour les copieurs, en lien avec Campus Services.
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Réapprovisionne les copieurs (papier, cartouches…).
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Distribue le courrier dans les boîtes aux lettres.
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Participe à la gestion et la distribution du courrier et des colis, notamment aux étudiants.EXPLOITATION DU SITE
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Signale au service Maintenance les incidents, dysfonctionnements des équipements et problèmes de propreté.
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Assure l’approvisionnement de fournitures sanitaires en cas de besoin.
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Relaie au Directeur des Services Généraux les demandes des salariés en lien avec le fonctionnement du site.
COMPETENCES ET FORMATIONS
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Bon relationnel
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Rigueur et fiabilité (pour les suivis et enregistrements des ventes)
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Autonomie
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Très bonne maîtrise d’Excel et appétence pour les outils informatiques
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Langues : Anglais et français courant.
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Idéalement Formation SST et SSIAP 1.
Poste basé au 147, rue de Grenelle 75007 Paris. Non télétravaillable, horaires de 8h30 à 16h30
Pour postuler : merci d’adresser une lettre de motivation et votre CV à l'adresse recruitment.hr [at] aup.edu (recruitment[dot]hr[at]aup[dot]edu) en indiquant l'objet suivant dans l'e-mail : « Prénom et nom – Chargée d’Accueil et de Vente ».
Tous les candidats doivent disposer d'un titre de séjour ou d'un permis de travail valable pour occuper un poste en France.
