Entreprise
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : [https://www.universite-paris-saclay.fr/fr](https://www.universite-paris-saclay.fr/fr)
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'agent.e s'intègre au sein de la filière d'enseignement en Electronique, énergie électrique, automatique (E3A) et de la filière de physique du département de physique. Il est en charge du secrétariat pédagogique de 4 finalités de Master 2ème année (M2) (3 finalités pour PIE et la finalité ATSI) de l'Université Paris-Saclay soit une centaine d'étudiants.
En outre, l’agent.e a la responsabilité du L3 iPC qui compte une vingtaine d’étudiants, filière qui dépend du Dpt de Physique et celui de Chimie.
Missions principales de l’agent :
Gestion pédagogique des M2
Il s’agit d’assurer en autonomie les aspects administratifs liés au déroulement des M2, suivant le calendrier indicatif suivant :
De juillet à octobre :
\- Suivi et soutien des étudiants (tout particulièrement les étudiants étrangers) dans leurs démarches administratives : inscriptions, hébergements...
\- Coordination avec la DISI de CentraleSupélec pour la Création des listes des courriels des étudiants inscrits dans cet établissement pour une finalité PIE.
\- Participation à la réunion de rentrée
De juin à avril :
Gestion administrative du master :
réservation des salles
gestion de l’emploi du temps, mise à jour en temps réel des pages web dédiées
suivi de l’assiduité des étudiants
tirage des polycopiés
préparation des examens (reproduction des sujets, préparation des copies et des listes d’émargement)
collectes des notes et éditions des attestations pour les étudiants (i.e. relevés de notes),interface avec les étudiants, avec les enseignants en assurant une permanence d’accueil,
Accueil des enseignants vacataires, suivre les dossiers pour le paiement des heures de cours complémentaires à la Faculté des sciences d’Orsay,
Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables,
Suivi des heures réalisées par les enseignants,
Accompagnement pédagogique : réception des choix d’UE des étudiants
Information et accompagnement des enseignants (notamment intervenants extérieurs),
Collecte, diffusion et archivage des offres de stages et de thèses,
Information et orientation des étudiants dans leur recherche de stage
Coordination avec les gestionnaires administratifs des établissements partenaires : ENS Paris-Saclay, CentraleSupélec, IOGS, Polytech Paris-Saclay,
Collecte pour mise en signature des attestations de validation d’UE pour les doctorants,
Suivi des pages web des formations, en français et en anglais,
Préparation et participation à la remise des diplômes.
De mars à septembre :
Suivi administratif des étudiants en stage : collecte des rapports de stage et des fiches d’évaluation, préparation des soutenances (planning des soutenances, réservation des salles…)
De février à août :
Vérification et classement des dossiers de candidature, suivi du devenir des diplômés (annuaire des anciens),
Suivi et envoi des diplômes pour l’année précédente,
Gestion de l’annuaire des contacts des formations,
Enquête sur le devenir professionnelle des étudiants de l’année précédente.
Gestion pédagogique de la L3 iPC
Recrutement des étudiants
\- réception des dossiers de candidature (Apoweb et ecandidat)
\- organisation des entretiens et envoi des différents courriers
\- saisie des décisions du jury de recrutement dans ecandidat
\- relations avec le service de la Formation Continue et le service des Relations Internationales de l’Université
\- inscriptions administratives en relation avec les services de la Scolarité et inscriptions pédagogiques (Apogée)
Organisation des enseignements
\- préparation et diffusion des emplois du temps de cours, TDs et TPs
\- suivi des absences des étudiants
\- réservation des salles auprès du service du planning
\- organisation des groupes de travaux pratiques
\- organisation de la répartition des étudiants dans les modules à choix (option) mutualisés avec les autres parcours des Mentions Physique et Chimie de la Licence
Documents pédagogiques
\- réception des documents transmis par les enseignants
\- photocopies sur place
\- distribution des documents auprès des étudiants
\- demande d’impression des polycopiés auprès du service de la reprographie
\- mise en ligne des documents de cours, des emplois du temps, et informations sur la plateforme ecampus et sur le site web de la formation
Stages
\- envoi des courriers de demandes et propositions de stages
\- mise à jour des fichiers de tuteurs
\- suivi des conventions de stage auprès des étudiants (PStage)
\- relation avec le bureau des stages et le service d’insertion professionnelle de l’Université
\- organisation des soutenances de stages
Partiels et examens
\- préparation et diffusion des emplois du temps des partiels et examens
\- préparation des listes d’émargement et des copies (pour les examens sur place)
\- établir la liste des matériels autorisés et fixer le calendrier de consultation des copies
\- réception des copies corrigées et des notes auprès des enseignants de chaque UE
Jurys et PV de semestres et d’année
\- convocation des jurys
\- préparation des synthèses des notes semestrielles et annuelles pour les jurys
\- rédaction des PV sous Apogée et relevés de notes
\- transmission des PV au service de la scolarité
\- distribution des relevés de notes aux étudiants
Enquêtes
\- préparation, envoi et synthèse des enquêtes d’évaluation des enseignements de la L3 iPC (Sphinx)
\- enquêtes sur l’orientation des étudiants post-diplôme, maintien et mise à jour du fichier des anciens étudiants
Gestion financière
\- suivi du compte financier de la formation
\- demandes d’achats en interaction avec les enseignants concernés
\- préparation et rédaction des propositions de commandes
\- envoi des bons de commande auprès du service financier du département
\- suivi et réception des éventuelles commandes
Liste des activités non exhaustive et susceptible d'évolution au regard des nécessités de service.
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Profil
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Connaissance, savoir :
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques des étudiants,
- Utiliser les outils bureautiques, enregistrer et classer les documents, savoir rendre compte
- Travailler en équipe, mettre en œuvre des procédures et des règles de responsabilité particulières à la coordination d'équipes enseignantes : calendrier, jury, examens,
- Connaissances sur la législation qui encadre l'activité professionnelle
- Outils bureautiques : word excel photoshop,
- Saisies Apogée et manipulation de la base de la données PStage et maitrise de ses fonctionnalités
Savoir-faire :
- Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement des universités et écoles d’ingénieurs, de la structure et de leurs partenaires institutionnels ou contractuels,
- Connaissance de la réglementation et de l’environnement de l’enseignement supérieur et recherche, des Master 2,
- Connaissance des techniques de secrétariat, gestion administrative,
- Maîtrise des techniques d’élaboration de documents, présentation, rapports, compte-rendu,
- Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et prendre des initiatives adaptées,
- Maîtriser les outils informatiques (bureautique avancée, site web),
- Avoir un esprit de synthèse et d’analyse,
- Planifier son activité au vu des différents agendas électroniques des responsables des différents Master 2,
- Organiser et mettre à jour les différents documents de référence,
- Réaliser des tableaux de synthèses.
Savoir-être :
- Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
