Site du Musée du Louvre – Paris
Entreprise spécialisée dans les fermetures industrielles et la motorisation, nous assurons la maintenance préventive et curative d’un parc important d’équipements pour des clients exigeants, dont le Musée du Louvre.
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Technique afin d’assurer le suivi administratif, organisationnel et logistique de nos opérations sur site.
Votre mission
Rattaché(e) au Responsable de site, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’activité.
Véritable support des équipes techniques et de l’encadrement, vous participez au suivi des dossiers clients, à la gestion des stocks ainsi qu’à la planification et au suivi des opérations de maintenance préventive et curative.
Vos principales responsabilités
Pilotage administratif et support opérationnel
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de l’entreprise.
- Réceptionner, trier et dispatcher les courriers et e-mails.
- Gérer les demandes et orienter les informations vers les bons interlocuteurs.
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (courriers, comptes-rendus, notes, présentations, formulaires…).
- Assurer le classement et l’archivage des documents selon les procédures internes.
- Participer à la planification des interventions de maintenance préventive et curative.
- Assister les managers opérationnels dans le suivi administratif et organisationnel des interventions.
- Mettre à jour les tableaux de suivi, plannings et indicateurs d’activité.
Relation client et suivi des dossiers
- Saisir les devis, propositions d’intervention et documents administratifs.
- Établir la facturation intermédiaire et définitive selon les consignes du Responsable de site.
- Transmettre les factures aux clients et assurer les dépôts sur Chorus.
- Participer à la constitution administrative des appels d’offres.
- Assurer un suivi administratif rigoureux des dossiers clients.
Gestion des stocks et services généraux
- Assurer le suivi des entrées et sorties de stocks via l’ERP.
- Participer à la gestion des approvisionnements de fournitures, pièces et EPI.
- Contrôler les réceptions de marchandises et assurer leur suivi administratif.
- Contribuer à la bonne organisation du magasin et des stocks.
- Réceptionner administrativement les achats et intégrer les données dans l’ERP.
- Effectuer les demandes d’accès du personnel, visiteurs et prestataires auprès des services du Musée du Louvre.
- Organiser les déplacements et réservations d’hébergement des collaborateurs.
Profil recherché
- Formation administrative type Bac à Bac +2 (Gestion, Assistanat, PME/PMI ou équivalent).
- Expérience souhaitée sur un poste similaire dans un environnement technique, maintenance ou BTP.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel, Outlook, ERP).
- Capacité à gérer des plannings et à coordonner plusieurs activités simultanément.
- Rigueur, organisation et autonomie.
- Bon relationnel et sens du service.
- Aisance rédactionnelle et sens de la confidentialité.
Ce que nous proposons
- Un environnement de travail prestigieux au sein du Musée du Louvre.
- Des missions variées mêlant administratif, technique et logistique.
- Une entreprise à taille humaine.
- Un poste polyvalent avec autonomie et responsabilités.
- Une activité dynamique au contact des équipes opérationnelles.
Rémunération : 2 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
