Descriptif
DIRECTION/SITE : CHU GABRIEL MONTPIED
SERVICE/POLE : DIRECTION BUREAU DU PERSONNEL
IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :
Catégorie : B
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : Du lundi au vendredi
Responsable(s) hiérarchique(s) : Directeur de Site
PRÉSENTATION DU SERVICE/POLE
Direction de site CHU Gabriel Montpied service du personnel.
DÉFINITION DU POSTE
Chargée de planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies sur le site Gabriel Montpied et le Pôle Psychiatrie en collaboration avec les 7 AMA référents de pôle (exerçant des missions d'encadrement de proximité).
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Conseil aux directeurs dans le cadre de futurs projets, anticipation et bilan des organisations, analyse des charges de travail, suivi, descriptions de nouveaux processus spécifiques dans le domaine du secrétariat médical
Contrôle et suivi de la qualité et de l'efficience des secrétariats médicaux.
Coordination de l'activité des secrétariats médicaux et son pilotage.
Accueil, encadrement des nouveaux agents en collaboration étroite avec les secrétaires référentes de pôle
Gestion des équipes au sein des secrétariats médicaux : planning de roulement, absentéisme, remplacement, polyvalence dans les pôles,
Analyse les besoins en recrutements sur les différents pôles.
Sélection et recrutements des candidats.
Coordonne l'apprentissage au sein des secrétariats.
Gestion de la circulation des informations dans les secrétariats médicaux en lien avec les secrétaires référentes des pôles
Élaboration et mise en place de procédures, protocoles,
Suivi de l'activité et de la facturation des bureaux des entrées décentralisées en lien avec la responsable des bureaux des entées du site
Recensement des besoins en formation
Organisation et animation de réunions avec les secrétaires référentes de pôle
Missions transversales :
- Membre de la commission du dossier patient
- Membre de l'AGI (Autorité de Gestion des Identités)
- Membre de la CDU
- Participation à divers groupes de travail institutionnels
CONNAISSANCES REQUISES
Maîtrise des techniques et des missions du secrétariat médical
Évaluation de la charge de travail
Management et capacités pédagogiques
Bonne connaissance de l'Institution Hospitalière et de son évolution
Stratégie et organisation
Conduite du changement
Maîtrise des outils bureautiques
QUALITÉS REQUISES
Dynamisme
Rigueur
Disponibilité
Esprit de synthèse
Discrétion, diplomatie, courtoisie dans les relations professionnelles
Gestion des conflits
Ouverture aux changements, force de propositions et d'organisation
Réactivité
Aptitude à appréhender rapidement l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
Aptitude à communiquer
RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES
Directeur d'établissement
Responsables informatiques
Secrétaires référentes de pôles
Chefs de Pôles, Chefs de service, Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de santé
Chargée des ressources humaines du site et DRH (secteurs : paye, cellule reclassement, recrutement,)
Différentes directions fonctionnelles
Responsable du Bureaux des Entrées et la Direction de la Facturation
