Rejoignez Alternancia !
Alternancia est un centre de formation spécialisé dans l'alternance, situé au Havre. Nous accompagnons des apprentis, des entreprises partenaires et des formateurs dans la réussite de leurs projets de formation.
Dans le cadre du remplacement d'une collaboratrice, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) afin de devenir le véritable binôme de la Responsable de Centre.
Vous occuperez un poste clé dans la vie quotidienne du centre, où polyvalence, sens de l'organisation et qualité de service sont indispensables.
Vos missions
En lien direct avec la Responsable de Centre, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'établissement.
À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :
Gestion administrative
- Élaborer et assurer le suivi des conventions de formation.
- Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des apprenants.
- Assurer le suivi administratif des contrats d'apprentissage.
- Participer au suivi des dossiers auprès des entreprises partenaires et des OPCO (selon l'organisation interne).
- Mettre à jour les différents tableaux de bord administratifs.
- Réaliser le classement, l'archivage et le suivi documentaire.
- Rédiger différents courriers et documents administratifs.
Vie scolaire
- Assurer le suivi des absences, retards et justificatifs.
- Gérer les émargements des apprenants et des formateurs.
- Assurer le suivi quotidien de la vie scolaire.
- Répondre aux sollicitations des apprenants, des familles et des entreprises.
- Participer à la préparation des rentrées (dossiers, listes, badges, documents d'accueil...).
Organisation pédagogique
- Participer à la planification des formations.
- Organiser les convocations et les différents documents pédagogiques.
- Préparer les supports administratifs destinés aux formateurs.
Organisation des examens
- Préparer l'ensemble des sessions d'examen.
- Organiser les convocations des candidats et des jurys.
- Préparer les salles, le matériel et les documents nécessaires.
- Assurer le suivi administratif des examens jusqu'à leur clôture.
Accueil et relationnel
- Assurer l'accueil physique des apprenants, des entreprises, des formateurs et des visiteurs.
- Gérer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs.
- Traiter les courriels et assurer le suivi des demandes.
- Participer à la bonne circulation de l'information entre les différents acteurs du centre.
Vie du centre
- Participer à l'organisation des Journées Portes Ouvertes, salons, forums et événements du centre.
- Assurer le suivi des fournitures administratives et pédagogiques.
- Contribuer au bon fonctionnement quotidien de l'établissement.
- Apporter un soutien administratif permanent au service commercial et à la Responsable de Centre sur l'ensemble des sujets courants.
Profil recherché
Vous aimez les environnements dynamiques où les journées sont variées.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre excellente organisation.
- Votre rigueur et votre sens des priorités.
- Votre autonomie et votre capacité d'initiative.
- Votre polyvalence.
- Votre aisance relationnelle.
- Votre discrétion et votre sens de la confidentialité.
- Votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Votre esprit d'équipe et votre sens du service.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec les outils numériques.
Une expérience dans un centre de formation, un CFA, un organisme de formation ou dans le secteur de l'enseignement serait un véritable atout.
Pourquoi nous rejoindre ?
Chez Alternancia, vous intégrerez une structure à taille humaine où chacun joue un rôle essentiel dans la réussite des apprenants.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Responsable de Centre sur des missions variées et bénéficierez d'une réelle autonomie dans votre quotidien.
Nous recherchons avant tout une personne impliquée, dynamique, positive et ayant envie de s'investir durablement dans notre équipe.
Rémunération : à partir de 1 752,92€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
