Association
L’Institut FMES, est un think tank, c’est à dire un organisme de recherche, de réflexion et de formation. Il vise à promouvoir la pensée stratégique et à approfondir la compréhension des enjeux contemporains auprès d’un public le plus large possible.
Ses activités s’articulent autour de :
· l’organisation de conférences mensuelles et de colloques nationaux et internationaux,
· la publication de contenus d’experts,
· la conception et l’animation de formations et d’ateliers stratégiques,
· la promotion d’initiatives en faveur de l’économie de défense.
Positionnement au sein de l’association
Rattaché(e) à la coordinatrice générale, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l’institut et apportez un appui opérationnel à la direction et à l’équipe.
Conditions générales d’exercice
Poste sédentaire, en présentiel.
Utilisation des outils numériques et travail sur écran.
Missions et activités
Support administratif
- Participation au processus de suivi administratif courant
- Traitement et suivi des factures fournisseurs
- Émission et suivi des facturations clients
- Classement et archivage des pièces comptables
- Rapprochement bancaire et pointage
- Suivi des notes de frais et respect des politiques internes
- Transmission des éléments au cabinet externe
Gestion des adhésions personnes physiques
· Mise à jour et suivi du listing annuel
· Préparation et envoi des reçus de cotisation et fiscaux
Accueil et communication
· Accueil téléphonique et gestion des appels entrants
· Gestion de la correspondance (emails, courriers)
Missions complémentaires
· Gestion administrative courante (classement, archivage, mise à jour des bases de données)
· Contribution à l’amélioration des procédures administratives
· Support logistique pour le bon fonctionnement de l’institut
Ponctuellement, en remplacement de la coordinatrice générale :
Gestion des agendas et des rendez-vous
· Tenue de l’agenda électronique des directeurs (sauf DG)
· Planification, organisation et confirmation des rendez-vous, réunions et événements interne
Organisation des voyages et déplacements
· Organisation et coordination des déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, locations de véhicules, visas, etc.)
· Élaboration des plannings de déplacements
Formations requises
· Niveau BAC/BAC Pro
Compétences techniques
· Première expérience sur un poste administratif appréciée
· Maîtrise des outils bureautiques (tableurs, messagerie, outils numériques)
· Excellentes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable
Aptitudes professionnelles
· Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
· Faire preuve de rigueur et de précision
· Aptitude au travail en équipe, dans une structure aux profils très variés
· Intelligence sociale et comportementale
· Discrétion professionnelle et capacité à discerner les informations sensibles et respecter leurs confidentialités.
Pourquoi nous rejoindre ?
Rejoindre l’Institut FMES, c’est intégrer une structure à taille humaine engagée dans la réflexion stratégique, au cœur d’un environnement stimulant, intellectuellement exigeant et porteur de sens.
Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation. Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.
Rémunération : 1 867,00€ par mois
Formation:
- Baccalauréat / Niveau bac (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
