Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assisant (H/F) au sein du service enfance jeunesse et famille à la Maison sociale du Département d’Albertville à temps complet.
Missions
Accueil
- Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
- Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services
Secrétariat
- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
- Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)
- Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas…)
- Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF
- Rédiger les comptes rendus de réunions
Contribution aux activités de la Maison sociale
- Organiser les agendas de l’équipe
- Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)
- Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe
- Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)
- Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses…)
- Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
- Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
- Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
- Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés
Conditions particulières d’activité
- Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives
- Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
Participer à la continuité de service
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Profil
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Connaître l’environnement et les dispositifs d’action social, les acteurs et réseaux de l’action sociale
- Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles
-
Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale
-
Maîtriser les techniques d’accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits
-
Etre à l’aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)
-
Disponible, adaptable, doté d’une aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation à un interlocuteur
-
Vous savez travailler en équipe et en transversalité
-
Aptitude à la gestion du temps et des priorités
-
Autonomie et capacité d’initiative demandée
-
Ce poste exige confidentialité et discrétion.
Rejoignez l’équipe du Département !
- Connaître l’environnement et les dispositifs d’action social, les acteurs et réseaux de l’action sociale
- Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles
- Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale
- Maîtriser les techniques d’accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits
- Etre à l’aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)
- Disponible, adaptable, doté d’une aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation à un interlocuteur
- Vous savez travailler en équipe et en transversalité
- Aptitude à la gestion du temps et des priorités
- Autonomie et capacité d’initiative demandée
- Ce poste exige confidentialité et discrétion.
Le département est une collectivité territoriale française, située entre la commune et la région. Il exerce des compétences propres, définies par la loi, et dispose d’une assemblée délibérante : le conseil départemental (anciennement « conseil général » avant la réforme de 2015). Le département est chargé de mettre en œuvre des politiques publiques de proximité, notamment dans les domaines sociaux, éducatifs, routiers et culturels. Il joue un rôle central dans la vie quotidienne des habitants
