À propos du poste
Basé(e) à Paris au sein de l’Agence NETTER et rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Générale et à la Présidence, l’assistant(e) exécutif(ve) de Direction accompagne les dirigeants dans la gestion quotidienne de leurs activités professionnelles et personnelles.
Il/elle assure un rôle central d'organisation, de coordination, d'anticipation et de suivi afin d'optimiser le fonctionnement de la Direction et de garantir une gestion fluide, efficace et confidentielle des dossiers qui lui sont confiés.
Personne de confiance, il/elle intervient sur des sujets stratégiques, administratifs, organisationnels et personnels nécessitant discrétion, réactivité et autonomie.
Responsabilités
Gestion de l'agenda et de l'organisation
- Gérer les agendas de la Direction Générale et de la Présidence.
- Organiser et préparer les rendez-vous, réunions, déplacements et événements.
- Anticiper les échéances et assurer une gestion optimale des priorités.
- Assurer le suivi des actions décidées et des échéances associées.
Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus, présentations et documents administratifs.
- Gérer les courriers comme emails entrants et sortants.
- Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents.
- Assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques confiés par la Direction.
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Assurer le suivi et le contrôle des notes de frais.
Coordination et communication
- Assurer l'interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes.
- Filtrer, hiérarchiser et transmettre les informations pertinentes.
- Accueillir et orienter les visiteurs et partenaires.
- Garantir la confidentialité des informations traitées.
Reporting et suivi
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord, reportings et indicateurs de suivi.
- Préparer les supports de présentation pour les réunions de Direction.
- Assister aux réunions aux côtés de la Direction et en assurer les compte rendus.
- Assurer un suivi comme un reporting régulier sur l'avancement des dossiers.
- Participer à la coordination de projets transverses.
Organisation d'événements
- Organiser les réunions, séminaires, salons, conférences et événements internes.
- Coordonner les intervenants, prestataires et aspects logistiques associés.
- Assurer le bon déroulement des événements organisés par la Direction.
Office Management
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du siège.
- Superviser les fournitures, équipements et prestataires de services généraux.
- Participer à l'organisation de l'accueil et à la qualité de l'environnement de travail.
- Coordonner certaines interventions techniques ou logistiques.
- Contribuer à la vie quotidienne du bureau et au bien-être des équipes.
3 – 2 / Assistante personnelle et familiale
Dans le respect de la confidentialité et des priorités définies par la Présidence et la Direction générale, l'Assistant(e) Exécutif(ve) apporte un soutien dans l'organisation de certaines activités personnelles et familiales.
- Gérer et coordonner les agendas personnels et familiaux.
- Organiser les déplacements privés et familiaux : réservations de vols, trains, hôtels, transferts, locations de véhicules et formalités associées.
- Prendre et suivre certains rendez-vous personnels, administratifs, médicaux ou scolaires.
- Effectuer des recherches et démarches administratives pour le compte de la Direction.
- Assurer le suivi de dossiers personnels, patrimoniaux ou immobiliers.
- Coordonner les échanges avec différents prestataires ou intervenants externes.
- Organiser ponctuellement des événements privés ou familiaux.
- Gérer certaines commandes, achats ou prestations nécessaires à la bonne organisation du quotidien.
- Assurer un rôle d'anticipation et de facilitation dans la gestion des contraintes personnelles et familiales de la Présidence.
Profil recherché
Formation
- Formation supérieure Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion administrative, communication ou équivalent.
Expérience
- Expérience significative de 5 ans minimum dans une fonction d'assistanat de direction ou d'assistanat exécutif auprès de dirigeants.
Compétences techniques
- Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Maîtrise des outils collaboratifs et de communication.
- Très bonnes capacités rédactionnelles et excellente orthographe.
- Maîtrise de l'organisation de déplacements complexes et d'événements.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et interlocuteurs.
- Bonne maîtrise des outils numériques et digitaux.
- Anglais professionnel courant.
Savoir-être
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
- Sens aigu de l'organisation et des priorités.
- Excellente présentation et aisance en communication orale et écrite.
- Réactivité et disponibilité.
- Autonomie et prise d'initiative.
- Capacité d'anticipation.
- Polyvalence et adaptabilité.
- Sens du service et orientation solutions.
- Diplomatie et intelligence relationnelle.
- Fiabilité et loyauté professionnelle.
- Esprit de synthèse et rigueur.
Rémunération : 45 000,00€ à 55 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Titre restaurant
Lieu du poste : En présentiel
