Le Bureau des Moyens Logistiques et Informatiques (BMLI) a pour missions la définition et la mise en œuvre de la politique liée aux services aux utilisateurs de toutes les entités de la Direction.
Ce bureau est en lien avec de nombreux interlocuteurs et partenaires de la Ville. Il est composé de plusieurs entités dont la Section du Service Intérieur qui gère les salles de réunions et de commissions, les espaces situés au sous-sol et composés d’une salle de réunion dite Salle Xavier Lacoste, d’un Foyer et d’un auditorium.
Vous serez sous l’autorité directe du Responsable de la Section du Service Intérieur.
Quelles sont vos missions ?
En tant que Gestionnaire au pôle réservation de salle/évènementiel au sein de la Section du Service Intérieur, vous êtes l'interlocuteur ou l' interlocutrice privilégié ou privilégiée de toutes les entités qui organisent des évènements, ainsi que le point d'entrée pour tout sujet concernant l’organisation, la coordination des acteurs. Vous répondez à toute sollicitation sur les programmations de réunions ou d’évènements ainsi que sur les besoins exprimés.
Vous assurez la communication des différents plannings aux services transverses, après saisie des demandes sur un logiciel métier
Vous assurez les relations quotidiennes avec les cabinets d’adjoints et d'adjointes, les directions, les groupes politiques et les autres services réservataires de salles ou organisateurs d’évènements
Vous devrez accompagner les agents et agentes de la Section sur toutes les problématiques d’organisation (changement de salle, annulation, mise à disposition),
Préalablement aux évènements, vous organiserez, le cas échéant, des réunions techniques avec les demandeurs afin d’en finaliser le déroulé et lister les besoins
Durant la tenue des séances du Conseil de Paris, vous serez l'interlocuteur ou l' interlocutrice du Service du Conseil de Paris,
Vous participerez, le cas échéant, au conseil de Paris en qualité d’huissier ou huissière
Vous aiderez la Section du Service Intérieur pour différentes missions ponctuelles
Qu’attend -on de vous ?
Avoir occupé un poste dans des fonctions similaires serait un plus.
Qualités requises :
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Rigueur, discrétion et grande réactivité
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Sens de l’organisation et excellent relationnel
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Goût du travail en équipe, capacité à fédérer
Connaissances professionnelles :
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Bonne maitrise de l’outil Outlook
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Grand sens de l’accueil et du service
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Connaissance du fonctionnement de la Ville de Paris.
Savoir-faire :
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Aisance relationnelle
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Appétence pour le travail de coordination et d’organisation devant fédérer plusieurs directions ou entités
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Diplomatie et réactivité pour satisfaire les demandes diverses
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière.
