Entreprise
Gironde Habitat est l’Office Public de l’Habitat (OPH) départemental de la Gironde. Présent sur un tiers des communes girondines, il gère aujourd’hui 20 500 logements sur des territoires aussi bien urbains que ruraux.
Dans un contexte de demande croissante de logements, Gironde Habitat produit de l’habitat dans une perspective de développement local pour des publics variés – familles, étudiants, seniors, personnes handicapées, personnes en insertion…
Gironde Habitat propose des métiers variés, allant de la construction à la gestion de logements, en passant par leur entretien, comprenant également toutes les fonctions supports qui accompagnent le développement des différentes activités.
Poste
Sous la responsabilité directe de la Responsable du Centre Technique, au sein du pool administratif et technique animé par l’Adjoint technique de la Responsable, vous avez pour mission principale d’assister la Responsable de service et de ses adjoints en prenant en charge les questions administratives de leurs activités, ainsi que la gestion de dossiers spécifiques qui vous seront confiés.
Vos missions s’organisent de la sorte :
1. Assistanat administratif :
- Assurer la préparation et le suivi des réunions, élaborer les comptes rendus, gérer les appels entrants et sortants, planifier l’organisation des rdvs et réunions en interne et en externe, assurer la gestion des courriers, la rédaction et la mise en forme de documents, la gestion du classement et de l’archivage numérique et papier, enregistrer les congés des personnels de terrain, effectuer les déclarations d’accidents du travail et de sinistre des véhicules.
- Saisie des heures et divers travaux administratifs
2. Construction et mise à jour des outils d’activité tel que : tableau planning, feuilles d’heures, feuilles des congés.
Et plus généralement : constitution et mise à jour des tableaux de bords et reporting divers, création et mise à jour des procédures internes liées à l’activité du Centre Technique.
3. Création et clôture de bon de travaux après validation des responsables.
4. Traiter certains dossiers en toute autonomie, par délégation.
5. Gestion administrative du Catalogue des services
1. Remplacement de ses collègues du pool administratif et technique du Centre Technique (gestion du magasin, gestion de la planification, gestion des bons de commandes et des factures, etc.).
Profil
Connaissances :
- Formation type BTS Assistant(e) de manager, ou expérience significative dans le domaine de l’assistanat et sur un poste similaire,
- Une expérience dans le monde du BTP est souhaitée,
- Très bonne maîtrise des suites bureautiques, des nouvelles technologies, d’Internet et des réseaux sociaux, et connaissance des applications d’Office 365,
- La connaissance PIH4 serait un plus.
Expériences :
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode, gestion des priorités,
- Capacités rédactionnelles et de synthèse, maitrise de l’orthographe,
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes des personnes,
- Savoir rendre compte et alerter, identifier les informations communicables ou confidentielles.
Savoir-être :
- Discrétion, diplomatie, sens de la confidentialité,
- Disponible et à l'écoute, votre polyvalence et votre aisance relationnelle seront indispensables à la réussite de votre mission,
- Capacité d’adaptation, d’anticipation et de réactivité,
- Sens du service client, sens de l’écoute,
- Dynamique, bonne capacité de distanciation.
