La personne recrutée sera positionnée, à titre principal, sur les départements « Recherche Clinique » et « Recherche en Santé Publique, Sciences de l’Homme et de la Société ». En complément, elle accompagnera tout autre département ayant besoin d’un appui, sous la direction de la responsable du pôle Achats et Logistique.
- Gérer l’ensemble des commandes (fournitures de bureau, honoraires, gratifications, déjeuners…) sur le logiciel de gestion SIFAC
- Logistique des comités scientifiques sectoriels – CSS 13 et 14 et du CSS ReCH-MIE et suivi sur Apogée
- Participer au suivi administratif et financier des Comités Scientifiques Sectoriels
- Assurer la gestion des déplacements professionnels des agents et des membres du Comité Scientifique Sectoriel (inscriptions congrès, réservations/commandes transport et hôtel, ordres de mission, demandes de remboursement, certificats administratifs, attestations sur l’honneur…)
- Elaborer et mettre à jour les tableaux de suivi financier des appels d’offres
- Préparer les demandes budgétaires du service, participer à la clôture du budget sur SIFAC
- Etablir à partir du logiciel SIFAC des tableaux de suivi budgétaire
- Filtrer les appels si besoin et retransmettre les informations
- Gérer l’accueil physique des invités, des nouveaux arrivants
- Gérer le courrier (arrivée/départ), enregistrer le courrier de l’agence, archiver et classer
- Organiser et préparer les réunions (convocations, réservation de salles, mise en route de la visioconférence, diffusion de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la tenue de la réunion, créer et mettre à jour la feuille d’émargement, préparation et rangement des salles …)
- Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées, groupes de travail et comités scientifiques sectoriels selon les besoins des départements
- Envoi de mailings sur base Augure (mise à jour de la base de données)
- Tenir l’agenda et anticiper la préparation des documents pour les réunions et déplacements
- S’inscrire et adhérer dans une dynamique collective « agence » de l’activité assistanat
- Transmettre les informations pratiques sur la gestion administrative et financière à l’ensemble du personnel du Département
- Participer aux réunions de la vie de l’agence et des groupes de travail
