Nous recherchons un(e) secrétaire médico-administratif(ve) et commercial(e), en 39h, disponible, expérimenté(e) et immédiatement opérationnel(le), pour rejoindre un centre médical haut de gamme spécialisé en médecine esthétique et traitements lasers.
Vous intégrerez un environnement moderne, exigeant et raffiné, aux côtés de médecins reconnus, disposant d’une forte expérience et d’une patientèle fidèle.
Ce poste requiert une réelle polyvalence, un excellent sens du service, une présentation irréprochable et une capacité à gérer avec rigueur à la fois l’accueil patient, l’organisation administrative, le suivi commercial et le bon fonctionnement quotidien du centre.
Une expérience dans le secteur de la médecine esthétique, de l’esthétique médicale ou du luxe serait un véritable atout.
Vos missions principales
Accueil et relation patients
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients avec professionnalisme, discrétion et bienveillance.
- Renseigner les patients sur les horaires, les disponibilités, les prestations, les modalités de rendez-vous et le déroulement des consultations ou actes.
- Garantir un parcours patient fluide, qualitatif et conforme aux standards du centre.
- Veiller au respect de la confidentialité, de la déontologie médicale et des obligations administratives.
Gestion des rendez-vous et optimisation du planning
- Gérer les agendas des médecins et optimiser le planning des consultations et traitements.
- Organiser les rendez-vous, confirmations, reports et annulations.
- Gérer les listes d’attente et proposer des créneaux adaptés afin d’optimiser le taux de remplissage.
- Anticiper les temps nécessaires selon les actes pratiqués et les contraintes médicales.
Gestion administrative médicale
- Créer, mettre à jour et classer les dossiers patients.
- Recueillir, transmettre et suivre les documents obligatoires : consentements, devis, fiches d’information, documents médicaux et administratifs.
- Traiter les mails entrants et assurer les réponses ou transmissions nécessaires.
- Rédiger, envoyer et classer les courriers.
- Transmettre les informations administratives utiles aux médecins et à l’équipe.
Suivi commercial et accompagnement patient
- Assurer le suivi des demandes de renseignements patients.
- Présenter les informations pratiques relatives aux prestations proposées, dans le respect du cadre médical.
- Suivre les devis transmis, relancer les patients lorsque nécessaire et accompagner la prise de décision.
- Contribuer à la qualité de l’expérience patient et à la fidélisation de la patientèle.
Facturation, encaissement et gestion quotidienne
- Éditer les factures relatives aux actes médicaux et non médicaux.
- Encaisser les règlements patients.
- Gérer les dispositifs de tiers-payant le cas échéant, en lien avec les organismes concernés.
- Assurer le suivi journalier des encaissements et des règlements.
- Participer à la bonne tenue administrative et financière du centre.
Organisation et fonctionnement du centre
- Assurer l’ouverture et la fermeture du centre.
- Veiller à la bonne tenue des espaces d’accueil, de consultation et des zones patients.
- Suivre les stocks de fournitures, consommables et matériels médicaux.
- Anticiper les besoins de réassort et alerter en cas de rupture ou de difficulté.
- Participer à la mise à jour des procédures internes.
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions lorsque nécessaire.
- Participer, en appui de l’équipe, au suivi des réseaux sociaux et à la visibilité du centre.
- Plus largement, contribuer à toute mission utile au bon fonctionnement et au développement du centre.
Profil recherché
- Expérience minimum de 2 ans en secrétariat médical.
- Excellente présentation, aisance relationnelle et sens naturel de l’accueil.
- Très bonne expression orale et écrite.
- Rigueur, organisation et sens des responsabilités.
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant.
- Polyvalence, proactivité et implication.
- Esprit d’équipe, discrétion et respect strict de la confidentialité.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et du Pack Office.
- Maîtrise de Doctolib et/ou eDocteur appréciée.
- Une connaissance de la médecine esthétique, des traitements lasers ou de l’univers esthétique serait un plus.
Qualités attendues
Nous recherchons une personne fiable, autonome, élégante dans sa posture, à l’aise avec une patientèle exigeante, capable d’incarner l’image du centre et de contribuer activement à son organisation quotidienne.
Ce poste s’adresse à un profil de confiance, précis, impliqué, ayant le goût du service haut de gamme et le sens du détail.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 2 000,00€ à 2 200,00€ par mois
Exigences linguistiques flexibles :
Question(s) de présélection:
- disponible immédiatement ?
- Etes vous certifié(e)/diplômé(e) Secrétaire?
Expérience:
- cabinet médical: 2 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
