Rejoindre Grand Paris Seine Ouest (GPSO), c'est intégrer une collectivité dynamique, innovante et agile pour participer à la mise en œuvre de projets majeurs et contribuer ainsi à l'ambition de faire de GPSO un territoire toujours plus agréable à vivre ensemble.
Créé en 2010, GPSO est un Etablissement Public Territorial regroupant 8 villes de l'ouest parisien et totalisant plus de 320.000 habitants : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les-Moulineaux, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d'Avray.
Mille femmes et hommes contribuent chaque jour à la réussite des projets de GPSO, structure intercommunale intégrée et dynamique.
La Direction territoriale Ouest et son service administratif et financier :
La Direction territoriale Ouest, l’une des directions de proximité de la Direction générale des services techniques, intervient plus particulièrement sur les communes de Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres et Ville-d’Avray.
Le service administratif et financier assure un rôle de soutien auprès de l’ensemble des services et de la direction. Il contribue à la circulation fluide de l’information, tant en interne au sein de la direction qu’avec les autres services de GPSO et les villes du territoire.
Missions de notre futur adjoint au chef de service administratif et financier :
L’adjoint au chef de service a pour mission d’assister la cheffe de service dans la gestion des dossiers administratifs et réglementaires.
Il assure également la continuité du service en prenant le relais sur les missions de la cheffe de service en cas d’absence ou d’indisponibilité.
Missions propres au poste d’adjoint au chef de service administratif et financier :
1. Gestion administrative courante de la DTO
- Assurer le suivi des sinistres : information, transmission des dossiers, collecte des pièces complémentaires (devis, photographies, etc.) et lien avec le service juridique de GPSO ;
- Être l’interlocuteur de référence en matière d’urbanisme, notamment pour le dépôt des permis de construire, des déclarations préalables et des différentes autorisations d’urbanisme sur le territoire de la DTO ;
- Assurer le suivi des conventions en tant que référent en droit public ;
- Suivre les dossiers administratifs, piloter les flux, relire les courriers et contribuer à la mise en place des procédures, en lien avec le réseau administratif et en binôme avec la cheffe de service administratif et financier.
2. Information et communication
- Organiser les réunions de proximité avec les équipes de la DTO ;
- Élaborer les ordres du jour des réunions de proximité en lien avec les services et les villes concernées (environ 25 réunions par an) ;
- Préparer les supports de présentation des séances (PowerPoint) en assurant la collecte des informations nécessaires : devis, photographies, liens, etc. ;
- Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs concernés, par ville.
Missions exercées en l’absence de la cheffe de service administratif et financier :
3. Référent finances de la DTO
- Assurer le lien entre la DTO et la Direction administrative des services techniques ;
- Apporter un appui aux chefs de service sur les questions financières ;
- Rédiger les notes explicatives ;
- Assurer le suivi et la gestion des fluides (eau et énergie) pour l’ensemble de la DTO.
4. Référent ressources humaines de la DTO
- Assurer le lien entre les agents et la Direction des ressources humaines sur les sujets liés aux absences, à la carrière et à la paie (recrutement, arrêtés, stage, nomination, etc.), ainsi qu’au CET, aux médailles et à l’évolution des processus RH ;
- Apporter des réponses de premier niveau aux agents ;
- Suivre les visites médicales et les aménagements préconisés, ainsi que la transmission des convocations en lien avec le service Prévention ;
- Assurer le suivi des accidents de travail et de trajet en lien avec le service Prévention ;
- Recenser les besoins de formation et suivre les plannings des agents en lien avec le service Formation ;
- Gérer les déclarations mensuelles d’heures supplémentaires et d’astreintes.
Profil de notre futur adjoint au chef de service administratif et financier :
Vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins cinq ans dans le domaine administratif, idéalement acquise au sein d’une collectivité territoriale ou d’un environnement public.
Vous disposez de connaissances en urbanisme ainsi qu’en droit public, vous permettant d’appréhender les dossiers relevant du périmètre du poste.
Reconnu pour vos qualités rédactionnelles, votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous savez gérer des sujets variés avec méthode, fiabilité et réactivité. Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment la suite Office, et êtes à l’aise dans le suivi administratif et la coordination de dossiers.
Doté d’un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe tout en sachant faire preuve d’autonomie. Votre sens du service public, votre capacité à travailler en transversalité, ainsi que votre aptitude à analyser les situations et à hiérarchiser les priorités, seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Filière : Administrative
Grade : Rédacteur territorial, Adjoint administratif territorial
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
Lieu du poste : En présentiel
