Description de l'établissement :
Le Centre hospitalier de Versailles est un établissement de santé public, support du GHT (groupement hospitalier de territoire) Yvelines Sud.
Les équipes du CHV, plus de 3000 professionnels, se répartissent sur le territoire des Yvelines Sud : l'hôpital André Mignot au Chesnay-Rocquencourt, le site Richaud et la Maison Despagne à Versailles, les centres d'action médico-sociale précoce (CAMSP) à Versailles et à Trappes, les centres de soins, d'accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA) à Rambouillet, à Trappes et à Versailles.
Le CHV offre des soins de qualité centrés sur les parcours patients : personnes âgées, psychiatrie et santé mentale (enfant/adolescent et adulte) ou encore rééducation. Siège du SAMU 78, le CHV dispose également d'un service d'accueil des urgences adultes et enfants, d'une unité médico-judiciaire, d'un EHPAD et d'une maternité entièrement rénovée en 2017. Pluridisciplinaire, il couvre l'ensemble des activités de chirurgie, médecine et obstétrique : de la cardiologie à l'orthopédie, en passant par la chirurgie digestive et l'ophtalmologie. A cela s'ajoutent la présence d'une coordination hospitalière de prélèvement et de tissus (CHPOT), d'un Accueil Jeunes pour la Vie affective et l'éducation à la sexualité, de centres de prévention et de dépistage des maladies sexuellement transmissibles, d'un centre de ressources et de compétences pour la mucoviscidose (CRCM régional), d'un centre de diagnostic et d'évaluation de l'autisme, de centres experts Schizophrénie et Maladie bipolaire, d'une consultation labellisée "Mémoire", d'un centre d'évaluation et de traitement de la douleur, etc.
Au coeur de l'innovation, le CHV dispose d'un plateau technique de pointe et d'une activité de recherche en constante augmentation. Enfin, l'enseignement et la formation sont formalisés par des liens étroits avec l'Université de Saint-Quentin-en-Yvelines Université Paris-Saclay et un IFSI (institut de formation en soins infirmiers).
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Description de la mission :
Plusieurs missions sont réalisées au magasin central :
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Les déménagements
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La réception d’équipement, de matériel et de colis
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La gestion des commandes (préparation de commandes, vérification des stocks et inventaires)
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La gestion administrative du magasin (lien fournisseurs, suivi des livraisons/litiges, des stocks dans la GEF)
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Le vaguemestre (gestion du courrier externe/interne)
Sur ces missions, les horaires sont variables, du lundi au vendredi (8h – 16h ou 8h30 – 16h30 et 9h-17h pour la partie administrative)
Principales missions assurées par la cellule économique :
La cellule économique est en charge de trois des étapes de la dépense de fonctionnement en comptabilité publique : engagement, livraison des produits et obtention de la certification du service fait, liquidation des factures. Elle a pour objectif d’optimiser le cycle de la dépense, en veillant tant au respect des règles relatives aux achats publics qu’à la pertinence de la dépense. Elle recherche et codifie les produits en réactualisant les changements de marchés en cours d’année.
Le gestionnaire administratif est rattaché fonctionnellement à la cellule économique du Centre Hospitalier (CH) de Versailles. Ce service est constitué d’un responsable, d’un adjoint au responsable et d’une équipe d’agents administratifs (plus de 10 postes).
Pour le magasin central – 70% de son temps de travail :
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Émission des bons de commande sur les consommables du magasin (environ 400 références), avec contrôle visuel et si besoin comptage directement en magasin
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Suivi des commandes
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Contrôle de la conformité des services / prestations, dans son domaine d'activité. Assurer le suivi des délais de livraison et gérer les situations de rupture ou d’urgence : relance fournisseurs, saisie des entrées dans l’outil de gestion (aujourd’hui la GEF), création/mise à jour d’un bilan hebdomadaire de l’approvisionnement (livraisons complètes, retardées, incomplètes, ruptures, ...)
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Suivi et traitement des litiges fournisseurs (délais/retard de livraisons, qualité des produits, conformité des livraisons, livraisons partielles)
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Suivi complet des (presque-) ruptures et mise en place de solution de dépannage le cas échéant (entre sites du GHT, avec des sites d’autres GHT ou auprès des fournisseurs), avec contrôle visuel et si besoin comptage directement en magasin
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Suivi des stocks dans la GEF, avec contrôle visuel et si besoin comptage directement en magasin
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Paramétrage de l’outil de gestion économique et financière
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Saisie des informations nécessaires lors des modifications des marchés, en lien avec l’acheteur
Sur ces missions au magasin, le temps consacré sera de 3.5 jours par semaine, du lundi au vendredi :
Pour la cellule économique – 30% de son temps de travail :
Le gestionnaire administratif en charge des approvisionnements assure la gestion administrative et réglementaire des commandes nécessaires au bon fonctionnement du magasin central.
Il contribue à la sécurisation des approvisionnements, à la maîtrise des dépenses et au respect du cadre réglementaire des achats publics, en coordination étroite avec les acteurs internes et externes.
Les principales missions spécifiques au centre de gestion WILS (magasin central) sont les suivantes :
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Analyser, évaluer la pertinence et traiter les bons de commande afin de participer à la maîtrise des dépenses et au suivi des consommations,
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Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité,
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Liquider les factures relatives au magasin central dans le système d’information hospitalier au fil de l’eau et dans le respect de la bonne imputation comptable :
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Vérification des quantités, prix et conformité des produits.
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Liquidation pour mandatement aux fournisseurs.
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Relations avec les fournisseurs (téléphone et courrier).
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Classement et archivage.
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Contrôler la conformité des données / documents relatifs à son domaine d’activité (marchés en vigueur, nomenclature référentiels internes, mise à jour des fiches produits)
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Élaborer et exploiter des tableaux de bord spécifiques à son domaine d'activité,
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Organiser et mettre en place les procédures spécifiques à son domaine d’activité,
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Savoir alerter la hiérarchie sur les dysfonctionnements liés aux process et aux dépassements budgétaires.
Sur les missions liées à la cellule économique, le temps consacré sera de 1.5 jours par semaine, du lundi au vendredi, organisé en 3 demi-journées.
Missions ponctuelles
L’agent administratif peut être amené à apporter son aide sur une autre mission du même service ou sur un autre service des périmètres logistique et cellule économique sur le CHV, de façon ponctuelle, limitée dans le temps et sur une courte durée. De même, dans des cas exceptionnels, il peut être sollicité pour apporter son support sur un site de la direction commune.
Dans les cas énumérés ci-dessus, la charge de travail de l’agent est adaptée sur toute la durée.
Profil recherché :
Qualifications
- Connaissance du fonctionnement administratif d’un établissement public de santé
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Connaissances comptables d’un établissement public de santé et des grands principes de la règlementation de la commande publique
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Connaissance d’un outil de gestion économique et financière
- Maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office et de la messagerie électronique Microsoft Outlook.
Compétences
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Capacité à analyser un besoin et proposer une réponse adaptée et optimisée
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Savoir gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et méthode
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Appliquer les règles de qualité, de sureté et de sécurité dans le magasin dans le respect des procédures
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Adapter le traitement des commandes aux enjeux médico‑économiques
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Proposer des axes d’amélioration des circuits d’approvisionnement internes
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Travailler de façon prudente et réfléchie, en respectant les règles relatives à sa mission
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Assurer la transmission d’informations fiables à la hiérarchie et jouer un rôle d’alerte en cas de dysfonctionnement
- Avoir les capacités physiques nécessaires relatives entre autres au port de charge (cf. Contraintes du poste)
Qualités
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Travail en équipe (avec les agents du magasin et de la cellule économique en particulier)
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Qualités relationnelles et communication efficace avec des interlocuteurs variés
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Rigueur et motivation
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Sens de l'organisation et des priorités, adaptabilité
- Dynamisme et autonomie
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Respect de la hiérarchie et capacité à communiquer avec calme et mesure
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Ponctualité / discrétion / respect de la confidentialité
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Sens de l’efficience du service public hospitalier
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
Contrat à durée indéterminée
