Descriptif
Plusieurs missions sont réalisées au magasin central :Les déménagementsLa réception d'équipement, de matériel et de colisLa gestion des commandes (préparation de commandes, vérification des stocks et inventaires)La gestion administrative du magasin (lien fournisseurs, suivi des livraisons/litiges, des stocks dans la GEF)Le vaguemestre (gestion du courrier externe/interne)Sur ces missions, les horaires sont variables, du lundi au vendredi (8h 16h ou 8h30 16h30 et 9h-17h pour la partie administrative)Principales missions assurées par la cellule économique :La cellule économique est en charge de trois des étapes de la dépense de fonctionnement en comptabilité publique : engagement, livraison des produits et obtention de la certification du service fait, liquidation des factures. Elle a pour objectif d'optimiser le cycle de la dépense, en veillant tant au respect des règles relatives aux achats publics qu'à la pertinence de la dépense. Elle recherche et codifie les produits en réactualisant les changements de marchés en cours d'année.Le gestionnaire administratif est rattaché fonctionnellement à la cellule économique du Centre Hospitalier (CH) de Versailles. Ce service est constitué d'un responsable, d'un adjoint au responsable et d'une équipe d'agents administratifs (plus de 10 postes).
Pour le magasin central 70% de son temps de travail :Émission des bons de commande sur les consommables du magasin (environ 400 références), avec contrôle visuel et si besoin comptage directement en magasinSuivi des commandesContrôle de la conformité des services / prestations, dans son domaine d'activité. Assurer le suivi des délais de livraison et gérer les situations de rupture ou d'urgence : relance fournisseurs, saisie des entrées dans l'outil de gestion (aujourd'hui la GEF), création/mise à jour d'un bilan hebdomadaire de l'approvisionnement (livraisons complètes, retardées, incomplètes, ruptures, ...)Suivi et traitement des litiges fournisseurs (délais/retard de livraisons, qualité des produits, conformité des livraisons, livraisons partielles)Suivi complet des (presque-) ruptures et mise en place de solution de dépannage le cas échéant (entre sites du GHT, avec des sites d'autres GHT ou auprès des fournisseurs), avec contrôle visuel et si besoin comptage directement en magasinSuivi des stocks dans la GEF, avec contrôle visuel et si besoin comptage directement en magasinParamétrage de l'outil de gestion économique et financièreSaisie des informations nécessaires lors des modifications des marchés, en lien avec l'acheteurSur ces missions au magasin, le temps consacré sera de 3.5 jours par semaine, du lundi au vendredi :Pour la cellule économique 30% de son temps de travail :Le gestionnaire administratif en charge des approvisionnements assure la gestion administrative et réglementaire des commandes nécessaires au bon fonctionnement du magasin central.Il contribue à la sécurisation des approvisionnements, à la maîtrise des dépenses et au respect du cadre réglementaire des achats publics, en coordination étroite avec les acteurs internes et externes.Les principales missions spécifiques au centre de gestion WILS (magasin central) sont les suivantes :Analyser, évaluer la pertinence et traiter les bons de commande afin de participer à la maîtrise des dépenses et au suivi des consommations,Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité,Liquider les factures relatives au magasin central dans le système d'information hospitalier au fil de l'eau et dans le respect de la bonne imputation comptable :Vérification des quantités, prix et conformité des produits.Liquidation pour mandatement aux fournisseurs.Relations avec les fournisseurs (téléphone et courrier).Classement et archivage.Contrôler la conformité des données / documents relatifs à son domaine d'activité (marchés en vigueur, nomenclature référentiels internes, mise à jour des fiches produits)Élaborer et exploiter des tableaux de bord spécifiques à son domaine d'activité,Organiser et mettre en place les procédures spécifiques à son domaine d'activité,Savoir alerter la hiérarchie sur les dysfonctionnements liés aux process et aux dépassements budgétaires.Sur les missions liées à la cellule économique, le temps consacré sera de 1.5 jours par semaine, du lundi au vendredi, organisé en 3 demi-journées.Missions ponctuelles
L'agent administratif peut être amené à apporter son aide sur une autre mission du même service ou sur un autre service des périmètres logistique et cellule économique sur le CHV, de façon ponctuelle, limitée dans le temps et sur une courte durée. De même, dans des cas exceptionnels, il peut être sollicité pour apporter son support sur un site de la direction commune.Dans les cas énumérés ci-dessus, la charge de travail de l'agent est adaptée sur toute la durée.
