GCSMS "Maison de l'adolescence de l'Aube"
5 rue du gros raisin 10000 TROYES
[email protected] 03 25 71 88 20
https://www.maison-adolescence-aube.fr/
FICHE DE POSTE SECRÉTAIRE H/F
· Type de postes : CDD 18 mois, puis possibilité CDI.
CCN66
· Temps de travail : du lundi au vendredi avec travail ponctuel en soirée sur la base de 35h00 hebdomadaires
· Lieu d’affectation : MDA/PAEJ de Romilly-sur-Seine, avec déplacements ponctuel sur le nord du département (Réunions partenariales)
· Prise de poste : poste à pouvoir dès que possible.
CONTEXTE La Maison de l'adolescence de l'Aube a été créée en 2011 sous la forme d’un Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale (GCSMS) entre l'EPSM de l'Aube et l'Association de Prévention AJD. Son Administrateur est Madame Sibylle BERTAIL-FASSAERT. La Maison De l'adolescence de l'Aube est un lieu d'écoute, de prévention, d’information, d'évaluation, d'orientation, d'accompagnement bienveillant et d’éducation à la santé. Elle s’adresse à des adolescents et jeunes de 11 à 25 ans et œuvre dans un souci de complémentarité du soin et de l'accompagnement socio-éducatif. De ce fait, toutes les missions s'effectuent en binôme infirmier.ère/éducateur.trice. La Maison de l’adolescence de l’Aube s’inscrit dans le cahier des charges national des Maisons des adolescents (circulaire du Premier Ministre SG 5899 du 28 novembre 2016).
Dans une volonté d’« aller vers » et d’élargir son action sur le département, la Maison de l’adolescence ouvre en septembre une antenne MDA/PAEJ sur le territoire de la Communauté de Communes des portes de Romilly-sur-Seine, avec une MDA une partie de la semaine et des permanences régulières sur le nord du département.
VOS MISSIONS PRINCIPALES
1.Gestion administrative
Du dispositif :
· Accueil physique et téléphonique : réception, filtrage, orientation et transmission des messages
· Accueil téléphonique et prise de rdv pour toutes les permanences rurales du département,
· Gestion des courriers postaux et électroniques : envoi, tri, distribution, traitement
· Archivage et classement de documents
· Coorganisation et cogestion des plannings avec les professionnels de l’antenne (agenda partagé)
· Rédaction et saisie de documents : courriers, rapports, notes, comptes rendus
· Veille documentaire, en particulier supports de communication des partenaires
· Création et mise à jour régulière de l’annuaire partenaires
· Transmission d’informations interne et externe
· Concernant les salariés :
· Actualisation des informations personnelles et réglementaires
· Élaboration des notes de frais et transmission aux personnes concernées
2. Réunions des suivis enfants / adolescents
· Réception et diffusion interne des éléments de dossiers d’inclusion et de suivi des situations
· Création des dossiers papiers et informatiques des adolescents, suivi, mise à jour, classement et archivage
· Participation à l’organisation des réunions, en collaboration avec les professionnels et le directeur.
3. Participation à diverses réunions
· Réunions de fonctionnement d’équipe hebdomadaires : prise de notes, transmission d’informations
· Préparation et appui aux réunions d’administration, préparation des dossiers, réservation de salles, invitations, émargements, prise de notes, rédaction et envoi de comptes rendus
4. Rapport d’activité
· Création et gestion d’outils de suivi d’activité, tableaux de bord, suivi de réunions
5. Communication
· Création, mises à jour et transmission des supports de communication et de fonctionnement :
· Transmission aux partenaires d’informations sur des évènements spécifiques organisés par la MDA/PAEJ ou un partenaire
6. Animation territoriale
· Aide à l’organisation des actions d’animation territoriale.
7. Gestion du matériel
Gestion du fond de fournitures et matériel de bureau : commandes, gestion des stocks.
8. Gestion financière
Gestion de la caisse interne
Formation / diplôme
Expériences professionnelles
- Expérience professionnelle dans un emploi de secrétariat et accueil, une connaissance et expérience auprès du public adolescent serait appréciée.
Savoir-faire requis
- Maitrise de l’outil informatique Outlook, Word et Excel, et adaptation à des nouveaux logiciels,
- Capacité à analyser, évaluer et synthétiser la situation,
- Savoir se former, s’informer et maintenir un niveau de compétences adapté,
- Identification, analyse et priorisation des informations relevant de son domaine de compétence,
- Identification des informations communicables à autrui, en respectant le secret professionnel,
- Expression professionnelle auprès d’une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone,
- Capacité à agir en cas de situation agressive et conflictuelle.
Savoir-être requis
- Ponctualité et organisation,
- Disponibilité et réactivité,
- Sens des responsabilités et du travail en équipe,
- Conscience professionnelle et valeurs du service au public,
- Rigueur, autonomie et discrétion professionnelle,
- Qualité relationnelle, savoir s’adapter aux différents types d’interlocuteur,
- Capacité à évaluer et maîtriser ses propres affects dans la rencontre avec les adolescents et leurs parents : maturité, maîtrise de soi.
Moyens matériels : Locaux, véhicule de service, pc portables, téléphones mobiles Le permis B est indispensable.
Les trois accueillants (Secrétaire, Infirmier et Éducateur Spécialisé H/F) sont placé sous la responsabilité du Directeur de la MDA.
Les trois professionnels de l’antenne (éducateur, infirmier et secrétaire) ont des liens fonctionnels et professionnels complémentaires, sans lien de subornation.
Pour tout complément d’information, vous pouvez contacter :
Monsieur Yann VILLANNÉ Directeur de la MDA : 03 25 71 88 20. [email protected]
La MDA s'investit dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes, et tous nos métiers peuvent être exercés aussi bien par des femmes que par des hommes
Rémunération : 24 000,00€ à 30 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
