Byblos Human Security, filiale du groupe Byblos met son expertise au service de la sécurité privée. Attentive aux évolutions de la société et aux besoins du marché, Byblos Human Security propose des prestations complètes et adaptées à chaque client : accueil et contrôle d'accès, surveillance générale, sécurité technique et incendie, protection, secours et assistance aux personnes, prévention de risques spécifiques chimiques, sécurité mobile, filtration, palpation, information et orientation, télésurveillance ...
Vous ne rejoignez pas l’entreprise pour occuper un poste de secrétariat classique.
En lien avec les équipes opérationnelles et les différents services de l’entreprise, vous intervenez sur des missions administratives variées, directement liées au fonctionnement quotidien de l’activité.
Vous participez notamment au traitement des demandes, à la préparation des dossiers, à la planification de certaines prestations, au suivi logistique et à l’organisation d’opérations événementielles.
Votre aisance avec les outils bureautiques, les solutions digitales et les outils d’intelligence artificielle vous permet de gagner en efficacité, de structurer les informations et de proposer de nouvelles méthodes de travail.
Missions principales
Gestion administrative
Traiter, organiser et orienter les courriels reçus ;
Assurer le suivi des demandes administratives courantes ;
Préparer, compléter et classer les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’activité ;
Créer les dossiers des salariés dans les logiciels de référence de l’entreprise ;
Vérifier la complétude des informations et transmettre les dossiers aux services concernés, notamment au service des ressources humaines ;
Mettre à jour les fichiers, tableaux de suivi et bases de données internes ;
Garantir la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité des informations traitées.
Assistance à la planification et à la coordination
Apporter un soutien à la planification de certaines prestations sur sites clients ;
Participer à l’organisation des besoins humains et matériels ;
Aider les équipes à gérer les ajustements et les urgences rencontrées au quotidien ;
Mettre à jour les plannings et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés ;
Contribuer à la coordination entre les équipes administratives et opérationnelles.
Assistance logistique
Participer à l’organisation des déplacements et à la location de véhicules ;
Préparer et mettre à jour les listings nécessaires à l’activité ;
Recueillir, organiser et consolider différentes informations, notamment les tailles d’équipements des agents ;
Assurer le suivi administratif des besoins logistiques ;
Utiliser les logiciels internes de référence pour enregistrer et suivre les demandes.
Assistance à l’organisation événementielle
Participer à la préparation administrative de différents événements ;
Préparer et suivre les demandes d’accréditation ;
Constituer et actualiser les listes de participants ou d’intervenants ;
Préparer les fichiers de pointage et les documents nécessaires au déroulement des opérations ;
Apporter un soutien à la planification des équipes mobilisées ;
Participer au suivi des actions avant, pendant et après les événements ;
Contribuer à la bonne circulation des informations entre les différents intervenants.
Les missions événementielles pourront notamment concerner des environnements sportifs ou des événements accueillant du public.
Outils digitaux et amélioration des méthodes
Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi sur Excel ;
Rédiger et mettre en forme des documents sur Word ;
Préparer des présentations sur PowerPoint ;
Créer, lorsque cela est nécessaire, des supports visuels avec Canva ;
Utiliser les outils d’intelligence artificielle pour faciliter la rédaction, la synthèse et la structuration de documents ;
Participer à la rédaction de comptes rendus ;
Proposer des améliorations permettant de simplifier ou de digitaliser certaines tâches administratives ;
Contribuer à la mise en place de méthodes de travail claires, fiables et partagées.
Missions complémentaires
Selon les besoins de l’activité, vous pourrez ponctuellement participer à la mise à jour ou au classement de documents liés à la qualité, à la sécurité ou à l’environnement.
Ces missions complémentaires ne constituent pas le cœur du poste.
Vous préparez une formation en alternance dans le domaine de l’assistanat, de la gestion administrative, de la gestion d’organisations, de la coordination ou de l’événementiel.
Vous souhaitez acquérir une expérience polyvalente et ne pas vous limiter à des missions administratives classiques.
Vous appréciez les environnements dynamiques, dans lesquels il est nécessaire de gérer plusieurs sujets, de s’adapter aux priorités et de collaborer avec des interlocuteurs variés.
Vous êtes reconnu ou reconnue pour :
Votre sens de l’organisation et de la méthode ; Votre rigueur et votre fiabilité ; Votre réactivité face aux imprévus ; Votre capacité à gérer plusieurs demandes simultanément ; Votre aisance relationnelle et rédactionnelle ; Votre esprit d’équipe ; Votre curiosité et votre envie d’apprendre ; Votre capacité à prendre des initiatives dans le respect des consignes ; Votre discrétion et votre respect de la confidentialité.
Une appétence pour la coordination opérationnelle ou l’événementiel, notamment sportif, sera appréciée.
Compétences informatiques et digitales
Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et savez utiliser :
Microsoft Excel ; Microsoft Word ; Microsoft PowerPoint ; La messagerie électronique ; Les outils collaboratifs et les logiciels de gestion courants.
La maîtrise de Canva est appréciée.
Vous êtes également à l’aise avec les outils d’intelligence artificielle ou souhaitez apprendre à les utiliser dans un cadre professionnel, notamment pour :
Structurer des informations ; Préparer des comptes rendus ; Synthétiser des contenus ; Améliorer la présentation de documents ;
Gagner en efficacité dans les tâches administratives.
L’utilisation de ces outils devra toujours respecter les règles internes de confidentialité et de protection des données.
Diplômes, habilitations et certifications
Vous préparez un Master de niveau Bac +5 dans le domaine de la gestion, du management des organisations, de la coordination de projets, de l’administration des entreprises ou de l’événementiel ;
Une première expérience en environnement administratif, opérationnel ou événementiel serait appréciée ;
Aucune habilitation spécifique n’est requise.
