Intitulé du poste
Secrétaire de Direction – Assistante Administrative et Appels d'Offres (QSE)
Rattachement hiérarchique
Direction Générale / Direction Administrative
Mission principale
Assurer l'assistance administrative de la Direction, la gestion et le suivi des dossiers administratifs, la préparation des dossiers de réponse aux appels d'offres, ainsi que le suivi documentaire des systèmes Qualité, Sécurité et Environnement (QSE).
Activités principalesAssistance de Direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer les agendas, rendez-vous et déplacements.
- Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.
- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.
- Rédiger les courriers, notes et documents administratifs.
- Classer et archiver les documents.
Gestion des appels d'offres
- Assurer la veille des appels d'offres publics et privés.
- Télécharger les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE).
- Constituer les dossiers administratifs.
- Préparer les pièces administratives :
- DC1, DC2 (ou documents équivalents),
- attestations fiscales et sociales,
- assurances,
- Kbis,
- références,
- certificats de qualification.
- Coordonner les contributions des différents services.
- Vérifier la conformité des dossiers avant dépôt.
- Déposer les offres sur les plateformes dématérialisées.
- Assurer le suivi des résultats et la mise à jour des tableaux de bord.
Gestion administrative
- Suivre les contrats et les documents administratifs.
- Mettre à jour les bases de données.
- Préparer les dossiers administratifs de l'entreprise.
- Assurer le suivi des échéances administratives.
- Gérer les fournitures et les commandes administratives.
Suivi Qualité – Sécurité – Environnement (QSE)
- Participer au suivi documentaire du système QSE.
- Mettre à jour les procédures, modes opératoires et formulaires.
- Assurer le suivi des indicateurs QSE.
- Participer à la préparation des audits internes et externes.
- Assurer le suivi des plans d'actions.
- Participer à la sensibilisation du personnel aux exigences QSE.
- Veiller à la conformité documentaire selon les référentiels applicables (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou autres).
Compétences requisesCompétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Bonne connaissance des plateformes de marchés publics.
- Connaissance des procédures d'appels d'offres.
- Bonne capacité rédactionnelle.
- Maîtrise du classement et de l'archivage documentaire.
- Connaissances des normes Qualité, Sécurité et Environnement appréciées.
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation.
- Rigueur et méthode.
- Discrétion et confidentialité.
- Esprit d'analyse.
- Réactivité.
- Autonomie.
- Bon relationnel.
- Capacité à gérer les priorités.
- Esprit d'équipe.
Profil recherchéFormation
- Bac +2 à Bac +3 en Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Administration des Entreprises ou équivalent.
Expérience
- Minimum 2 à 5 ans sur un poste similaire.
- Une expérience en gestion des appels d'offres et en environnement QSE constitue un atout.
Outils utilisés
- Pack Microsoft Office.
- Plateformes de dématérialisation des marchés publics.
- Logiciels de gestion documentaire.
- Outils de suivi QSE.
Objectifs du poste
- Garantir la qualité et la conformité des dossiers administratifs.
- Respecter les délais de remise des appels d'offres.
- Assurer un suivi documentaire fiable et conforme aux exigences réglementaires et normatives.
- Contribuer à l'amélioration continue du système de management QSE.
Rémunération : 1 400,00€ à 1 600,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
