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Assitant.e de direction
Les sales gosses —Saint-Denis (RE)
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il y a 8 jours
Ref 515 - Assistant(e) de Direction
BEFORMA —Saint-Denis (RE)
- Temps plein
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- Bureautique
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REF 520 - Assistant(e) de direction
BEFORMA —Saint-Denis (RE)
- Temps plein
- Niveau Bac
- En présentiel
- Niveau Bac +2
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il y a 13 jours
Assistant(e )de Direction en alternance
SOOKS —Saint-Paul (RE)
- À partir de 12,31 € de l’heure
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REF 532 - Assistant(e) de direction en alternance
BEFORMA —Saint-Paul (RE)
- Temps plein
- Master
- En présentiel
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BEFORMA —Saint-Denis (RE)
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Assitant.e de direction

Les sales gosses
Saint-Denis (RE)

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Détails de l'emploi

CDI | Temps plein
Il y a 8 jours

Avantages

Évènements d'équipe

Qualifications

Google Docs
Compétences rédactionnelles
Niveau Licence
Sens de l'organisation
Bureautique
Niveau Bac +2

Description complète du poste

Résumé du poste

'L'Assistant.e de Direction est en appui direct de la Directrice Générale et des co-fondateurs. Il ou elle sécurise la gestion des agendas, des dossiers et des échéances de direction, et constitue le point de contact fiable entre la direction et le reste de l'agence.

Poste de confiance qui suppose discrétion, fiabilité et rigueur. Son titulaire est exposé à des informations confidentielles (stratégiques, RH, financières).

Missions

Assistanat de direction

Gestion des agendas de la directrice générale et des co-fondateurs : prise de rendez-vous, arbitrages de priorités, préparation des réunions (logistique, supports, ordre du jour).
Tri et priorisation des emails, appels et demandes entrantes avec qualification avant transmission à la direction.
Rédaction et mise en forme de documents à la demande de la direction : courriers, comptes-rendus, notes internes, présentations simples.
Suivi des relances et échéances de la direction : alertes proactives sur les dossiers en attente et les délais à respecter.
Organisation des déplacements professionnels : réservations transport et hébergement, organisation des missions.

Support administratif

Interface avec le cabinet comptable externe : transmission des documents et pièces nécessaires, suivi des demandes.
Pré-comptabilité et suivi financier opérationnel : contrôle des factures fournisseurs/clients, rapprochement bancaire, signalement des écarts au cabinet et à la DG, suivi du calendrier de clôture, tableau de trésorerie simple à la demande de la DG, préparation du dossier de clôture annuelle.
Archivage numérique des documents administratifs (contrats, factures, documents RH).
Suivi des abonnements et licences logicielles : inventaire, dates de renouvellement, alertes à la direction.
Gestion du courrier entrant et sortant : réception quotidienne, tri, distribution, affranchissement.
Gestion des fournitures et consommables : anticipation des besoins, commandes, réception et rangement. Aucune rupture de stock acceptable.
Courses et approvisionnements agence : café, boissons, produits d'entretien, matériels divers, papeteries. Les commandes sont passées de façon autonome, sans attendre une instruction.
Gestion des prestataires récurrents : nettoyage, maintenance, fournisseurs logistiques. Suivi des contrats et renouvellements.

Support Ressources Humaines

Réception, tri et suivi des candidatures : tableau de bord tenu à jour, transmis chaque semaine à la directrice générale.
Gestion administrative des recrutements : convocations, organisation des entretiens, coordination des agendas.
Onboarding des nouveaux collaborateurs : préparation du poste de travail, accès, planning de la première semaine. La checklist d'onboarding est opérationnelle J-7 avant l'arrivée.
Suivi des absences et congés : collecte, vérification, transmission au gestionnaire de paie.
Préparation des documents administratifs RH courants (avenants, attestations, documents de sortie), à la demande de la direction et selon les modèles validés.
Suivi des visites médicales obligatoires.
Suivi des formations : liste des besoins exprimés, calendrier des formations planifiées, suivi des démarches de formations.

Vie agence

Incentive de fin d'année : participation à l’organisation de l'événement annuel de l'agence.
Journées agence ouvertes (JAO) : participation à l’organisation des journées agences ouvertes.
Trophées : participation à l’organisation de la réponse aux candidatures de Trophées.
Anniversaires collaborateurs : gestion complète (alerte proactive, organisation de l'attention collective, communication en interne).
Arrivées et départs : organisation complète du peti-déjeuner d’accueil pour chaque nouvel entrant, pot de départ pour chaque sortant ; gestion de la communication interne. La DG est mise au courant d’une entrée ou sortie à J-7 et de l’organisation prévue.
Événements festifs du calendrier : participation à l’organisation d’événements interne type Noël, galette des rois, etc.
Teambuilding : participation à l’organisation des activités collectives décidées en direction.
Communication interne de la vie agence : diffusion des informations pratiques, des actualités internes, des rappels d'événements.

Profil recherché

Formation Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion PME ou équivalent.
Expérience de 2 à 4 ans sur un poste similaire, idéalement en agence ou dans un environnement exigeant et réactif.
Maîtrise des outils bureautiques : Suite Google (Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar, Gmail), Excel.
Capacité rédactionnelle : orthographe irréprochable, rédaction claire et structurée.
Sens de l'organisation et gestion des priorités, capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
Discrétion absolue et sens de la confidentialité : non négociables sur ce poste.
Autonomie, proactivité et fiabilité : les sujets confiés sont traités et livrés sans relance.

Lieu du poste : En présentiel

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