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Assistant(e) administratif et d’accueil (H/F)
Institut Catholique de Paris —Rouen (76)
- De 24 000 € à 25 000 € par an
- Temps plein
- Microsoft Office
- Niveau Licence
- Sens de l'organisation
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Assistant Location H/F
Square Habitat —Rouen (76)
- 24 800 € par an
Conseiller immobilier transaction H/F
Elvia Immo —Darnétal (76)
- Master
- Niveau Licence
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Rouen (76)

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Détails de l'emploi

CDI | Temps plein
De 24 000 € à 25 000 € par an

Qualifications

Microsoft Office
Niveau Licence
Sens de l'organisation
Bureautique

Description complète du poste

Premier point de contact du campus de Rouen, ce poste joue un rôle central dans l'accueil des publics, la continuité du service quotidien et l'appui administratif à la direction et aux services du campus. Le titulaire assure l'accueil physique, téléphonique et numérique, tout en assurant un secrétariat de direction et le suivi comptable du campus, sous la responsabilité de la Directrice adjointe.

Plus spécifiquement, vous avez pour principales missions :

Accueillir, renseigner et orienter visiteurs, fournisseurs, livreurs, enseignants et étudiants

Recevoir et traiter les demandes d'information en présentiel, par téléphone ou par email (gestion de la boîte mail générique du campus)
Contrôler l'accès à l'établissement après le premier filtrage de l'agent de sécurité
Fournir des informations de premier niveau et orienter vers les interlocuteurs appropriés
Informer les usagers sur la circulation dans le campus et l'occupation des salles
Gérer les appels d'urgence selon le protocole en vigueur

Animation de l'espace d'accueil

Animer et organiser l'espace d'accueil
Gérer le stock de documentation et assurer un achalandage permanent des présentoirs
Assurer la vente des objets promotionnels et le suivi du stock
Gérer la caisse et assurer la traçabilité des ventes

Secrétariat de direction et appui administratif

Gérer l'agenda des visites et rendez-vous du campus
Effectuer les réservations nécessaires (taxis, voyages, hôtels) sur demande de la direction
Traitement et vérification des notes de frais des enseignants pour validation par la direction
Préparer et mettre en forme les documents administratifs
Assurer un appui administratif ponctuel aux autres services du campus (communication, vie du campus) selon les besoins et les périodes clés

Gestion des fournitures et logistique courante

Gérer et assurer la traçabilité du courrier, des colis et coursiers (arrivée et départ)
Gérer les objets trouvés conformément à la réglementation interne
Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau en lien avec le chargé de services généraux
Gérer le prêt de matériel informatique et de fournitures
Gérer les distributeurs et suivre les réclamations

Suivi administratif comptable du campus

Assurer le suivi quotidien des encaissements caisse et TPE de l’accueil
Tenir à jour les tableaux de suivi des recettes du campus en lien avec le service comptabilité de l’ICP
Réceptionner les devis et factures, en assurer le suivi administratif et faire le lien avec le service comptable
Tenir à jour et archiver l'ensemble des documents comptables du campus
Signaler toute anomalie ou écart constaté à la direction

Gestion administrative de la location des salles

Réceptionner les demandes de location de salles émanant d'entreprises ou d'associations extérieures
Assurer le suivi des demandes : disponibilité, confirmation, modalités d'accès et de matériel
Gérer la relation logistique avec les locataires en lien avec les services généraux
Remonter les éléments nécessaires à la facturation à la Directrice adjointe

Participation à la promotion du campus

Participer aux événements de promotion internes et externes (portes ouvertes, salons, forums d'orientation…)
Maîtriser l'offre de formation de l'ICP et les procédures d'admission pour répondre avec clarté aux candidats et à leurs familles
Représenter le campus de manière professionnelle en mettant en avant ses spécificités et ses atouts.

Vous justifiez d’une expérience similaire dans le domaine de l’assistanat d’au moins trois ans qui vous a permis d’acquérir des connaissances administratives, et de préférence au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Compétences requises :

Maîtrise des outils bureautiques (Office 365 : Outlook, Word, Excel, Teams)
Aisance avec les tableaux de suivi et les outils de gestion comptable de base
Excellente expression écrite et orale en français
Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à prioriser

Profil recherché :

Sens de l'accueil et du service, avec une aisance naturelle face à des publics variés
Rigueur et fiabilité dans le suivi des tâches administratives et comptables
Discrétion et sens de la confidentialité
Dynamisme, réactivité et capacité à gérer les imprévus
Sens de l'organisation et autonomie dans la gestion du quotidien
Esprit d'équipe et facilité à travailler en lien avec plusieurs services

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