Entreprise
La ville de PUTEAUX (45000 habitants), située dans le département des Hauts-de-Seine, à proximité immédiate de PARIS, bénéficie d'un emplacement stratégique entre le quartier La Défense et le cœur de ville. Depuis plusieurs années, la collectivité a mis en place un cadre de vie de très grande qualité au bénéfice de ses habitants et poursuit son engagement dans de nombreux projets. Forte de ses 1500 collaborateurs, La Ville s'attache chaque jour à offrir un haut niveau de service public.
Poste
Sous l'autorité du Directeur du Conservatoire de Puteaux, vous aurez la responsabilité du service administratif et financier de l'établissement notamment sur les aspects humains, financiers et organisationnels en lien avec la pédagogie:
- Animer et encadrer l'équipe administrative du conservatoire (11 personnes);
- Assurer la gestion des procédures administratives et financières du conservatoire;
- Coordonner la gestion des différents locaux (Conservatoire, Palais de la danse et Espace Jules Verne);
- Assurer l'organisation des évènements en partenariat avec les services supports.
Afin de mener à bien vos missions, vous aurez pour activités principales:
- Organiser et coordonner les secrétariats à la scolarité (danse, théâtre, musique et musiques actuelles) et la gestion des inscriptions (2800 inscrits);
- Gérer le personnel administratif et pédagogique : formations, congés (Octime), planning, suivi des heures supplémentaires et transmission aux RH;
- Assurer les entretiens professionnels des agents administratifs;
- Organiser et superviser les procédures administratives (délibérations, parapheurs, règlement intérieur...) et juridique (marchés publics, conventions...);
- Assurer le suivi du budget depuis la préparation jusqu'à la clôture budgétaire (suivi de l'exécution et contrôle);
- Assurer le suivi du budget de la saison artistique;
- Élaborer des bons de commande sur Sedit et rapprocher les factures ; gestion du E-parapheur;
- Gérer les dossiers de demande de subventions : élaboration des dossiers, suivi des bilans...;
- Rédiger et gérer les conventions - gérer la location des salles du conservatoire et transmettre les éléments pour leur facturation;
- Gérer les marchés publics;
- Etre garant de la tenue de la régie d'avances manifestation du conservatoire;
- Rédiger les rapports d'activités;
- Assurer la communication et la gestion en lien avec les activités artistiques et pédagogiques de l'établissement :
- Veiller à la mise en œuvre et au respect du règlement intérieur et des études;
- Préparer et participer aux diverses réunions (conseil pédagogique mensuel, conseil d'établissement, comité des usagers, réunions avec l'ensemble du corps professoral...);
- Favoriser la communication et le dialogue avec les différents publics accueillis dans l'établissement;
- Assurer la gestion RH en lien avec le Directeur : suivi de l'organigramme, des postes, du plan de formation, gestion des fiches de recrutement, gestion mensuelles des heures supplémentaires/complémentaires, gestion des contrats des intermittents (GUSO);
- Tâches administratives diverses : élaboration du bilan d'activité, gestion du logiciel DuoNET, notes de service...
Vous aurez également les activités occasionnelles suivantes:
- Effectuer des missions polyvalentes lors des manifestations du Conservatoire;
- Gérer les demandes d'associations et autre services en concertation avec la direction et la régie;
- Organiser des élections des délégués (parents, élèves, profs) lors des conseils d'établissement.
Profil
Manager confirmé(e), vous êtes autonome dans la gestion quotidienne d'un conservatoire (budget, gestion des absences et présences du personnel administratif et pédagogique, gestion des différents sites).
Vous savez référer et prendre une décision si besoin. Votre sens de l'organisation est le garant de la bonne conduite de la scolarité du conservatoire et de la vie artistique. Vous avez un rôle pivot entre les différents services de la Ville, le conservatoire, les administrés, les prestataires et les artistes.
Savoir-Faire:
- Maîtrise des outils informatiques et assimilation rapide des logiciels métiers (Sedit, Pytheas, E-parapheur, Octime, Duonet);
- Sens de l'autonomie et de l'anticipation en général;
- Communiquer à tous les acteurs concernés les éléments d'information nécessaires au bon déroulement des évènements et de la scolarité.
Savoir-Etre:
- Disponibilité, réactivité, polyvalence, rigueur et organisation;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles- capacités d'adaptation;
- Connaissance dans le domaine de la finance et de la commande publique;
- Connaissance de l'environnement et de l'organisation d'une collectivité;
- Rigoureux/se et sens de l'organisation;
- Bonne culture générale et musicale.
La collectivité vous propose une politique « Ressources Humaines » attractive
- Traitement Statutaire;
- Régime indemnitaire avantageux;
- Complément de rémunération annuel versé en novembre;
- Politique de formation active;
- Mutuelle subventionnée par la collectivité;
- Actions QVT proposées aux collaborateurs (sports, ateliers cosmétique, développement durable...).
Rejoignez des équipes dynamiques, aux projets innovants !
Adressez votre candidature (lettre de motivation et CV) à Madame Le Maire.
