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Assistant-e de direction/service

Université Gustave Eiffel -
Versailles (78)

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Détails de l'emploi

Fonctionnaire

Qualifications

Permis B
Bureautique

Description complète du poste

A propos de nous

L'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.

L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien.

L’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio-économique et accompagner les politiques publiques.

L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.

Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v=8uVHEAaj75A

Mission proposée

Placé(e) sous l'autorité directe du Secrétaire Général Délégué (SGD) du campus de Versailles.

L’assistant(e) de service :

Assure les fonctions d’assistante auprès du Secrétaire Général Délégué et du Directeur de campus

Assure la gestion administrative et matérielle courante au fonctionnement du service,

Collabore étroitement avec le/la personne responsable des moyens généraux et le/la responsable informatique.

Missions principales :

Assure l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes,

Réserve les salles et programme les visioconférences pour les réunions,

Assurer le soutien logistique de l’activité du service en lien avec le/la responsable des moyens généraux : gestion du parc automobile, préparation des salles,

Rédige des mails, courriers, notes et comptes rendus,

Assure l’organisation d’évènements du campus,

Etablit des devis concernant le fonctionnement général du campus,

Gestion financière du service :

– Etablit des demandes d’achat en lien avec le pôle de gestion,

– Valide les services faits,

– Contribue au suivi budgétaire pour la direction de campus

Gestion des déplacements des agents :

– Commande des billets,

– Réservation des hôtels et des véhicules,

– Etablit les ordres de missions, les états de frais.

Gestion administrative des contrats/marchés/conventions :

– Accompagne le/la responsable des moyens généraux et le Secrétaire Général Délégué (SGD) sur l’ensemble des marchés et contrats liés à la partie travaux et maintenance du campus en lien avec le service central des marchés concernant la partie rédactionnelle et juridique,

– Collaboration étroite avec le/la responsable des moyens généraux sur la partie technique (cahier des charges spécifiques), mise en concurrence, respect des délais,

– Assure le suivi des marchés/contrats en cours.

Communication :

– Chargée du développement et de la mise à jour du site intranet du campus en lien avec la direction de la communication.

Travaille en collaboration avec les autres personnels administratifs du campus

Activités annexes :

Consigner les procédures applicables de son domaine
Participer à la visibilité, à toutes les activités liées à la vie du campus dans le domaine du poste et à la demande du supérieur hiérarchique
Etre le correspond informatique du service
Etre le correspond archive du service

Le profil idéal

Savoir :

Maitrise des outils bureautiques et d’administrations publiques
Bonne lecture et compréhension de textes règlementaires
Suivi des procédures

Savoir faire

Rendre compte de son activité
Travailler en équipe
Gérer des dossiers
Communiquer
Permis B

Savoir être

Fiabilité
Organisé/réactivité
Sens de la confidentialité
Aisance relationnelle

DGS

Campus de Versailles

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