Assurer, en collaboration avec la Responsable Administrative et Financière (RAF) et sous sa responsabilité, le suivi des dossiers au plan administratif et financier, en relation avec les services fonctionnels concernés (Finances, Commande publique, Affaires juridiques, ...) et en lien avec les services de la médiathèque. En l’absence de la RAF, la directrice de la médiathèque est l’interlocuteur privilégié de l’assistant administratif et financier.
Participer à l’exécution et au suivi budgétaire et comptable (dépenses et recettes) :
Saisie des engagements, liquidations ... en dépenses et en recettes,
Compléter le tableau de suivi du budget en fonction des engagements et des liquidations et accompagner le RAF dans le suivi et l’exécution du budget,
Accompagnement au montage et suivi des dossiers de subventions/financements (plateforme en ligne pour les dossiers DRAC/Ministère de la Culture).
Élaborer, dans le cadre du programme d’animations culturelles à partir des fiches projets transmises par les équipes de la médiathèque, en collaboration avec la RAF, :
Les conventions, courriers actions culturelles, les marchés sans publicité, toute contractualisation nécessaire (vacations…) et assurer le circuit de signatures et d’envoi/notification aux partenaires de ces documents (dont suivi du tableau de bord, veille sur les renouvellements des conventions au long cours…) dans le respect des échéances de chaque action,
Les déclarations liées à ces animations (GUSO, URSSAF Limousin, dossier RH…).
Aider à la préparation de la commission organique culture : centralisation des rapports, rédaction de rapport et de notes, tableau de suivi des délibérations, préparation des dossiers, suivi post-communautaire (notification et suivi) et en assurer l’organisation et la réalisation en l’absence de la RAF.
Faciliter l’exécution des procédures relatives aux dossiers relevant de la Médiathèque, tenir à jour des tableaux de suivi, de pilotage et alerter sur les échéances.
Gérer les déclarations à la SACEM et le renouvellement des adhésions aux associations.
Gérer les dossiers de suivi des grands retards (envoi des courriers, écritures comptables, …).
Classement et archivage de documents administratifs selon une procédure à mettre en place (matérialisé et dématérialisé) et partage des connaissances aux équipes de la médiathèque.
Assister le RAF dans la passation des marchés publics passés sans publicité : envoi des dossiers de consultation et réception des offres, mises en signature, notifications, ...
Gérer administrativement et techniquement la « Boutique » de l’établissement, en lien avec le régisseur, assurer le lien avec les partenaires institutionnels (libraires, office de tourisme…) et répondre aux demandes des usagers.
Rédiger des courriers, rapports, notes et effectuer toute tâche en lien avec le service et le cadre d’emploi.
Assurer la continuité du service en cas d’indisponibilité de la responsable administrative et financière
Assister, en cas de besoin, la directrice de la Médiathèque, les directrices adjointes et chefs de service du pôle sur des tâches administratives.
Référence de l'offre : 2s1krfasv8
Connaissance de l’environnement territorial.
Connaissance de l’organisation de la collectivité et de l’établissement.
Connaissances techniques, financières et administratives : commande publique, budget, et comptabilité publique, ...
Maîtrise des outils informatiques et du logiciel comptable CIRIL.
Qualités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire).
Compétence d’analyse et capacité à communiquer (communication écrite et orale).
Bonne culture générale.
Capacité à travailler en transversalité.
Autonomie, rigueur administrative et organisationnelle.
Capacité d’anticipation, gestion des priorités et des urgences.
Discrétion et réserve professionnelle.
Capacité à rendre compte et être force de propositions, prise d’initiatives.
Faire preuve de disponibilité et de réactivité et d’organisation.
Faire preuve de rigueur, de motivation.
Sens de l’écoute et de la communication.
Capacité à gérer les imprévus.
Réactivité, respect des délais d’exécution.
Autonomie et implication dans son travail.
Travailler/collaborer en équipe.
Savoir travailler avec les élus et la hiérarchie (respect, loyauté, ...).
Un engagement communautaire : Trait d’union entre la campagne et la ville, Troyes Champagne Métropole rassemble 81 communes et plus de 173 000 habitants. Depuis sa création en janvier 2017, en tant que communauté d’agglomération, elle vise à renforcer la coopération régionale dans divers domaines tels que les transports, l’enseignement supérieur, le développement économique, l’emploi, le tourisme ou encore l’environnement, tout en valorisant son potentiel et en préservant la diversité de ses territoires.
Un territoire de commerce et d'histoire : Troyes Champagne Métropole brille par son passé industriel, notamment dans le textile, avec des marques reconnues telles que Lacoste et Petit Bateau. Aujourd'hui, elle est la capitale européenne des centres de marques, attirant annuellement plus de 4,5 millions de visiteurs grâce à ses grands centres commerciaux. Son riche patrimoine historique, marqué par les Templiers et une architecture gothique et Renaissance, fait de sa ville-centre, Troyes, une ville d'Art et d'Histoire, où la gastronomie, les AOC, et le Champagne enrichissent l'expérience de vie.
Un territoire d'opportunités : Avec une économie qui marie habilement tradition et innovation, Troyes Champagne Métropole connaît une vraie dynamique économique qui est le résultat d’une stratégie basée sur la maîtrise du foncier, le développement de l’enseignement supérieur et l’amélioration du cadre de vie. L’agglomération propose ainsi un écosystème favorable à l'entrepreneuriat et à l'innovation. Accueillant plus de 11 400 étudiants avec une offre de formation d’excellence et disposant d'une Technopole dynamique, elle se classe parmi les territoires les plus attractifs pour entreprendre. De nombreux groupes de renommée internationale se sont ainsi implantés sur son territoire depuis quelques années, tels que Garnica, le groupe Clarins ou encore la Maison Jean-Rousseau.
Rejoindre Troyes Champagne Métropole, c'est choisir plus qu'un emploi. C'est opter pour une carrière au sein d'un territoire vibrant et innovant, où chaque jour offre l'opportunité de contribuer activement à son développement et à son rayonnement.
Ici, vous serez entourés de talents diversifiés, dans un environnement où la passion et l'ambition pour des projets ambitieux nous unissent. Avec une gamme étendue de 170 métiers, votre parcours chez nous promet d'être riche et épanouissant, soutenu par une culture d'excellence et un engagement pour le bien-être de nos concitoyens.
Ensemble, façonnons l'avenir de Troyes Champagne Métropole, un lieu où votre travail a un impact réel, où chaque contribution compte. Découvrez votre prochaine aventure professionnelle avec nous, dans un cadre où vie professionnelle et personnelle s'équilibrent harmonieusement, où l'innovation et la tradition se rencontrent pour créer un avenir prometteur pour tous.
