Le CDG31 est un établissement public à caractère administratif (115 collaborateurs) qui apporte conseil et assistance aux collectivités territoriales et aux établissements publics en matière de gestion des ressources humaines.
Il accompagne ainsi plus de 700 collectivités/établissements publics territoriaux
Dans le cadre de son projet d’établissement, et de son positionnement stratégique auprès des associations d’élus, des partenaires institutionnels de l’emploi, de la formation et du monde universitaire, le CDG31 s’engage, avec les CDG d’Occitanie et les structures territoriales de la Haute-Garonne, à relever les défis de l’attractivité de la Fonction Publique Territoriale et les enjeux de la fidélisation des talents.
Le CDG31 est chef de file de la mission emploi pour la coordination régionale des CDG d’Occitanie
Assurer la coordination administrative et logistique des équipes pluridisciplinaires du Pôle Travail et Santé
· Assurer l’interface entre les employeurs et les acteurs de l’équipe pluridisciplinaire (médecins, infirmières en santé au travail, consultants prévention et conditions de travail, psychologue…) dans le cadre des prises de rendez-vous et des activités réalisées par les médecins de prévention et les infirmières en santé au travail (gestion des agendas partagés, secrétariat administratif, frappe et diffusion des différents comptes rendus d’Action en Milieu du Travail…)
- Organiser les réunions des équipes pluridisciplinaires
- Assurer les réponses aux employeurs ainsi qu’à leurs agents.
Gestion de l’activité des médecins et des infirmières en santé au travail :
- Gestion des plannings des visites médicales (VM) et des visites d’information et de prévention (VIP) après analyse des tableaux de suivi des secteurs des médecins afin d’anticiper au mieux le suivi médical des agents et les besoins des employeurs au regard de la législation en vigueur (périodicité des visites, suivi médical spécialisé, visites à la demande…).
- Suivi des conventions dans le cadre de la réservation des locaux pour l’organisation des visites médicales et des VIP.
- Réservation des locaux par mèl et vérification en amont des VM ou des VIP de la disponibilité des clés, du fonctionnement du chauffage, de l’alarme désactivée, du parking disponible…
- Envoi des convocations aux employeurs (Logiciel de santé au travail Uégar).
- Saisie des plannings et vérification de la répartition des différentes visites aux professionnels de santé en fonction de la réglementation en vigueur.
- Envoi des fiches de fin de visite médicale aux employeurs (Logiciel de santé au travail Uégar).
- Suivi du tableau d’activité des secteurs des médecins et des infirmières en santé au travail, via Pilote.
- Gestion du planning général des médecins et des infirmières (congés, activité (VM, AMT) formations…).
- Analyse des différentes demandes de VM et en fonction de la spécificité des visites médicales et demande de documents adéquats aux services RH des SPT (fiches de poste, fiches de renseignements, PV, CR…)
- Gestion de la priorisation des demandes des employeurs et des agents en fonction des motifs.
- Transmission des informations aux équipes pluridisciplinaires ainsi qu’aux différents acteurs du CDG (ergonomes, service assurance contrat groupe, service de protection sociale, secrétariat des instances médicales…).
- Planification des différents rendez-vous sollicités par les médecins et les infirmières (service pathologie professionnelle, AMT…).
- Frappe des courriers en lien avec ces rendez-vous (pathologie professionnelle, conseil médical, compte rendus, études de postes, courriers médicaux…).
- Numérisation et indexation des résultats d’analyse et autres documents dans les CED du logiciel de santé au travail Uégar.
Assurer la gestion du logiciel de santé au travail
- Interlocuteur privilégié et conseiller de l’employeur pour l’utilisation du portail métier Extranet travail et santé (codes d’accès à l’Extranet, assistance téléphonique à l’utilisateur…)
- Mise à jour des informations administratives des dossiers médicaux en fonction des informations transmises par les collectivités (mutation, fin de contrat, retraite…).
Réfèrent administrateur informatique de logiciels santé et Novaclaud et est en lien avec le l’assistance de val solutions
o En lien avec le service finances assure la facturation du service médecine (facturation et régularisation) et gère les demandes des collectivités dans le cadre de la déclaration annuelle des effectifs
o Traite les incidents sur le logiciel
o Assure les modifications de secteurs depuis le logiciel novaclaud
o Intègre et envoi les mails en lot depuis novaclaud (facturation, changement de secteur de médecin…)
o Créer et modifie les modèles de documents intégrés dans le logiciel
Activités secondaires
Archivage des anciens dossiers médicaux papier en cas de nouvelle adhésion
Formation et diplôme requis
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Une formation spécifique en gestion de logiciels médicaux ou en administration de systèmes d’information serait un atout majeur.
Expérience professionnelle
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Une expérience dans un poste similaire, idéalement au sein de la fonction publique territoriale, d’un service de santé au travail ou d’une collectivité territoriale ;
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Une expérience avérée dans la gestion administrative de plannings, la coordination logistique et l’utilisation de logiciels spécialisés (Uégar, Novaclaud, ou équivalents) ;
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Une première expérience en gestion de la relation employeur et en interface avec des équipes pluridisciplinaires (médecins, infirmières, psychologues, etc.) serait fortement appréciée.
Compétences techniques
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Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, Outlook) à un niveau avancé ;
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Connaissance des logiciels de santé au travail : Expérience confirmée dans l’utilisation de logiciels dédiés (Uégar, Novaclaud, ou autres) et des portails métiers associés ;
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Gestion administrative et organisationnelle : Capacité à organiser, planifier et prioriser des tâches multiples dans un environnement dynamique ;
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Rigueur et précision : Aptitude à gérer des données sensibles (dossiers médicaux, informations confidentielles) avec discrétion et exactitude ;
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Maîtrise des outils de communication : Expérience dans la rédaction de courriers, comptes rendus et supports administratifs, ainsi que dans la gestion des agendas partagés.
Qualités personnelles et relationnelles
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Sens du service public : Engagement envers les missions de santé au travail et la qualité du service rendu aux employeurs et aux agents ;
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Rigueur et organisation : Capacité à gérer des priorités multiples et à respecter des délais stricts, notamment dans un contexte réglementaire exigeant ;
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Sens de l’écoute et diplomatie : Aptitude à interagir avec des professionnels de santé, des employeurs et des agents, en faisant preuve de courtoisie et de professionnalisme ;
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Adaptabilité et réactivité : Réactivité face aux évolutions des besoins et des priorités, ainsi qu’aux situations imprévues ;
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Esprit d’équipe et collaboration : Capacité à travailler en étroite collaboration avec des équipes pluridisciplinaires et à servir d’interface entre les différents acteurs ;
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Discrétion et confidentialité : Respect strict des règles déontologiques et de la confidentialité des informations médicales et administratives.
