L’INSA Toulouse est une grande école d’ingénieur·es publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.
L’INSA Toulouse compte aujourd’hui plus de 3200 étudiant·es dont plus de 500 ingénieur·es aux valeurs humanistes diplômés par an.
La personne recrutée sera affectée au sein de la Direction de la recherche.
Missions et activités du poste
Rattaché·e à la Directrice de la Recherche et en lien avec le Chargé d’aide au Pilotage de la Recherche, vous coordonnerez et/ou réaliserez, de manière polyvalente et autonome, dans des contextes nationaux et internationaux, des activités de gestion administrative, financière, juridique et/ou de ressources humaines.
Par ailleurs, ces missions requièrent autonomie et réactivité, ainsi qu’une grande capacité à travailler avec de nombreux partenaires internes et externes (laboratoires, directions et services fonctionnels, ComUE/UT, autres établissements de l’enseignement supérieur, Région Occitanie, EPST, organismes de recherche, etc.).
Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
Responsabilité administrative des études doctorales
- Prise en charge de la gestion administrative des doctorant·es
- Instruction des demandes de cotutelle (élaboration, négociation, signature, exécution)
- Mise en place des conventions de reversement en lien avec des structures publiques
- Conseil auprès du Pôle scolarité de la Direction des Études et de la Formation (DEF) sur les situations particulières de doctorant·es (demandes d’exonération, réinscriptions, arrêts de contrat, conseils de suivi individualisé)
- Gestion des conflits en lien avec le Pôle scolarité de la DEF, les directeur·trices de thèse, les laboratoires, les écoles doctorales, l’École des Docteurs de l’UT et d’autres interlocuteurs concernés
- Instruction réglementaire et administratif de l’ensemble des contrats doctoraux et des dossiers de demande de soutenance de doctorat INSA-UT
- Coordination des demandes de confidentialité, embargo et huis clos en lien avec les interlocuteurs administratifs et scientifiques concernés de l’établissement
- Exercice du rôle de référent·e ADUM pour l’établissement
- Soutien administratif et conseil auprès des représentant·es de l’établissement au sein des instances du CPD de l’UT (plénier et STS)
Fonctionnement de la Direction de la Recherche
- Élaboration, suivi et exécution du budget de la Direction de la Recherche
- Réalisation des tableaux de bord ; identification et suivi des indicateurs ; production des bilans et des statistiques
- Alimentation des bases de données pour établir les réponses aux enquêtes (IPERU, CTI, CDEF, etc.)
- Contribution à l’élaboration du rapport d’activité de la recherche de l’établissement
- Exercice du rôle de référent·e établissement pour le RNSR (Répertoire national des structures de recherche)
- Proposition et conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la Direction de la Recherche (démarche qualité)
- Suivi de l’évolution de la réglementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion
- Tenue de l’agenda de la Directrice de la Recherche
- Gestion de la correspondance globale et transversale de la Direction de la Recherche
- Accueil physique et téléphonique
Organisation de réunions et soutien à la politique de la recherche
- Organisation des réunions et en particulier du Comité de Direction des Laboratoires de l’établissement : gestion du calendrier des instances, préparation de l’ordre du jour, réservation des salles, élaboration des documents et supports de présentation, envoi des convocations, rédaction des comptes rendus, suivi des actions
- Coordination des aspects logistiques de la Direction de la Recherche
Interface avec les autres services et organismes
- Lien hebdomadaire avec les directions des laboratoires, centres, unités d’appui et autres structures en convention avec l’établissement
- Lien avec les directions et services fonctionnels de l’établissement (Pôle scolarité de la DEF, DOC+, Direction, Service Financier, Service RH, Service Relations Internationales, SCD/Bibliothèque, Service Communication)
- Lien avec les écoles doctorales et l’École des Docteurs de l’UT
- Information et accompagnement des interlocuteurs de la Direction de la Recherche dans leurs démarches
Communication
- Diffusion des appels à projets scientifiques (ComUE/UT, Région Occitanie, CSC, etc.) auprès des personnels de la recherche de l’établissement
- Participation à l’élaboration des supports de communication et à l’organisation des événements de la Direction de la Recherche et du Conseil Scientifique
- Circulation de l’information ; communication avec les services de l’établissement et les partenaires externes
Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’organisation de la Direction de la Recherche.
Profil recherché
De formation initiale niveau + 3 ou supérieure, vous bénéficiez d’une expérience dans le domaine de la gestion administrative dans l’enseignement supérieur et la recherche.
Reconnu·e pour votre sens de l’organisation et votre forte capacité d’adaptation
Votre capacité à travailler en équipe associée à votre réactivité seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions.
Compétences et connaissances attendues
Connaissances
Objectifs et projets de l’établissement
echniques de management
Gestion des groupes et des conflits
Organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
Politique de la recherche et de l’innovation
Droit public
Droit des contrats
Environnement et réseaux professionnels
Méthodologie de conduite de projet
Techniques d’élaboration de documents
Connaissances budgétaires générales
Application des finances publiques à l’enseignement supérieur et à la recherche
Techniques de communication
Connaissance générale des ressources humaines
Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles
Réaliser des synthèses
Rédiger des rapports ou des documents
Créer les conditions favorables à un entretien
Conduire des entretiens
Déléguer et évaluer
Encadrer / animer une équipe
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Élaborer des éléments de langage
Concevoir des tableaux de bord et de suivi
Compétences comportementales
Rigueur / fiabilité
Réactivité
Sens relationnel
Contrat
CDD de 12 mois, période d’essai de 2 mois.
Date de début du contrat : 1er septembre 2026
En fonction de la grille de rémunération fonction publique des assistant·es ingénieur·es de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
Horaire hebdomadaire 37h30
Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.
Informations complémentaires
Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration
Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
Parking réservé INSA
Accès aux services de restauration de l’INSA
Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
L’INSA Toulouse est engagé en faveur de l’égalité, la diversité et l’inclusion
