Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif et d'Education pour rejoindre notre équipe éducative. Le rôle de l'Assistant(e) Administratif et d'Education est essentiel pour soutenir le personnel enseignant dans leurs tâches quotidiennes et contribuer au développement pédagogique des élèves.
Mission principale
L’Assistant(e) Administratif et d'Education du CFA réalise les opérations administratives courantes au sein du CFA. Il a également en charge l’accueil physique, téléphonique et électronique du CFA.
Positionnement dans l’organisation
L’Assistant(e) Administratif et d'Education du CFA est hiérarchiquement rattaché à la direction de l’établissement. Il entretien également des relations opérationnelles étroites et quotidiennes avec la coordinatrice générale et l’ensemble des équipes de formateurs.
Conditions d’exercice du poste
- Travail en journée
- Contrat à temps plein : 39 heures travaillées payées sur 35h pour bénéficier de 11 semaines de fermeture du CFA
Les missions confiées :
Sous la responsabilité de la direction de l’établissement, vous exercerez les activités suivantes :
· Accueil au sein du CFA :
o Assurer la permanence de l’accueil physique et téléphonique,
o Réceptionner et traiter le courrier ou les mails entrants (analyse, dispatch ou traitement direct)
o Répondre aux appels téléphoniques entrants (traitement en autonomie des demandes simples, renseignement, confirmation de réservations, etc.) et assurer le dispatch des appels en fonction des sollicitations,
o Accueillir le public au sein du CFA, le renseigne et/ou transférer les demandes.
· Secrétariat quotidien du CFA :
o Gérer et mettre à jour le planning du CFA (RDV et réunions de travail),
o Effectuer les opérations administratives courantes : rédaction, reprographie, photocopie,
o Gérer le stock des fournitures de bureau,
o Archiver et classer les documents papier et informatiques en respectant les logiques d’archivage en vigueur,
o Communiquer avec les candidats Parcours Sup pour le recrutement des apprentis (mails, relance, etc.),
o Soutenir le coordinatrice générale dans le processus d'établissement des contrats : envoyer en amont de la rédaction du contrat la fiche d'informations aux employeurs,
o Préparer les salles de cours en fonction du planning des cours et lors des examens.
o Mettre à jour le site internet du CFA : annonce, actualités, etc.
· Soutien à l’activité pédagogique du CFA :
o Mettre à jour les bases de données élèves ou formateurs
o Participer à l'organisation des tests de positionnement des candidats et effectuer les corrections,
o Centraliser et classer les feuilles d’émargement en classe sur Yparéo,
o Gérer les absences des élèves sur Yparéo,
o Assurer au besoin la surveillance des salles (évaluations, examens blancs, e learning, etc.)
o Veiller au bon respect du règlement intérieur au sein du CFA,
o Participer à l’organisation des examens blancs et examens,
o Assister les formateurs sur l'appel, le cahier de texte et l'utilisation d'Yparéo.
o Contrôler régulièrement le bon remplissage du cahier de texte par les formateurs,
o Suivre les progressions des apprenants et décrochages et transmet l'information aux formateurs et à la direction,
o Participer aux conseils des perfectionnement
o Mettre à jour les évènements/forums prévus sur l'année scolaire en contactant les ycées et autres acteurs et en réalisant une veille sur le territoire,
o Participer à l'organisation et à l'animation des journées portes ouvertes/forums et évènements extérieurs.
Soutien à l’activité qualité du CFA :
o Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités du CFA,
o Organiser en amont les BIPP,
o Intervenir en soutien de la coordinatrice générale,
o Envoyer les enquêtes satisfaction aux élèves, employeurs et salariés et relancer au besoin.
Qualifications
o Rigoureuse & précise pour assurer les activités administratives de manière sérieuse,
o Organisée pour classer et traiter les données de manière claire et efficace,
o Réactive pour répondre aux aléas du quotidien et s’adapter aux demandes,
o Dotée d’un bon relationnel pour travailler en collaboration avec tous les acteurs du CFA (direction, formateurs, coordinateurs, etc.).
Lieu du poste : En présentiel
