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Assistant(e) de direction CIAS de MACS
MACS —Saint-Vincent-de-Tyrosse (40)
- Temps plein
- Microsoft Powerpoint
- Bureau
- Expérience administrative
il y a 12 jours
Attaché(e) de direction F/H
SAS GROUPE ETCHART —Bayonne (64)
- Microsoft Office
- Sens de l'organisation
- Bureautique

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Assistant(e) de direction CIAS de MACS

MACS
Saint-Vincent-de-Tyrosse (40)

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Détails de l'emploi

Courte durée jusqu'à 6 mois | Temps plein
Il y a 12 jours

Qualifications

Microsoft Powerpoint
Expérience administrative
Expérience en supervision
Sens de l'organisation
Bureautique
GED

Description complète du poste

Le Centre Intercommunal d’Action Sociale MACS recrute :

Un(e) assistant(e) de direction (H/F)

Catégorie / cadre d'emplois : Catégorie B

Filière : Administrative

Rattachement hiérarchique : Direction du CIAS

Encadrement : Oui – agents du pool administratif

Temps de travail : Temps complet (35h)

Type de recrutement : Accroissement temporaire d'activité – art. L332-23 1° du CGFP

Durée du contrat : 6 mois

Poste à pourvoir le : 1er septembre 2026

Date limite de candidature : 14 août 2026

Placé(e) sous l’autorité directe de la Direction du CIAS, l’assistant(e) de direction assure le
soutien administratif, organisationnel et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la
direction et des instances de l’établissement. Il/elle garantit la bonne circulation de
l’information, la sécurisation et la publicité des actes, le respect des échéances, et encadre les
agents du pool administratif.

Les missions du poste sont :

Assistance à la direction et organisation des réunions :

Répondre aux demandes de la direction
Préparer les réunions de direction : réservation de salle, feuilles d’émargement,

supports de présentation (PowerPoint), comptes rendus si besoin, suivi des actes et
décisions

CODIR hebdomadaire : préparation, participation et rédaction du compte rendu
Comité éditorial : préparation et suivi
Assurer l’alerte et le suivi des échéances de la direction : conception et tenue d’un

tableau de bord de suivi

Inscrire les instances et réunions à l’agenda de la Direction et à l’agenda institutionnel

Gestion des instances – Conseil d’administration du CIAS (4 conseils d’administration par an) :

En amont : élaboration et transmission aux services support, après validation de la

direction, du rétroplanning ; élaboration des fiches préparatoires en lien avec les
services ; transmission des éléments aux membres du conseil d’administration via
l’application Kbox ; vérification du quorum (appel des membres pour confirmation en
cas de doute)

Le jour du conseil : mise en fonctionnement de la régie de la salle du conseil ; accueil

des membres ; feuilles d’émargement ; prise de notes pendant la séance (interventions
des membres à porter au procès-verbal)

À la suite du conseil : rédaction des délibérations ; mise à la signature du Président ou

du Vice-Président des délibérations et conventions afférentes ; dématérialisation et
transmission au contrôle de légalité via la plateforme ACTES ; modification des
métadonnées pour publication sur le site internet ; transmission des conventions aux
partenaires après signature.

Actes réglementaires et courriers de l’administration générale :

Actes réglementaires du CIAS – arrêtés et décisions du Président : rédaction, mise à la

signature, transmission au contrôle de légalité, publication sur le site internet, archivage
et conservation

Courriers de l’administration générale : rédaction dans la GED, diffusion aux valideurs

selon les circuits dédiés, impression et mise à la signature du Président ou du Vice-
Président, enregistrement du document signé et envoi au destinataire

- Assurer le suivi du circuit de signature des parapheurs (visa et signature de la Vice-
Présidence)

Gestion du courrier et de la GED ELISE :

Gérer la boîte ELISE du CIAS (administration générale, SAD, GDV, RH) : ventilation des

courriers dans les services et suivi en fonction des réponses à apporter

Rédiger dans la GED les courriers réponse et courriers sortants : mise à la validation

selon les processus prédéfinis, mise à la signature, enregistrement et envoi

Mettre à jour et fiabiliser les circuits de validation dans la GED

Gestion logistique pour la direction et les chefs de service :

Gérer les réservations pour la direction et les chefs de service : véhicules, hôtels,

restaurants

Réserver les salles et les véhicules de service en l’absence de la chargée d’accueil

Encadrement du pool administratif :

Encadrer, organiser et coordonner l’activité des agents du pool administratif

Appui transversal :

Élaborer des procédures en lien avec la direction et les services
Réaliser des travaux de recherche, notamment en matière réglementaire

Compétences et qualités requises :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements

publics

Connaissance du processus des instances délibérantes : convocations, délibérations,

contrôle de légalité, publicité et archivage des actes

Connaissance des actes administratifs (arrêtés, décisions) et des circuits de validation
Expérience en assistanat de direction, idéalement au sein d’une équipe de direction
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance sur les

outils métiers : GED (ELISE), dématérialisation des actes (ACTES), transmission aux élus
(Kbox)

Excellentes qualités rédactionnelles (délibérations, comptes rendus, actes, courriers)
Capacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord, rétroplannings et outils de suivi
Aptitude à l’encadrement et à l’organisation du travail d’une équipe
Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Autonomie, réactivité et gestion des priorités
Qualités relationnelles, sens du travail en équipe et du service public

Conditions d’exercice des missions :

Poste à temps complet (35h),
Travail en bureau, au siège du CIAS
Rythme lié au calendrier des instances et de la direction : pics d’activité, échéances

impératives, réunions ponctuellement en dehors des horaires habituels (4 conseils
d’administration par an)

Télétravail possible à hauteur de 1 jour par semaine
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP),
Action sociale (CNAS), participation mutuelle/prévoyance.

Merci d’adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV) à l’attention de Monsieur le
Président du CIAS : [email protected] avant le 14 août 2026.

Renseignements auprès du service des ressources humaines (05.58.77.23.96) :

Véronique TONGUINO (Responsable ressources humaines)
Rémi LATASTE (Assistant ressources humaines)

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