CONTEXTE
Dans le cadre de l'évolution des missions de l'association, la coordinatrice principale est amenée à consacrer 100 % de son temps à une mission spécifique. Afin d'assurer la continuité des actions menées par l'association, un poste d'assistant(e) chef de projets est créé.
L'objectif est de déléguer l'animation opérationnelle de certains projets et la réalisation de tâches de coordination, tout en conservant une gouvernance centralisée. La coordinatrice demeure responsable de la stratégie, du pilotage global des projets et de la gestion administrative et financière de l'association.
POSITIONNEMENT
L'assistant(e) chef de projets travaille sous la responsabilité directe de la coordinatrice.
Il (elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des actions confiées, anime certains projets en autonomie et veille à leur bon déroulement, en lien avec les partenaires concernés.
MISSIONS DU POSTE
· Assurer la coordination opérationnelle des projets confiés : Mettre en œuvre et suivre les actions définies par la coordinatrice, en veillant au respect des objectifs, des délais et de la qualité des réalisations.
· Animer le réseau de partenaires : Assurer le lien avec les partenaires, favoriser la circulation de l'information et accompagner les collaborations sur les projets confiés.
· Organiser et coordonner les actions de promotion : Préparer, organiser et assurer le bon déroulement des événements, visites et actions de valorisation du territoire et de l'association.
· Assurer le suivi administratif des activités : Garantir le bon fonctionnement administratif des projets et produire les outils de suivi nécessaires à leur pilotage.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer le suivi opérationnel des projets délégués.
- Planifier les différentes étapes et veiller au respect des échéances.
- Organiser les réunions et assurer leur préparation.
- Rédiger les comptes rendus et suivre les plans d'actions.
- Assurer un reporting régulier auprès de la coordinatrice.
- Élaborer les budgets prévisionnels des actions et projets confiés, en lien avec la coordinatrice.
- Assurer le suivi des dépenses et veiller au respect des enveloppes budgétaires.
- Solliciter et comparer les devis auprès des prestataires.
- Préparer les éléments administratifs nécessaires.
- Suivre les prestations réalisées et vérifier leur conformité.
- Proposer les engagements de dépenses, sous réserve de validation par la coordinatrice ou le Président.
- Contribuer au suivi des financements et à la préparation des bilans des actions.
- Développer et entretenir des relations de travail avec les partenaires institutionnels, techniques et opérationnels.
- Assurer l'interface entre les partenaires internes et externes afin de garantir la bonne coordination des projets.
- Identifier les besoins, faciliter les échanges et veiller à la bonne circulation de l'information.
- Préparer les comités techniques et groupes de travail.
- Identifier les besoins des partenaires et proposer des solutions adaptées.
- Organiser les visites de découverte du territoire pour les professionnels de santé.
- Coordonner les interventions des établissements de santé, collectivités et partenaires.
- Préparer les supports logistiques et de communication.
- Participer à l'accueil des visiteurs et intervenants.
- Contribuer à l'organisation des congrès, salons et manifestations.
- Participer à la promotion des projets et des actions de l'association, en lien avec la chargée de communication.
- Assurer le suivi administratif des dossiers.
- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs.
- Gérer le classement et l'archivage des documents.
- Préparer les éléments nécessaires aux instances de gouvernance.
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
· Représenter l'association lors de réunions ou manifestations, sur délégation de la coordinatrice et/ou du Président.
· Participer à l'élaboration de nouveaux outils ou procédures internes.
· Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et des projets de l'association.
· Participer à la mise en œuvre de nouvelles actions en fonction des besoins de l'association et de l'évolution des projets.
COMPÉTENCES ATTENDUES
- Gestion de projet
- Organisation et planification
- Animation de réseau
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Maitrise des outils bureautiques (Pack Offie) et collaboratifs
- Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément.
- Maitrise des logiciels de PAO et montage vidéo (LightRoom, Photoshop, Indesign, Illustator, CapCut, Canva…) serait un plus.
- Etre organisé et rigoureux
- Faire preuve de créativité et de réactivité
- Etre force de proposition
- Sens de la discrétion
- Etre autonome
- Adaptabilité et disponibilité (projets transversaux)
- Capacité à travailler en équipe
- Diplomatie.
PRÉ-REQUIS LIÉS AU POSTE
- Etre titulaire du permis de conduire et disposer d’un véhicule
- Diplôme ou niveau de diplôme : de niveau Bac +2 à Bac +5 dans les domaines de la gestion de projet, de la coordination.
- Première expérience en coordination de projets appréciée.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Lieu de travail : Tarbes
- Itinérance/Déplacements : réguliers, sur le département des Hautes-Pyrénées et très ponctuellement hors département
- Contraintes horaires : Oui, évènements ponctuels possibles le week end et en soirée
- Temps de travail : 35h répartis sur 4 jours sauf évènements exceptionnels
- Télétravail possible - sous conditions
CANDIDATURE
Les candidatures (CV + Lettre de motivation) sont à adresser avant le 27 septembre 2026 à l’attention de :
Association Ambition Pyrénées
Hôtel du Département
6 rue Gaston Manent 65000 TARBES
Prise de poste souhaitée : Novembre 2026
Rémunération : 1 850,00€ à 2 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
