Sous l’autorité du chef d’établissement, vous assurez l’accueil, le suivi administratif et la coordination quotidienne nécessaires au bon fonctionnement de l’école. Vous contribuez à la qualité du service rendu aux familles, aux élèves, aux personnels et aux partenaires.
Vos missions sont les suivantes :
Accueil et communication
· Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, visiteurs, prestataires et partenaires.
· Renseigner, orienter et transmettre les informations utiles avec tact, clarté et confidentialité.
· Assurer une communication fluide, à l’oral comme à l’écrit, avec l’ensemble des interlocuteurs de l’école.
· Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes, circulaires, convocations et documents administratifs.
· Contribuer à la qualité de la relation avec les familles et à l’image de l’établissement.
Gestion administrative de l’école
· Gérer le courrier postal et électronique, le classement et l’archivage des documents.
· Suivre les dossiers d’inscription, de radiation et la tenue des registres administratifs.
· Mettre à jour les bases de données élèves et familles ainsi que les documents de suivi.
· Tenir l’agenda de direction, organiser les rendez-vous et préparer les réunions.
· Préparer les dossiers administratifs nécessaires au fonctionnement de l’école.
· Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques de gestion administrative de l’établissement.
· Pointer et suivre quotidiennement les réservations de repas, en lien avec le prestataire de restauration.
Appui à la direction et coordination
· Apporter un appui administratif direct au chef d’établissement dans le suivi des dossiers courants et sensibles.
· Préparer des réunions, comptes rendus, tableaux de suivi et documents de travail.
· Prendre des initiatives adaptées dans l’organisation quotidienne du secrétariat.
· Peut être sollicitée pour animer ou coordonner une équipe autour d’un projet, dans un cadre non hiérarchique.
· Contribuer à la coordination fonctionnelle entre les différents interlocuteurs de l’école.
Vie scolaire et appui logistique
· Participer à la diffusion des informations relatives à la vie de l’école et aux temps forts de l’année.
· Apporter un soutien logistique à l’organisation des réunions, sorties, célébrations et projets d’établissement.
· Assurer, si besoin, une participation ponctuelle à la gestion des flux d’élèves.
· Occasionnellement, effectuer des surveillances d’élèves.
Gestion administrative et financière
· Assurer la saisie et le suivi de documents comptables courants en lien les dossiers familles : saisie de factures, vérification des pièces, classement, réception des paiements.
· Participer au suivi administratif et financier des familles : traitement des relances (contribution scolaire, garderie, restauration…) en lien avec le service comptabilité.
· Être en relation avec les prestataires ou services partenaires pour les aspects administratifs relevant du poste.
Ces missions pourront être ajustées ou complétées en fonction des besoins de l’établissement et des projets éducatifs.
PROFIL RECHERCHE
Vous disposez d’une bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques, et êtes à l’aise avec l’utilisation de logiciels de gestion administrative, de suivi des élèves ou de facturation. Vous savez organiser, traiter et sécuriser des informations administratives variées avec rigueur et fiabilité.
Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et d’une orthographe soignée, vous êtes capable de préparer des tableaux de suivi, des comptes rendus et des documents structurés avec clarté et précision.
Vous faites preuve d’aisance relationnelle, d’un bon sens du contact et savez communiquer avec des interlocuteurs variés. Discrétion professionnelle, confidentialité et loyauté sont indispensables dans l’exercice de vos missions.
Organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et autonome, vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de hiérarchiser les priorités et de travailler efficacement en équipe. Vous savez également mobiliser des personnes autour d’un projet, même sans lien hiérarchique direct.
Vous êtes titulaire d’un DEUG, BTS ou d’une Licence en secrétariat, gestion administrative ou domaine équivalent. Une expérience en milieu scolaire ou dans un poste administratif polyvalent serait appréciée. La connaissance du fonctionnement de l’Enseignement catholique et de l’environnement OGEC constitue un véritable atout.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
CDI à 80% à pourvoir à compter du 18 août 2026.
Temps de travail annualisé réparti sur 4 ou 5 jours selon les besoins de l’école.
Le poste est soumis à la vérification du bulletin n°2 du casier judiciaire conformément à l'article D. 571-4 du code de procédure pénale, dans le cadre de la protection des mineurs.
Lieu du poste : En présentiel
