PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE:
Forte de ses 10 000 étudiant.e.s, 38 laboratoires de recherche et 1600 chercheur.e.s, enseignant.e.s- chercheur.e.s,et personnels administratifs et techniques, la Faculté des Sciences est une des trois grandes facultés de l’Université de Paris Cité.
Elle est constituée de neuf composantes : six composantes sont localisées sur le site Grands-Moulins (UFR de Chimie, Informatique, Mathématiques, Sciences du Vivant, Physique et l’École d’IngénieursDenis Diderot). Le site des Saint- Pères accueille l’UFR de Sciences Fondamentales et Biomédicales et l’UFR de Mathématiques/Informatique. La ZAC Pajol, quant à elle, héberge l’IUT Paris Pajol.
La Faculté des Sciences allie les sciences expérimentales aux sciences exactes, la recherche fondamentale à la recherche appliquée. Elle dispose d’une très grande richesse disciplinaire à l’image de la biologie, la chimie, l’informatique, les mathématiques, la physique ou encore les sciences biomédicales.
La Faculté des Sciences regroupe 6 pôles qui accompagnent l’activité des composantes internes :
- Pôle Recherche
- Pôle Formation
- Pôle ressources Humaines
- Pôle Finances & achats
- Pôle Relations internationales
- Pôle Partenariats Industriels - Innovation – Entrepreneuriat
Chaque direction de pôles participe à la structuration de la Faculté avec pour ambition la performance administrative au service des usagers. C’est ainsi qu’une offre de services adaptés aux composantes internes se développe et s’inscrit durablement dans un mouvement de transformation continue définissant progressivement l’échelon le plus pertinent de l’action administrative de la Faculté.
RÉSUMÉ DU POSTE:
L’assistant.e de direction a pour mission de participer à la pré- instruction, l’instruction et le suivi de l’ensemble des dossiers que gère le.la directeur.trice général.e de la Faculté. Il.elle assiste également le.la Doyen.ne sur l’organisation des Conseils de Faculté, des élections, séminaires et événements de la Faculté. À ce titre, il.elle s’assure de la cohérence de l’instruction des dossiers en lien avec l’ensemble des acteurs impliqués, dans le cadre du schéma directeur de la Faculté et en conformité avec la démarche qualité de la direction générale. Il.elle prend une part active à la construction des processus de gestion de la Faculté, dans le contexte du fonctionnement de l’université Paris Cité et de ses facultés. Il.elle est l’interface active et permanente entre la hiérarchie et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe. Il.elle joue un rôle de facilitateur au sein de la Direction et participe au bon climat de celle-ci.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS:
Organiser :
- Gestion des agendas du Doyen et du DGD
- Élaboration des calendriers semestriels des instances et des réunions
- Conseil de Faculté (préparation logistique des salles)
- Réunions, gestion des sondages, événements et séminaires pour les équipes de la Faculté
- Participation à l’organisation d’événements en lien avec l’équipe décanale
- Gestion administrative et budgétaire des événements : dans le respect des règles et process de l’Université : gestion des demandes de devis, de l’établissement des bons de commande et du suivi des réceptions dans des échéances contraintes
- Assure la coordination du département assistanat de direction
- Rechercher, collecter les informations :
- Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication utilisés pour les réunions
- Etablir des documents de synthèse en fonction des demandes du DGD
- Etablir les listes d’actions à suivre suite aux réunions (Comop)
Communiquer :
- Mise à jour des organigrammes et mise en ligne régulière sur le site de la Faculté
- Veille active à la mise à jour des listes des compositions des instances et des noms des agents de la Faculté sur site internet (recherche des informations)
- Recherche et mise à disposition de documents utiles à la Faculté, accessible à tous, sur le cloud
- Assure la cohérence et la circulation de l'information, communique avec les services de la structure et les partenaires extérieurs, notamment via des outils de travail collaboratif
Elaborer :
- Suivi d’actions
- Tableaux de bords, bilans et statistiques
Apprécier :
- Gérer les besoins de la structure en termes de matériels et affectation des bureaux - commandes de fournitures
- Gestion du cloud pour les usagers, en relation avec le correspondant informatique
Participer :
- Participation en tant que besoin au Conseil de Faculté, participation aux réunions RA- CSA et directeurs de pôle
Résoudre :
- Ecouter les demandes des agents
- Apprécier les requêtes
- Orienter vers des solutions
- Apporter des réponses
Proposer des axes d’amélioration pour :
- Les méthodes de travail
- Le cadre de vie
- L’utilisation des matériels
- Améliorer le fonctionnement de la structure dans le cadre de la démarche qualité de la direction générale
Instruire :
- Des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire (confiés par le directeur général délégué et le Doyen)
Encadrement: Non
Conditions particulières d'exercice: Le.l’assistant.e de direction sera en interaction avec la Direction Générale des Services et les directions métiers d’Université Paris Cité. La Faculté de Santé et la Faculté Sociétés et Humanités, les composantes et les directions de pôle de la Faculté des Sciences.
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances:
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Bureautique, outils informatiques, pack office
- Méthode de classement et d’archivage
- Modalités d’accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, webconférences…)
Savoir-faire – Compétences opérationnelles:
- Construire un dossier professionnel - Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d’activité
- Organiser les activités de communication
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements de la Faculté
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Coordonner les activités de l’équipe d’assistantes de la Faculté
Savoir-être – Compétences comportementales:
- Rédaction, organisation, autonomie, gestion des priorités, rigueur, confidentialité, réactivité et adaptabilité, bon relationnel, à l’écoute, sens du travail en équipe, état d’esprit positif :
- Savoir organiser son activité en autonomie en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances
- Savoir travailler dans l’urgence et respecter les délais
- Savoir travailler sur plusieurs tâches simultanément- Être rigoureuse, réactive et autonome
- Disposer de facultés d'adaptation, d'écoute, d'analyse et de synthèse - Avoir une bonne aisance relationnelle
- Garantir la confidentialité des informations et des données
- Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie
- Savoir rendre compte et être force de proposition
- Avoir le sens des responsabilités
- Savoir rendre compte
- Savoir travailler en équipe
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) : N/A
MODALITÉS DE CANDIDATURE:
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Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois
Rémunération : 1 850,00€ à 2 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
