Missions et responsabilités1.
Gestion administrative
- Assurer l’accueil téléphonique et répondre aux demandes des clients, fournisseurs et partenaires.
- Gérer les courriers, e-mails et documents administratifs.
- Effectuer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers.
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, tableaux et documents professionnels.
- Assurer le suivi administratif des dossiers clients et fournisseurs.
- Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.
- Organiser les agendas, réunions et rendez-vous lorsque nécessaire.
2. Gestion des appels d’offres
- Effectuer une veille sur les appels d’offres correspondant aux activités de l’entreprise.
- Identifier les consultations pertinentes et les transmettre à la direction pour décision.
- Télécharger et analyser les dossiers de consultation (DCE).
- Identifier les pièces demandées, les critères de sélection, les délais et les exigences administratives.
- Préparer et constituer les dossiers de candidature et les dossiers de réponse.
- Rassembler les documents administratifs, techniques et financiers nécessaires auprès des différents interlocuteurs.
- Vérifier que le dossier est complet et conforme aux exigences du règlement de consultation.
- Préparer les formulaires, attestations, déclarations et pièces administratives demandées.
- Mettre en forme les mémoires techniques et autres documents de réponse en collaboration avec les équipes concernées.
- Respecter strictement les dates et heures limites de dépôt.
- Procéder au dépôt des candidatures et offres sur les plateformes dédiées.
- Assurer le suivi des réponses, demandes de précisions, notifications et résultats.
- Tenir à jour un tableau de suivi des appels d’offres : consultation, date limite, montant, statut, résultat, observations, etc.
- Archiver les dossiers déposés et conserver une traçabilité des échanges.
3. Coordination interne
- Relancer les différents services afin d'obtenir les informations nécessaires dans les délais.
- Coordonner la collecte des éléments techniques, commerciaux et administratifs.
- Alerter la direction en cas de document manquant, d'incohérence ou de difficulté particulière.
- Participer à l’amélioration des procédures internes de réponse aux appels d’offres.
Compétences recherchées
Compétences administratives :
- Bonne maîtrise du français écrit et oral.
- Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et outils de gestion documentaire.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Grande rigueur dans le classement et le suivi des documents.
Compétences liées aux appels d’offres :
- Compréhension du fonctionnement des marchés publics et/ou privés.
- Capacité à lire et comprendre un règlement de consultation et un cahier des charges.
- Capacité à identifier rapidement les pièces obligatoires et les critères de réponse.
- Maîtrise des plateformes de dématérialisation des marchés publics.
- Capacité à respecter des délais stricts.
- Une expérience dans la préparation et le dépôt d’appels d’offres est fortement appréciée.
Qualités personnelles
- Organisation et rigueur.
- Autonomie.
- Réactivité.
- Sens des priorités.
- Esprit d’analyse et de synthèse.
- Très bonne capacité de communication.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Aisance au téléphone.
- Capacité à travailler dans l’urgence et à respecter des délais impératifs.
- Esprit d’équipe.
Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDD, CDI
Rémunération : 900,00€ à 1 200,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
