Le ou la secrétaire mutualisé(e) participe à la gestion administrative transversale des pôles développement du territoire et ingénierie & développement et épanouissement de la personne. Il ou elle est un soutien pour le bon fonctionnement quotidien des directions et services de ces pôles.
Tâches transversales :
Gérer le courrier entrant et sortant, les mails et la documentation, assurer le suivi et le classement dans le serveur de l’EPCI et le cloud des élus, organiser le tri et l’archivage des dossiers
Suivi administratif des dossiers, assistance au suivi de l’achat public, mise à jour de fichiers et listes de diffusions
Organiser les agendas, réunions, commissions, gérer des notes, convocations, comptes-rendus, documentations, présentations, réservations, assurer les envois, préparer les réponses puis assurer le classement, archivage et le suivi des demandes/réclamations usagers, organiser des RDV
Renseigner et suivre les tableaux de suivi d’activités (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
Appui logistique à l’organisation d’événements, d’inaugurations et de réunions, appui aux actions de communication auprès du public
Missions spécifiques par directions et services :
1. Transitions écologiques (tous les services hors Eau et assainissement) et social
2. Actions Culturelles :
Assistance plus spécifique au suivi des commandes : saisie de bon de commandes, envoi aux prestataires, suivi de commandes (notamment marché bus), réalisation d’états récapitulatifs de dépenses en vue de solde de subventions.
Assistance à la gestion d’outils de suivi de bénéficiaires d’actions : classes participantes et autres groupes ou individuels. Compilation des données en vue des bilans d’actions.
Saisie des événements sur APIDAE
Appui spécifique à la communication au public : suivi des opérations de distribution et publipostages des supports de communication papier, envoi de mails en nombre aux listes de diffusion
3. Économie, mobilité et attractivité du territoire :
Appui spécifique sur la saisie et le suivi de bon de commandes, demande et suivi des versements de subventions
Envoi en nombre de supports papier aux listes de diffusion,
Assistance et suivi des commandes ponctuelles du marché transport en bus pour les services organisateurs de visites
4. aménagement et urbanisme :
Réaliser et suivre les mesures de publicités de certains actes (arrêtés, délibérations) dans le cadre des documents d'urbanisme (publication dans les journaux, affichages dans les communes...)
Envoi de documents par courrier en nombre
Appui au secrétariat du service instructeur des autorisations d'urbanisme en cas d'absence de la secrétaire (accueil téléphonique, courriers...)
Missions secondaires :
Appui facturation redevance incitative et accueil des usagers
Remplacement à l’office de tourisme de Beaurepaire situé au sein du pôle de proximité
Remplacement de l’assistante de direction générale et présidence
Compétences requises
Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Bonne expression écrite et orale
Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer plusieurs dossiers à la fois
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Savoir être :
Discrétion, sens du service public
Organisation, rigueur et autonomie
Bon relationnel et travail en équipe
Réactivité et adaptabilité (polyvalence entre services)
Profil recherché
Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat, gestion ou équivalent.
Expérience en collectivité territoriale appréciée
Conditions d’exercice
Poste basé au siège de la Communauté de communes Entre Bièvre et Rhône (en moyenne annuelle 3 à 4 jours), au pôle de proximité de Beaurepaire et au site des services techniques de Beaurepaire (en moyenne annuelle 1 à 2 jour(s)), avec déplacements possibles ponctuellement pour l’appui à des réunions, inaugurations ou évènements
Travail en bureau, horaires réguliers avec pics d'activité en fonction des événements ou échéances
Polyvalence, environnement de travail multi interlocuteurs
Avantages sociaux :
- Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports)
- Titres restaurant (8€ de valeur faciale dont 60% prise en charge par l'employeur),
- Comité des œuvres sociales (COS38)
- Mutuelle santé (participation employeur à hauteur de 50%)
- Prévoyance (participation employeur en fonction des options choisies)
- Activités sportives proposées sur le temps de la pause méridienne
Pour nous découvrir : https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/communaute-de-communes-entre-bievre-et-rhone
Date limite de candidature le 26/07/2026
