Description du poste
Le poste est rattaché à la Direction Générale du Pôle, sous l’autorité du Directeur Général Adjoint.
L'assistant de direction assure à titre principal l’accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle.
Il apporte un appui permanent au DGA en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il assure la coordination et/ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.
Cadre d'emploi de référence
- Catégorie B de la filière administrative - Rédacteur territorial
Cadre d'emploi d'accès
- Catégorie B et C de la filière administrative
Positionnement hiérarchique
- Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint
Résidence administrative/Territoire
Domaine d'activité
Missions
Secrétariat/ pilotage de l’agenda
- Gestion des parapheurs entrants et sortants
- Prendre les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle-)
- Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, -) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances
- Accueil téléphonique et physique
- Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle
- Gestion de l’agenda du DGA
- Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA
- Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents
Taches administratives
- Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques, rapports
- Coordination et suivi des demandes d’éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis
- Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter
- Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, -)
Suivi de dossiers transversaux
- Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)
- Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du - groupe Aveyron
- Coordination et préparation des entretiens annuels
- Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d’activité, rapport développement durable, dossiers liés à l’assemblée départementale ou commission permanente, - rétroplanning, regroupement des rapports, relances,-.)
- Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs
- Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique,-)
- Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints
Compétences et aptitudes
Compétences métier
- Connaissance générale des services de la collectivité et du - groupe Aveyron
- Maîtrise de la communication, orale et écrite
- Maîtrise des techniques de secrétariat, d’accueil et des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, internet)
- Capacités rédactionnelles et relationnelles
- Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés
Aptitudes requises
- Rigueur, discrétion et disponibilité
- Sens de l’organisation, de l’anticipation
- Posséder des capacités d’initiative, de priorisation des tâches et de réactivité : qualités personnelles permettant de faire face rapidement à des situations relationnelles délicates et/ou complexes, garantir les réponses dans les délais
- Capacité à travailler de manière autonome, à être force de proposition, notamment dans un objectif d’amélioration et d’optimisation des procédures, (classement, traitement des courriers, notes,-) en veillant à intégrer les process collectifs mis en place par la collectivité
- Posséder des capacités d’accueil et un bon sens relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Etre capable de véhiculer une image valorisante du Pôle et de la collectivité
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Formation et expérience
- Formation et/ou expérience dans la gestion administrative confirmée
Conditions d'exercice
Contexte du poste/contraintes
- Disponibilité pour s’adapter aux rythmes et horaires de travail variables
- Situation de travail parfois délicates nécessitant tact et sens de la discrétion
- Nombreux contacts externes et internes
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Démarche de conseil/protection des agents
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Prime de fin d’année
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Congés supplémentaires
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Restauration collective/titres restaurant
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Compte-Epargne Temps
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Chèques vacances/loisirs
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Prise en charge Mutuelle
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Garde enfants
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Amicale du personnel
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Avancement de carrière/promotion
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CPF-compte personnel de formation avantageux
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Prise en charge frais déplacement formation
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Abonnement CNAS ou FNAS
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Abonnement COS ou CAS
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Régime indemnitaire
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ARTT
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Autorisations spéciales d’absence
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RIFSEEP
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Gratification pour les médailles du travail
Découvrez notre territoire en vidéo : ... espaces
8 régions naturelles sur 8735 km² de superficie :
- Aubrac, haut plateau volcanique où forêts et pâturages se mélangent
- La Viadène et la Vallée du Lot en bordure des monts d'Aubrac, le pays des barrages
- Le Rougier de Marcillac, un vallon réputé pour son micro-climat
- Le Bas Quercy au-dessus de Villefranche-de-Rouergue, entre bastides et Causse du Quercy
- Le Ségala, le plateau des « cents vallées »
- Le Lévézou avec ses lacs, paradis des pêcheurs et amateurs d'activités nautiques
- Les Grands Causses : Causse du Larzac, Causse Noir, Causse de Sévérac, Causse Comtal
- Au Sud, des vallées en Rougier : le Saint-Affricain
Un terrain de jeux privilégié pour les sports de pleine nature et à sensations. L'Aveyron est à l'origine de manifestations de renom : les Natural Games, le Grand Trail des Templiers, le Roc Laissagais, l'Ultra Trans Aubrac, les 100 km de Millau...
- Un environnement par nature propice au bien-être. Des infrastructures : Thermes de Cransac et Natura Bien-être à Brommat et de nombreux intervenants indépendants
