5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Choisir l’Université de Reims Champagne Ardenne, c’est intégrer une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l’international. C’est aussi contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser le développement des projets de recherche.
L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secrétaire de direction au sein du service prévention des risques.
Mission 1 : Gestion des visites médicales des agents de l'université
Organisation et planification
Suivre les tableaux de bord relatifs aux visites médicales des agents.
Planifier les rendez-vous médicaux et alimenter les plannings de visites.
Rédiger et envoyer les convocations aux agents concernés.
Gérer les aléas de planning (annulations, reports, reprogrammations).
Planifier la campagne de vaccination grippale
Suivi administratif
Réceptionner et enregistrer les comptes rendus démédicalisés transmis par le service de médecine du travail.
Mettre à jour les fiches individuelles de suivi des visites médicales.
Contribuer à l’élaboration du rapport annuel relatif au suivi médical des agents.
Mission 2 : Secrétariat du service prévention des risques
Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriers entrants et sortants.
Assurer le secrétariat de la F3SCT
Réaliser le classement, l’archivage et le suivi documentaire du service.
Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
Participer à l’actualisation des pages intranet dédiées à la prévention des risques.
Aide au suivi du budget
Mission 3 : Gestion administrative des formations sécurité des agents de l'université
Recenser et centraliser les besoins en formations à la sécurité au sein des composantes et services.
Organiser et suivre les sessions de formation et de recyclage obligatoires (secourisme, habilitations, etc.).
Mettre à jour les bases de données et listes des agents formés aux différents dispositifs de sécurité.
Veiller à la cohérence entre les formations suivies et les aptitudes médicales requises pour certaines activités.
Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des formations.
Missions 4 : Gestion des Vérifications Générales Périodiques (VGP)
Demande de devis
Planification des contrôles avec les prestataires
Réception des rapports de vérification
Transmission des rapports aux différents services
Tenir à jour le plan d’actions
Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance du cadre réglementaire en santé et sécurité au travail dans la fonction publique
- Gestion administrative et suivi d’activité
- Respect des échéances réglementaires
- Gestion documentaire et archivage
Savoir-faire :
- Planifier et organiser des rendez-vous
- Rédiger des courriers administratifs et comptes rendus
- Assurer le suivi administratif de dossiers individuels
- Exploiter et analyser des données pour produire un bilan annuel
- Mettre à jour des bases de données et outils de suivi
- Gérer et actualiser des contenus sur intranet
- Coordonner différents interlocuteurs (médecine du travail, formateurs, services RH, agents)
Savoir-être :
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité (données médicales)
- Sens du service public
- Autonomie
- Réactivité face aux imprévus (annulations, urgences médicales)
- Capacité d’adaptation
- Esprit d’analyse et de synthèse (bilans, rapports annuels)
- Aisance relationnelle (agents, encadrants, médecins, organismes de formation)
- Sens des priorités
- Travail en équipe
Contraintes particulières :
Gestion d’informations sensibles et confidentielles liées au suivi médical des agents, impliquant une stricte obligation de discrétion professionnelle.
Activité impliquant de nombreux échanges avec différents interlocuteurs (services de l’université, médecine du travail, organismes de formation).
Adaptation aux évolutions réglementaires en matière de santé, sécurité et prévention des risques au travail.
Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels.
CDD à pourvoir au 01/09/2026 pour une durée d'un an, renouvelable
Date limite de réception des candidatures : 02/07/2026
