Rejoignez l’IRT SystemX afin d’imaginer et concevoir un monde numérique plus sûr, plus performant et plus durable. Aux côtés de nos partenaires industriels et académiques, nos ingénieurs-chercheurs adressent de nouveaux usages qui répondent aux grands enjeux de notre temps, sociétaux et technologiques. Ensemble, nous accélérons la transformation numérique des industries, des services et des territoires.
Vous désirez vous accomplir au sein d’une équipe enthousiaste à l’expertise reconnue ? Avec nos 110 collaborateurs et collaboratrices, prenez une part active au développement d’un institut de recherche technologique (IRT) de niveau international, dans le domaine de l’ingénierie numérique des systèmes. Vous découvrirez l’intérêt stimulant de nos projets collaboratifs au sein d’un campus scientifique d’excellence mondiale : le cluster Paris-Saclay.
Votre rôle ? Vous avez pour mission de structurer, optimiser et superviser la gestion des projets et programmes de SystemX, en garantissant leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’institut. Vous jouez un rôle clé dans l’amélioration continue des processus, la standardisation des méthodes, et le soutien aux chefs de projet pour assurer la réussite des projets et la satisfaction des partenaires. Vous êtes responsable du respect des engagements contractuels de l’Institut dans l’exécution des projets. Vous êtes également garant de l’utilisation des moyens de l’Institut au sein des projets dans le respect de la stratégie de valorisation interne à l’IRT.
Poste en CDI.
Rattaché(e) à la direction « Programmes et Projets », vous êtes en relation avec des projets collaboratifs composés de femmes et d’hommes ingénieurs-chercheurs, chercheurs industriels et académiques, post-doctorants et doctorants. Vous reportez hiérarchiquement au directeur Programmes et Projets.
Vos missions principales seront les suivantes :
- Gouvernance et pilotage des projets
- Suivre l’application des processus, des normes et des politiques de gestion de projets pour assurer la cohérence et la conformité à travers l’organisation. Cela peut inclure la création de modèles de planification, de rapports, de tableaux de bord, etc ;
- En pratique au sein de l’institut, participer à des « Comités Projets » avec les partenaires et aux différentes étapes du montage et d’exécution des projets (« Gate ») ;
- Collecter des données sur les projets en cours et assurer le suivi des indicateurs clé : les coûts, les délais, la qualité, etc., et fournir des rapports et des analyses pour aider la direction à prendre des décisions éclairées et à identifier les domaines d’amélioration ;
- Organiser avec les Chefs de Projets, la production des « reportings », accompagner les chefs de projets dans l’évaluation de l’avancement technique, coût, délai et qualité du projet en préparation des revues de projet et en constituant avec eux le rapport annuel d’avancement du projet, son suivi et contrôle (indicateurs, conduite de réunions, rédaction de comptes rendus) ;
- Soutien à la gestion de projet et des risques
- Mettre en place les conditions optimales et les outils nécessaires pour un soutien opérationnel aux équipes de gestion de projet, y compris la formation, la fourniture d’outils et de ressources, l’assistance à la résolution de problèmes et la coordination des activités inter-projets et le respect et mutualisation du processus méthodologique et de la gestion documentaire ;
- Être garant du respect du planning, de la levée d’alertes éventuelles et de la gestion des risques en aidant les équipes de projet à élaborer des plans de contingence ;
- Contribuer aux offres et aux propositions techniques et financières des prestations de R&D ;
- Être le point de contact privilégié du Secrétariat Général : contrôle de gestion, comptabilité, RH. Le/ La PMO est aussi l’interface privilégiée de tous les membres de la DPP sur ces questions.
- Connaitre, documenter le cas échéant et implémenter au quotidien les processus pour capitaliser sur l’expérience en tant que courroie de transmission entre la direction Programmes et Projets et le Secrétariat Général.
4. Gestion des ressources
- Établir trimestriellement la consolidation du plan de charge des projets ; Coordonner et consolider les besoins de ressources des projets conformément à leurs plannings et leurs budgets en concentrant les demandes en moyens et compétences des projets auprès des responsables d’équipe R&T afin d’anticiper au maximum les besoins ;
- Consolider les imputations et les coûts d’achat, superviser les budgets et gérer les revues trimestrielles du portefeuille projets de l’institut ;
5. Communication et sensibilisation
- Diffuser des informations sur les projets, les réalisations et les initiatives en cours, et sensibiliser l’ensemble de l’organisation aux meilleures pratiques de gestion de projet.
Mots-clés : PMO, Project Management Office, coordination projets, coordination programmes, SCIFORMA
Diplômé d’un BAC + 5, au moins 3 ans d’expérience sur un poste PMO, en coordination de projet ou de programme, idéalement dans un environnement collaboratif multipartenaire et multidisciplinaire.
Compétences techniques :
- Idéalement titulaire d’une certification en gestion de projet (PRINCE2, PMP ou équivalent)
- Maîtrise d’outils de gestion de projet (idéalement SCIFORMA)
- Expérience en management transverse.
- Connaissances solides en gestion de budget et travail avec le contrôle de gestion sur les projets.
Qualités professionnelles et relationnelles :
- Proactivité et force de proposition
- Adaptabilité, curiosité et ouverture d’esprit.
- Esprit d’analyse et de synthèse et aptitude à prendre de la hauteur.
- Goût des contacts humains, capacité d’écoute, maîtrise des clés de la communication assertive.
- Esprit fédératif et facilitateur – orienté solutions.
- Qualités de communications écrites et verbales et une aisance dans la manipulation des données chiffrées.
L’IRT SystemX est engagé en faveur de l’égalité des chances. A ce titre, tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
Pour ce poste basé au sein du cluster Paris-Saclay (91), des déplacements occasionnels sont à prévoir en région parisienne. Vous travaillerez sur des projets attractifs et vous bénéficierez d’avantages tels que : le télétravail pour 10 jours par mois, une subvention de l’employeur pour la restauration et des titres restaurant, 3 semaines de congés en plus du légal, des congés supplémentaires en fonction de l’ancienneté, une mutuelle performante, le 1% logement, un comité économique et social, un partenariat avec Science Accueil permettant aux collaborateurs étrangers d’obtenir un accompagnement dans les démarches administratives.
Au cours de notre processus de recrutement, vous rencontrerez le Directeur Programmes et Projets, le Secrétaire Général et une collaboratrice du service RH.
