Fiche de poste
Responsable administratif
Le responsable administratif accompagne la direction afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative, comptable, de la qualité, des ressources humaines et des différents pôles d’activités de l’association Autonomie Paris Saint-Jacques. Il travaillera en étroite collaboration avec la directrice générale.
Le contexte
L’association Autonomie Paris Saint-Jacques est une structure créée en 2000 et qui emploie aujourd’hui 30 salariés. Elle porte de nombreuses activités dont les trois principales sont la Maison des Ainés et des Aidants /Dispositif d’appui à la coordination Paris Centre, la mission d’évaluation des personnes en GIR 5 et 6 confiée par la CNAV et le dispositif Centr’aider.
D’autres dispositifs sont portés par l’association : Aid&Vous, AIDMA, LIENS, APSJ Formation, …
Autonomie Paris Saint-Jacques est une association dynamique avec une équipe de professionnels engagés qui a à cœur d’apporter un service de qualité auprès des personnes accompagnées et de développer des actions innovantes permettant d’enrichir l’offre de santé. La taille et la variété des activités de l’association évoluent constamment et nécessitent donc un renfort des fonctions support.
Missions principales :
Gestion administrative
· Assurer le suivi administratif général de l’association
· Gérer les contrats (prestataires, fournisseurs, assurances, baux…)
· Veiller au respect des obligations légales et réglementaires (statuts, AG, CA, déclarations)
· Mettre en place et améliorer les procédures internes
Gestion comptable et financière
- Transmettre les éléments des opérations comptables (factures, banques, caisses, écritures de clôture) au cabinet comptable
- Participer à l’élaboration et au suivi du budget prévisionnel
- Elaborer les devis pour les prestations assurées par l’association
- Préparer et classer les factures à régler
- Faire les rapprochements bancaires
- Aider à la préparation des éléments pour l’expert-comptable et le commissaire aux comptes
· Assurer le suivi de la trésorerie et des flux financiers
· Tenir la caisse
· Emettre les factures de l’association et du service APSJ Evaluations
Gestion RH
· Préparer les éléments de paie et assurer le lien avec le prestataire paie
· Gérer les titres restaurant, les cartes cadeaux
- Suivre les dossiers du personnel (contrats, absences, congés)
Suivi des financements et subventions
· Participation à l’élaboration des budgets liés aux demandes de subventions
· Assurer le suivi financier des conventions de financement
· Produire les bilans financiers et justificatifs demandés par les financeurs
Appui à la gouvernance
· Fournir des tableaux de bord et outils d’aide à la décision
· Présenter la situation financière à la direction
· Participer à la stratégie financière et au développement de l’association
Formation
· Assurer le suivi administratif des formations proposées par l’organisme de formation
· Préparer les audits de conformité
Démarche qualité
· Piloter la mise en œuvre de la démarche qualité interne en lien avec la direction
· Assurer le suivi et la réactualisation des procédures et documents
· Participer à l’élaboration, à la diffusion et à l’analyse des enquêtes qualité
· Gérer le système documentaire et veiller à sa mise à jour
Compétences requises :
Compétences techniques
· Comptabilité générale et associative
· Réglementation financière et fiscale des associations
· Gestion budgétaire
· Maîtrise des outils bureautiques
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : suite Office (Word, Excel, Power Point…), Outlook…
- Méthodes de classement et d’archivage
· Connaissance du milieu associatif et du contexte, fonctionnement, organisation et enjeux des secteurs sanitaire et social
Compétences professionnelles
- Rigueur et sens de l’organisation
- Autonomie et fiabilité
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens des responsabilités et de la confidentialité
· Bon relationnel et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
Formation et expérience
· Formation supérieure en comptabilité, gestion ou droit (Bac +5)
- Expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif
Conditions particulières
· Poste polyvalent nécessitant une forte autonomie
- Possibilité de télétravail (selon organisation)
Lieu d’exercice : 11, rue de l’Ecole de Médecine 75006 Paris
CDI, temps plein - CCN 51
ENVOYER CV ET LETTRE DE MOTIVATION à [email protected]
Rémunération : à partir de 45 000,00€ par an
Avantages :
- RTT
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
