Ecosphère, pour la nature et le développement durable.
Spécialisée en écologie appliquée depuis plus de 35 ans, Écosphère met son expertise technique et scientifique au service d’une prise en compte de la biodiversité dans les politiques publiques et privées.
Avec des agences réparties sur le territoire national et plus de 220 collaborateurs, le Groupe Écosphère intervient sur des missions et thématiques variées : audits écologiques, études réglementaires, plans de gestion, suivi de chantier, géomatique, conseil et politiques de la biodiversité…
L'agence Bassin parisien d'Ecosphère, répartie sur 3 sites (Avon - 77, Plaisir - 78 et Saint-Maurice - 94), recherche son assistant(e) d'agence. Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité du directeur d'agence, il(elle) interviendra en véritable appui quotidien à l'équipe locale, et en relai fiable et efficace à la direction de l'agence, et aura notamment pour missions :
Appui à la direction de l'agence :
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Mise en place et suivi d'un outil de pilotage des tâches ;
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Planification, organisation et suivi des réunions d'équipe ;
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Mise en place et suivi des plans d'actions.
Appui à la gestion de la vie d'agence :
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Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier ;
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Gestion de la boite mail agence ;
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Gestion des équipements : suivi du consommable, suivi et entretien du matériel et des véhicules en lien avec les référents matériel et sécurité, veille sur l'état des locaux ;
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Gestion des contrats et prestataires de service liés à l'agence ;
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Réalisation des achats avec une carte d’entreprise et application sur mobile perso ;
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Appui local à l'organisation des événements et gestion de la logistique des déplacements pour l'équipe ;
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Gestion de l'archivage numérique.
Appui administratif :
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Suivi administratif des dossiers client, incluant la préparation et le suivi de la facturation ;
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Clôtures locales administratives des dossiers (certificats de capacité, enquêtes de satisfaction client) ;
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Suivi administratif de la sous-traitance ;
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Suivi et validation des factures dans Yooz (en lien avec Flex le cas échéant) ;
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Centralisation des notes de frais et validation niveau 1 dans nibelis dans le respect des échéances mensuelles ;
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Suivi administratif des notes de frais de l'équipe ;
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Mise en œuvre et animation locale des procédures administratives nationales.
Appui commercial :
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Appui à la veille commerciale locale ;
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Préparation et montage administratif des offres ;
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Dépôt des réponses aux appels d'offres ;
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Mise à jour et suivi des devis sur interface CRM.
Appui à la gestion des ressources humaines :
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Participation au suivi des candidatures et organisation logistique des entretiens ;
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Participation à l'onboarding et offboarding des collaborateurs ;
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Lien avec les services RH pour la gestion de Taleez (demandes d’ouverture ou clôture d’offres) ;
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Suivi des échéances et relances équipe pour demandes de formation ;
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Suivi de l'affichage obligatoire.
Appui technique :
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Relectures orthographiques ;
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Mise en forme, reprographie et archivage des rapports ;
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Gestion locale de la photothèque et de la documentation.
D'autres missions pourront venir s'ajouter, en fonction des compétences et de la motivation (soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).
PROFIL ET COMPÉTENCES :
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Formation : Bac + 2 minimum en gestion de la PME, assistanat de direction et/ou comptabilité ;
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Expérience : Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d'études ;
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Maîtrise de l'informatique : Office 365 (Word, Excel, et Power point impératifs), maîtrise des outils Flex (facturation clients) et Yooz (commandes fournisseurs) serait un plus ;
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Connaissance des marchés publics et bases en administration des ventes ;
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Bonne expression orale et écrite, excellente maîtrise de l'orthographe ;
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Autonomie, proactivité, rigueur et ponctualité ;
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Sens de l'organisation et des priorités, esprit pratique, esprit d’équipe ;
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Sens de la communication et du contact ;
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Soucieux du respect de l'environnement et de la protection de la nature ;
CONDITIONS ET AVANTAGES DU POSTE :
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Vous bénéficiez d'un contrat CDI à temps plein, statut non-cadre (convention SYNTEC) ;
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Démarrage souhaité : Dès que possible ;
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Rémunération : selon votre profil et expériences. Elle est composée d'un salaire fixe, d'un intéressement et de la participation aux résultats d'Ecosphère, ainsi que de primes (vacances, de performance individuelle et exceptionnelles) ;
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Avantages sociaux : RTT, titres restaurant, mutuelle prise en charge à 100%, annualisation du temps de travail, souplesse des horaires, des congés et absences, participation aux transports publics, politique salariale incitative et dynamique.
PROCESSUS DE RECRUTEMENT :
- Un premier échange téléphonique pour faire connaissance et s'assurer de l'intérêt commun pour ce poste ;
- Un ou deux entretiens avec le directeur de l'agence et l'équipe RH pour évoquer votre parcours, vos attentes, partager sur les enjeux et sur la vision du poste, et éventuellement réaliser des tests.
Possibilité de regrouper les entretiens pour une optimisation du process de recrutement et parce que l'on s'adapte à vous.
