Descriptif
Présentation du Centre Hospitalier du Haut-Bugey
Oyonnax-GHT Bresse-Haut-Bugey zone de recrutement de 60 000 habitants.
1h00 de Lyon, 1h00 Genève, 45 minutes de Bourg-en-Bresse (CH pivot GHT).
Proche pistes de ski, moyenne montagne, activités multiples.
Etablissement entièrement reconstruit (2007) et disposant d'un plateau médicotechnique moderne.
Etablissement de 469 lits et places dont 123 lits MCO et 30 lits de SSR.
24 000 passages aux urgences par an, 700 sorties SMUR primaires et secondaires, UHCD, USC
Scanner, échographie, radio conventionnelle, IRM.
Le Centre Hospitalier du Haut-Bugey recherche son ou sa futur(e) référent(e) des secrétariats médicaux.
Identification du poste
Voie d'accès : mutation -contractuel
Prise de poste : 01/10/2026
Quotité de travail : 100%
Fonction :
L'encadrant(e) des Secrétariats Médicaux assure, en étroite collaboration avec le directeur des Ressources Humaines, l'organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux et des accueils administratifs. L'encadrant(e) des Secrétariats médicaux est en charge de la planification, de l'organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux et des accueils administratifs. Il assure la supervision médico-économique des effectifs des secrétariats et accueils, et est l'interlocuteur privilégié des professionnels, des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs). A ce titre, il accompagne l'application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
Missions principales :
L'encadrant(e) des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux et des accueils administratifs.
Au titre des moyens alloués et de l'efficience des secrétariats médicaux et des accueils administratifs :
- Proposer les mesures d'organisation nécessaires au fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs.
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et des accueils administratifs et proposer des actions d'amélioration sur le secteur d'activité.
- Organiser la gestion des agendas du service de Maternité.
- Préparer la prise de fonction des nouveaux praticiens en relation avec l'encadrement des services.
- Gérer les différents dysfonctionnements des secrétariats médicaux et des accueils administratifs.
- Participer à la gestion de l'absentéisme des secrétariats médicaux et des accueils administratifs, en lien avec les unités concernées.
- Gérer l'équipe de suppléance des secrétariats médicaux et des accueils administratifs : affectation, évaluation, temps de travail
- Développer les indicateurs d'activité et de suivi des effectifs.
- Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des professionnels.
- Accompagner les projets des professionnels affectés ou non sur un secrétariat médical ou un accueil administratif.
- Réaliser l'inscription des professionnels aux différentes formations proposées par l'établissement.
- Gérer les comptes d'heures, les congés annuels
- Paramétrer les outils, logiciels relevant du domaine des secrétariats médicaux et des accueils administratifs.
- Gérer l'accueil des stagiaires et des étudiants.
- Veiller à la qualité des documents produits dans le respect de la règlementation en vigueur.
- Assurer la gestion des stocks de documents (formulaires CERFA) des secrétariats médicaux et des accueils administratifs via le site de la CPAM.
- Participer aux groupes de travail institutionnels.
- Rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique.
Formations Qualifications :
Expertise en secrétariat médical, Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques.
Connaissances particulières :
- Gestion des conflits.
- Connaissance des enjeux hospitaliers.
- Conception et accompagnement aux changements organisationnels.
Expériences professionnelles :
- Avoir une expérience diversifiée dans différents secrétariats médicaux.
Qualités professionnelles :
- Loyauté.
- Respect du secret professionnel.
- Discrétion professionnelle.
- Rigueur et efficacité.
- Respect des règles institutionnelles.
- Qualité d'écoute et de discernement.
- Qualités relationnelles.
- Animation, mobilisation et fédération d'équipes.
Personne à contacter
Monsieur COMPARIN, Directeur des Ressources Humaines,
[email protected]
