MISSION : sous l'autorité hiérarchique du.de la DRH adjoint.e, il.elle assure le bon déroulé et le suivi administratif des instances consultatives (CST, Formation spécialisée, CAP, CCP) au sein du pôle secrétariat et instances.
A ce titre, il.elle contribue à l'organisation et au bon fonctionnement de ces instances en lien avec le pôle secrétariat. Il.elle assure le lien avec les services des ressources humaines sur les décisions adoptées au sein des instances consultatives.
ACTIVITES
Est l'interface avec les services de la collectivité et oriente vers l'instance compétente à l'appui des services de la DRH en fonction des domaines concernés
Assure la préparation et la rédaction des rapports à partir des éléments proposés par les directions en lien avec les responsables de service de la DRH et les autres services de la collectivité garantissant leur qualité sur la forme et la complétude des dossiers,
Assure la préparation des instances : réunion préparatoire interne aux services de la DRH, avec la direction générale et les élus, avec les organisations syndicales, la convocation des experts et la diffusion des rapports au préalable
Assure la diffusion des rapports (gestion de la plateforme sécurisée : ouverture des droits aux membres et suivi des accès des membres, mise à jour des informations sur intranet).
Assure le suivi de la composition des instances : suivi et actualisation des arrêtés
Met en œuvre la logistique pour le bon déroulement des instances : planning en lien avec le pôle secrétariat, invitations, préparation des dossiers et des séances (réservation, enregistrement, feuille de votes etc.)
Participe aux différentes instances consultatives : organisation, prise de note, formalisation des tableaux d'arbitrage, réception des avis, retours suite aux décisions prises par les instances et suivi de leur mise en œuvre
Rédige les rapports, comptes rendus et documents administratifs des différentes instances, enregistre les rapports faisant l'objet d'un passage en session ou en commission permanente dans les logiciels en faisant le lien avec le pôle secrétariat
Effectue le classement et l'archivage des dossiers
- Appui à la gestion du dialogue social et à la gestion administrative des organisations syndicales
Enregistre et assure le suivi des correspondances avec les organisations syndicales (OS) (courrier papier et boite mail)
Rédige les réponses aux courriers selon les consignes de la direction
Suit et actualise le tableau des consommations, des frais de déplacement des OS
Actualise le tableau des temps syndicaux par agent et syndicat à chaque évolution (gestion des arrêtés, suivi des demandes des organisations syndicales)
Suit et met en place des contrôles de l'utilisation du temps syndical deux fois par an
Organise les rencontres entre les organisations syndicales, l'administration et les élus
- Veille législative et règlementaire
Effectue une veille juridique sur l'évolution des instances consultatives et du dialogue social et propose des axes d'amélioration et/ou de mise en conformité règlementaire
Participe à l'installation et au renouvellement des instances : mise en œuvre des règlements
Participe à la préparation et au suivi des élections professionnelles : organisation logistique, suivi pour mise en œuvre
Travaille en coordination avec les autres collègues du pôle secrétariat et instances de la direction et assurant une polyvalence en cas d'absence des collègues
Contraintes calendaires liées au calendrier des instances
Référence de l'offre : lz9g5fkica
Compétences stratégiques :
- Savoir anticiper
- Etre force de proposition
- Etre capable de prendre des initiatives
- Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter
- Organiser l'activité et le suivi en respectant les délais
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
- Savoir analyser un contexte
- Etre capable de synthèse
- Etre capable de s'adapter au contexte
Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître le cadre réglementaire et les procédures de la FPT
- Connaître les règles internes de DRH
- Connaître et respecter les circuits de décision des différentes instances
- Maîtriser le statut de la fonction publique territoriale et les procédures liées à la carrière, vie professionnelle
- Etre capable de rédiger avec aisance divers types de documents
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
- Savoir se rendre disponible
- Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
- Savoir écouter
- Savoir accompagner et conseiller
- Etre capable d'argumenter
- Savoir convaincre ses interlocuteurs
- Savoir rendre compte de ses actions
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Restauration collective/titres restaurant
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Compte-Epargne Temps
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Amicale du personnel
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Abonnement CNAS ou FNAS
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ARTT
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CIA
Territoire doté d’un grand nombre d’attractivités, la Meurthe-et-Moselle œuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d’habitants. Chef de file de l’action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l’aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l’accès à la culture pour tous.
Rejoindre les équipes du Département, c’est faire le choix d’une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :
- Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
- Des opportunités de carrière : dispositif d’intégration et d’accompagnement à la mobilité ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
- Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.
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