Assistant administratif H/FCDD 3 mois, 35 heures, présentiel
Présentation de Certifopac
Certifopac est un organisme certificateur spécialisé dans la formation professionnelle.
Basé à Montréal-la-cluse, nous délivrons notamment la certification professionnelle Certif’IAG, reconnue par l’État, dédiée à l’usage responsable, efficace et professionnel des outils d’intelligence artificielle générative tels que ChatGPT, Claude, Mistral, Gemini et autres solutions émergentes.
Cette certification s’adresse à toute personne souhaitant faire reconnaître ses compétences en intelligence artificielle générative dans un objectif professionnel : recherche d’emploi, transition professionnelle, évolution de carrière ou montée en compétences.
Certif’IAG compte aujourd’hui environ 400 certifiés partout en France. Avec près de 600 nouveaux certifiés attendus d’ici la fin de l’année 2026, l’activité connaît une forte accélération. Dans ce contexte, nous renforçons notre équipe administrative dédiée au pôle IA, en vu d'un remplacement pour congé maternité.
Positionnement du poste
Sous la supervision directe de la responsable actuelle du pôle IA, vous participerez à la gestion administrative, logistique et opérationnelle des parcours de certification Certif’IAG.
Vous intégrerez une petite équipe, où l’autonomie, la rigueur et la capacité à prioriser sont essentielles. Le poste nécessite une bonne aisance informatique, une organisation solide et une posture professionnelle adaptée aux échanges avec les candidats, les membres de jury et les partenaires.
Missions principales
Vous serez amené à assurer le suivi administratif complet des candidats à la certification Certif’IAG.
Vos missions comprendront notamment :
- L’inscription des nouveaux candidats sur la plateforme informatique dédiée.
- L’enregistrement des réservations de sessions d’évaluation.
- La planification des nouvelles sessions d’évaluation.
- Le remplissage des sessions et l’optimisation du taux de remplissage.
- La gestion des annulations, reports et replanifications de sessions.
- Le contrôle des livrables déposés par les candidats avant leur passage en évaluation.
- La gestion de la logistique des évaluations à distance : transmission des liens de connexion, assistance aux membres du jury, réponses aux mails, suivi du bon déroulement des sessions.
- Le traitement des demandes entrantes des candidats libres.
- La réponse aux questions administratives, pratiques et organisationnelles des candidats.
- La mise à jour du tableau de suivi des candidats.
- Le suivi précis des statuts d’évaluation : en cours, planifié, certifié, annulé, non-présentation, abandon.
- La gestion des abandons et des situations particulières.
- La délivrance des procès-verbaux de clôture de fin d’examen.
- L’édition des certificats et leur envoi aux candidats.
Cette liste n’est pas exhaustive. Elle pourra évoluer selon l’activité du pôle IA et les besoins opérationnels.
Profil recherché
Vous êtes organisé, rigoureux et à l’aise avec les outils informatiques. Vous savez gérer plusieurs tâches en parallèle sans perdre le sens des priorités.
Vous aimez le travail administratif structuré, mais vous êtes aussi capable de réagir rapidement lorsqu’une situation urgente se présente : annulation de dernière minute, candidat bloqué, session à compléter, jury à accompagner.
Vous savez communiquer clairement, à l’écrit comme à l’oral. Vous êtes à l’aise pour prendre des appels téléphoniques et répondre aux sollicitations de candidats avec professionnalisme.
Compétences attendues
La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable.
Une bonne aisance avec les outils informatiques est impérative.
Une expérience dans la gestion administrative, la planification, le suivi de dossiers ou la relation candidats / clients serait appréciée.
Une forte appétence pour les outils d’intelligence artificielle générative tels que ChatGPT, Claude, Mistral ou Gemini serait un plus.
Une sensibilité aux bonnes pratiques d’usage de l’IA, notamment en matière de protection des données, de confidentialité et d’usage responsable, serait également très appréciée.
Un diplôme dans la gestion administrative d'une entreprise serait un très gros plus.
Qualités personnelles attendues
Rigueur administrative.
Sens de l’organisation.
Capacité d’écoute.
Aisance relationnelle.
Adaptabilité.
Gestion des priorités.
Réactivité face aux urgences.
Autonomie dans l’exécution.
Fiabilité dans le suivi des informations.
Capacité à travailler dans une petite équipe avec un fort niveau de responsabilité individuelle.
Conditions du poste
- Type de contrat : CDD de 3 mois. en remplacement d'un congé maternité. renouvelable sans garantie.
- Temps de travail : 35 heures par semaine.
- Organisation : 8 heures par jour du lundi au jeudi et 3h le vendredi matin (9h 12h)
- Horaires envisagés : 8h00 à 12h00 et 13h00 à 16h00, ou 8h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00 selon organisation interne.
- Lieu : poste 100 % présentiel.
- Avantages : tickets restaurant.
- Prise de poste : à part
- Rémunération : selon profil et expérience.
Pourquoi rejoindre Certifopac ?
Vous rejoignez un organisme certificateur en pleine croissance, positionné sur un sujet stratégique : la certification des compétences liées à l’intelligence artificielle générative.
Vous contribuerez directement au développement d’une certification reconnue par l’État, utile aux candidats, aux entreprises et aux acteurs de la formation professionnelle.
Ce poste est exigeant. Il demande de la méthode, de la précision et de l’engagement. Il conviendra à une personne fiable, autonome, sérieuse, capable de tenir un rôle opérationnel clé dans une activité en forte accélération.
Modalités contractuelles :
Salaire à partir de 2 200 € brut en fonction de votre niveau d’études et de votre expérience sur le poste visé et notre secteur d’activité.
Avantages salariaux :
- Possibilité de titre-restaurant ;
Rémunération : à partir de 2 200,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel
Formation:
- Baccalauréat / Niveau bac (Requis)
Expérience:
- Gestion administrative: 1 an (Requis)
Permis/certification:
Lieu du poste : En présentiel
