Chez Numalis, on ne fait pas “juste” de l’IA. On la rend fiable, robuste et digne de confiance — dans des secteurs où l’erreur n’est pas une option.
Nos solutions Saimple et AICET accompagnent des organisations exigeantes — dont des acteurs de la Défense — vers une IA performante et conforme aux standards internationaux. Pour soutenir notre croissance, nous cherchons la personne qui va libérer la direction de la charge opérationnelle du quotidien et lui permettre de se concentrer sur la stratégie.
Vous serez le pivot entre la Directrice des Opérations et le PDG d’un côté, et l’ensemble des fonctions internes de l’autre. Un rôle polyvalent, central, et concret.
VOTRE RÔLE
Vous assistez directement la Directrice des Opérations et le PDG dans la gestion quotidienne de la société. Interface entre la direction et les interlocuteurs internes comme externes, vous garantissez que rien ne tombe dans les mailles du filet.
CE QUE VOUS ALLEZ FAIRE CONCRÈTEMENT
Organiser & planifier
- Coordonner les agendas de la direction et planifier les réunions internes, de board et entretiens de recrutement
- Organiser les événements de cohésion d’équipe et les rendez-vous professionnels
- Anticiper les échéances et assurer la préparation logistique de chaque événement
Gérer le budget & la trésorerie
- Suivre le budget de la société et produire des tableaux de bord réguliers
- Assurer le suivi de la trésorerie et alerter la direction sur les écarts
- Gérer les relations avec les prestataires et optimiser les dépenses opérationnelles
Synthétiser & informer
- Répondre aux appels et aux mails entrants, filtrer et prioriser
- Assister à des rendez-vous clés (assurances, outils internes, OPCO…) et restituer des synthèses actionnables
- Participer à la prise de décision en apportant des éléments structurés à la direction
- Produire des comptes rendus clairs et des notes de cadrage
Faire vivre l’interne
- Animer la communication interne et contribuer à la vie d’équipe
- Superviser les services généraux et la gestion des locaux
- Maintenir le logiciel SIRH à jour et fiable
- Centraliser et diffuser les informations utiles à l’ensemble des collaborateurs
- Contribuer à améliorer nos outils IA / automatisations internes
LE PROFIL QU’ON RECHERCHE
Expérience
- Première expérience en tant qu’Office Manager, Assistant·e de direction ou rôle équivalent appréciable
- Connaissance des entreprises tech, startup ou PME innovante fortement appréciée
- Exposition à des sujets variés : gestion administrative, budgétaire, RH et logistique
Compétences
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, en particulier Excel et PowerPoint)
- Très à l’aise avec les outils numériques, les SaaS et les environnements changeants
- Aisance avec les logiciels SIRH ; expérience sur Lucca, Pennylane ou équivalent est un plus
- Excellente expression écrite et orale en français — la qualité de rédaction est essentielle
- Anglais professionnel apprécié
Mindset
- Sens des priorités : vous distinguez l’urgent de l’important, et traitez les deux
- Écoute active : vous captez les besoins implicites de la direction et de l’équipe
- Discrétion et fiabilité : vous avez accès à des informations sensibles, vous les gérez avec sérieux
- Aisance relationnelle : vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés, de l’équipe technique au board
- Vous aimez les environnements qui évoluent, où les sujets sont variés
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
Un rôle à impact direct
- Un poste au cœur de la société, avec une vraie proximité avec la direction
- Un sujet porteur : l’IA de confiance, un marché en pleine expansion
- Une autonomie réelle sur vos sujets dès la prise en main
- Un environnement stimulant où chaque journée est différente
Des conditions attractives
- Horaires flexibles (arrivée 7h30–10h, départ 16h–19h30)
- Télétravail partiel possible
- Transport en commun pris en charge à 100 %
- Locaux en plein cœur de Montpellier, accessibles en tram / bus / train
- Équipe à taille humaine, bonne humeur garantie
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 31 000,00€ à 39 000,00€ par an
Avantages :
- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel
Expérience:
- Administration système: 3 ans (Requis)
Langue:
Lieu du poste : Télétravail hybride (34000 Montpellier)
