FICHE DE POSTE
Assistant(e) de Direction confirmé(e)
Intitulé du poste
Assistant(e) de Direction – Coordination Administrative, Logistique et Support de Gouvernance
Rattachement hiérarchique
Directeur Général
Présentation du poste
L'Assistante de Direction assure un rôle central dans le bon fonctionnement administratif, logistique et organisationnel de Parenthèse Santé. Elle assiste le Directeur Général ainsi que les instances de gouvernance (Conseil d'Administration et Bureau), coordonne les équipes administratives et logistiques, et participe au suivi des fonctions supports en lien avec les partenaires externes spécialisés.
Missions principales
1. Assistanat de Direction Générale et Gouvernance
- Assister le Directeur Général dans l'organisation quotidienne de ses activités.
- Gérer l'agenda, les rendez-vous, réunions et déplacements.
- Préparer les dossiers, supports et comptes rendus de réunions.
- Organiser les réunions du Conseil d'Administration, du Bureau et des commissions.
- Rédiger les convocations, procès-verbaux et documents de suivi.
- Assurer le suivi des décisions prises par les instances dirigeantes.
- Participer à la circulation et à la diffusion des informations stratégiques.
2. Management de l'équipe administrative et logistique sédentaire
- Encadrer et coordonner l'équipe administrative et logistique.
- Organiser et répartir les tâches au sein du service.
- Accompagner les collaborateurs dans leurs missions quotidiennes.
- Participer à l'évaluation des besoins en formation.
- Veiller à la qualité du service rendu et au respect des procédures internes.
- Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation.
3. Gestion administrative générale
- Assurer la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants.
- Rédiger les courriers administratifs, notes, comptes rendus et documents divers.
- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents.
- Mettre à jour les tableaux de bord administratifs.
- Garantir la confidentialité des informations traitées.
4. Participation à la gestion du bâtiment et des moyens généraux
- Assurer le suivi du bon fonctionnement des locaux.
- Organiser les interventions de maintenance et de réparation.
- Gérer les relations avec les prestataires de services.
- Assurer le suivi des contrats (téléphonie, entretien, sécurité, énergie, etc.).
- Veiller au respect des obligations réglementaires liées aux locaux.
- Suivre le parc automobile.
6. Participation à la gestion des Ressources Humaines en lien avec le cabinet partenaire :
- Participer au suivi administratif du personnel.
- Préparer les éléments nécessaires aux recrutements.
- Assurer le suivi des dossiers salariés.
- Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
- Contribuer au suivi des formations obligatoires.
- Participer au suivi des obligations réglementaires RH.
7. Participation à la gestion comptable en lien avec notre cabinet d’expert-comptable partenaire :
- Préparer et transmettre les pièces comptables.
- Assurer le suivi des factures fournisseurs et clients.
- Participer au contrôle des dépenses et engagements.
- Réaliser les rapprochements administratifs nécessaires.
- Préparer la facturation des caisses générales et complémentaires.
- Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire.
8. Participation à la gestion sociale en lien avec le cabinet partenaire :
- Préparer les éléments variables de paie.
- Assurer le suivi administratif des absences, congés et arrêts.
- Participer au suivi des déclarations sociales.
- Veiller à la conformité des procédures administratives liées au personnel.
Activités complémentaires
- Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs institutionnels et partenaires.
- Gestion des fournitures et des commandes.
- Participation à l'organisation d'événements internes et externes.
- Contribution à la mise en œuvre des projets de développement de la structure.
- Réalisation de reportings et indicateurs de suivi d'activité.
- Participation à l'amélioration des procédures internes et à la démarche qualité.
Compétences requises
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes capacités rédactionnelles.
Gestion administrative et organisationnelle.
- Management d'équipe.
- Connaissances en ressources humaines, comptabilité et gestion sociale.
- Maîtrise des techniques de communication professionnelle.
Savoir-être
- Sens de l'organisation et des priorités.
- Rigueur et discrétion professionnelle.
- Autonomie et esprit d'initiative.
- Capacité d'adaptation.
- Sens du service et du travail en équipe.
- Loyauté et confidentialité.
Profil recherché :
- Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion administrative, management ou équivalent.
- Expérience significative sur un poste similaire, idéalement dans le secteur médico-social, sanitaire ou associatif.
- Expérience en management d'équipe confirmée.
Conditions de rémunération :
- Rémunération : à partir de 2 500 € brut mensuel, selon profil et expérience.
- Panier repas : 7 € par jour travaillé.
- Primes d’objectifs.
- Mutuelle d'entreprise.
- Ordinateur portable professionnel.
- Téléphone portable professionnel.
Rémunération : à partir de 2 500,00€ par mois
Expérience:
- Assistanat direction: 1 an (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel
